После утверждения локального правового акта, с ним под роспись нужно ознакомить трудовой коллектив.
Перед изданием соответствующего приказа о предоставлении запланированного отдыха, работника обязаны письменно уведомить минимум за 2 недели. Нужно ли Включать Дополнительный Отпуск в График Отпусков.
Отпуск нового сотрудника
Если гражданин работает в фирме только первый год, то у него имеется право относительно использования времени отдыха не в соответствии с графиком. Законодатель говорит о том, что в первый отпуск можно пойти после того, как отработано в компании полгода. Отсчет начинается с даты, когда произошло трудоустройство.
Для некоторых лиц устанавливается возможность выразить согласие на уменьшение срока. Такие правила связаны с тем, что график разработан до того, как гражданин принят на работу. По этой причине данный вопрос решается при согласовании с руководством компании. Если лицо принято на место другого сотрудника, то время отдыха может предоставляться в даты, указанные для уволенного в графике.
Ч. 4 ст. 123 ТК РФ о предоставлении отпуска вне графика указывает на то, что фирма наделена возможностью предоставления такого отдыха по своему усмотрению. Есть ситуации, когда отправить лицо в отпуск — это обязанность директора.
Возможно ли предоставление ежегодного отпуска вне графика отпусков, рассказывает Елена А. Пономарева: Если в График Отпусков не Включен Дополнительный Отпуск.
Роструд рассказал, в каком случае время отпуска может быть изменено
"График отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя, — подчеркнули в Роструде. — В то же время изменение графика возможно по соглашению сторон". То есть сотрудник может написать заявление с просьбой о переносе времени своего отпуска. Если начальники не возражают, то в график будут внесены изменения.
"В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника отпуск может быть перенесен на следующий рабочий год, но в этом случае отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется", — добавили в Роструде.
Точно так же при согласии работника досрочно прервать свой отпуск он может быть отозван на работу раньше времени. "В этом случае неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год", — заверили в Роструде.
Есть и другие ситуации, при которых в график отпусков будут внесены внеплановые изменения. Например, если работник за три дня до начала отдыха не получил отпускные или его не предупредили за две недели о предстоящем отпуске. "В таких ситуациях работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести отпуск сотрудника на другой согласованный с ним срок", — отметили в Роструде.
Даже самые большие трудоголики не могут работать без отпуска два года подряд, подчеркнули в ведомстве. Работникам младше 18 лет и тем, кто занят на работах с вредными или опасными условиями труда, положено отдыхать ежегодно.
При составлении графика отпусков почетные доноры, граждане, пострадавшие от радиационных катастроф, работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет до достижения младшего из них 14 лет и еще некоторые льготные категории работников могут выбрать любое удобное им время отдыха, отметили в Роструде. В случае нарушения трудовых прав, в том числе на отпуск, ведомство рекомендует обращаться в государственную инспекцию труда. Сделать это можно и онлайн на специальном портале — Онлайнинспекция.рф. Как Указывать Дополнительный Отпуск в Графике Отпусков.
График отпусков
На наших занятиях по кадровому делопроизводству мы подробно разбираем как правильно его составить, как и когда утвердить и нужно ли сотрудников знакомить с ним.
О графике отпусков написано множество статей, проведено огромное количество вебинаров и все равно, проводя кадровый аудит в компаниях, я нахожу ошибки.
График отпусков, согласно Трудовому Кодексу ( статья 123 ), должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до нового года (раньше можно).
Берем в руки календарь, находим 31 декабря и отсчитываем назад 2 недели. Это 17 декабря. Но это суббота!
Следовательно, последний день утверждения графика отпусков — предшествующий рабочий день (16 декабря). Существует штраф за то, что график отпусков отсутствует или он утвержден не вовремя и составляет от 30 000 до 50 000 руб ( статья 5.27 КоАП ).
Если у вас в компании есть профсоюзный орган, то необходимо учесть его мнение (до утверждения), а это занимает время. Ведь профсоюзный орган может внести свои коррективы по переносу отпусков сотрудников.
Форма графика отпусков
Чтобы оформить график отпусков мы обычно пользуемся формой Т- 7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г № 1. Но с 1 января 2013 году в нашем законодательстве отсутствует требование обязательно работать в унифицированных формах. Следовательно, работодатели (коммерческие организации) могут разрабатывать собственную форму документов.
Форма Т-7
— По умолчанию стоит в многих программах ведения кадрового учета и заполняется автоматически
Минусы:
— Есть графы, которые приходится заполнять вручную (дата фактического ухода в отпуск, перенесение отпуска).
Если вы работаете в коммерческой организации, то я вам советую разработать собственную форму графика отпусков, но при этом не потеряв обязательные реквизиты, а именно:
— Название организации (или обособленного структурного подразделения). График отпусков не обязательно должен быть единым документом. Он может состоять из нескольких частей.
— Отметка о том, что «мнение профсоюзного органа учтено» и реквизиты этого решения. В случае, если такого «органа» в компании нет, этот реквизит можно убрать, но я бы вместо этого написала «на момент утверждения профсоюзный орган отсутствует».
— Дата утверждения и реквизиты приказа утверждения. Это очень важный момент, т.к. именно по нему проверяющий инспектор будет судить о соблюдении статьи 123 ТК РФ .
— В графике отпусков по каждому сотруднику должны быть указаны следующие данные: структурное подразделение и занимаемая должность (в точном соответствии с Штатным расписанием), Фамилия, Имя и Отчество, табельный номер (если компания большая и у нас могут быть полное совпадение по ФИО), количество запланированных дней отпуска.
Если мы все равно разрабатываем собственную форму документа, то есть смысл сделать ее такой, чтоб нам было удобно. Не забывайте, что новую форму документа необходимо утвердить приказом по компании. Образец приказа можно посмотреть в приложении к этой статье.
Так как в Трудовом Кодексе нет указания на то, что мы обязаны фиксировать в графике отпусков дату фактического ухода работника в отпуск, то предлагаю из формы Т-7 убрать эту графу, и все, что связано с переносом отпуска и реквизитами документа, его утверждающего. Как показывает практика, для удобства работы нам не хватает других данных, их мы и добавим.
Срок хранения графика отпусков
Этот срок составляет три года (ст. 453 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236; также см. «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2024 году: таблица»).
Трехлетний период хранения применяется в том числе к графикам отпусков за 2024 и 2024 годы, а также к графикам за предыдущие годы, если по состоянию на 18.02.2024 они не были включены в перечень на уничтожение (или не были фактически уничтожены). Этот вывод следует из письма Росархива от 13.03.20 № Р/М-479.
Как вносить изменения в график?
Каждый раз, когда вам нужно вносить какие-то изменения в график, переутверждать его полностью и заново согласовывать с профкомом по всем работникам не нужно. Достаточно будет издать приказ о внесении изменений в график отпусков.
Например, в начале 2024 года (после того, как график отпусков уже был утвержден) в учреждение были приняты работники, изъявившие желание в 2024 году воспользоваться правом на ежегодный отпуск. Работодатель не против.
В таком случае советуем раз в месяц или квартал издавать приказ о внесении изменений в график отпусков со сведениями о работниках-новичках и согласовывать его с профкомом. С приказом обязательно знакомим работников-новичков, отпуска которых планируем.
В этом случае на основании документа о переносе отпуска (заявления работника или предложения работодателя о переносе и согласия работника) издается приказ о переносе отпуска.
Нужно ли издавать еще и приказ о внесении изменений в график отпусков в случае их переноса? На наш взгляд, это не обязательно.
В табеле учёта, выходные, пришедшиеся на период отпуска, всегда отмечаются литерой «В»: эти дни не учитываются при расчёте общей продолжительности отпуска.
Если сотрудник заболел, возможно, что придётся вносить исправления в заполненный табель. Это применяется в ситуациях, когда дни болезни не добавляются к текущему отдыху, а переносятся на другой период.
| Графа | Заполнение |
| 1 | Полное наименование цеха или отдела, где работает сотрудник |
| 2 | Занимаемая должность согласно штатному расписанию |
| 3 | Фамилия имя и отчество отпускника |
| 4 | Табельный номер по кадровым ведомостям |
| 5 | Продолжительность отдыха, исчисляемая календарными днями |
| 6 | Дата ухода в отпуск |
| 7 | Дата выхода на работу |
| 8 | Сведения об изменении вышеуказанных дат |
| 9 | Новая дата ухода/выхода |
| 10 | Дополнительная информация |
Загрузка...
