Где взять бланк для заполнения
Единого образца внутренней описи документов дела, обязательного для применения во всех организациях, не существует. Если сотрудников немного, в некоторых фирмах бланк формируется для каждого нового дела. Однако при большом количестве работников такой вариант вряд ли подойдет. Предпочтительно создать фирменный образец и утвердить его в учетной политике компании.
Стоит отметить, что перечень бумаг в личном деле постоянно меняется. Какие-то документы добавляются в папку, другие изымаются. Все подобные корректировки следует своевременно отражать в описи и указывать день, когда эти изменения произошли. При изъятии документа также вносятся причины и лица, затребовавшие его на руки.
В основном, в опись личного дела работника включают трудовые книжки, договора, сертификаты о полученном образовании или пройденных курсах. Туда же вкладывают заявление с просьбой принять на работу, личную карточку, автобиографию и характеристики. Также стоит вносить туда копии приказов в отношении работника, поощрения, информацию о научных достижениях, должностную инструкцию и сведения, затрагивающие вопросы охраны труда и безопасности. Когда Составляется Опись Личного Дела.
© 2024 Все права защищены
Информационный бухгалтерский сервис. Правовая база и аналитика онлайн.
Данный сайт является некоммерческим информационным проектом, никаких услуг не предоставляет. Документы, отчетности, инструкции, видео и другие материалы взяты с открытых источников.
Логотипы и товарные знаки, размещённые на сайте, принадлежат их законным владельцам, правообладателям.
Ответ. Согласно законодательству, личные дела сотрудникам выдавать нельзя. Единственное, что сотруднику можно, это знакомиться со всеми документами, которые подшиты в его личное дело, в присутствии специалиста. Если личные дела хранятся в специальном помещении, то знакомиться с личным делом можно только там. Специалист при этом должен зафиксировать факт обращения сотрудника. В период ознакомления с личным делом, запрещено выносить из помещения документы, входящие в состав личного дела, делать какие-либо пометки, исправлять что-либо. Все изменения делает только сотрудник организации, который на это уполномочен. После ознакомлением сотрудником личного дела, сотрудник, отвечающий за хранение личных дел, должен удостовериться, что все ли документы на месте и в исходном виде.
Важно! Если сотрудник увольняется из организации или от индивидуального предпринимателя, то личное дело на руки ему не выдается. Оно будет помещено в архив.
| Название раздела титульного листа | Как заполнять |
| Название организации | Указывается название организации, если в организации есть подразделения или филиалы, то указывается название подразделения или филиала, в котором работает сотрудник |
| Порядковый номер | Для того чтобы в кадровой работе не было путаницы, необходимо нумеровать личные дела |
| ФИО сотрудника | Упрощает поиск личного дела сотрудника сотрудниками кадрового отдела или бухгалтерии |
| Дата открытия личного дела | Дата открытия личного дела обычно совпадает с датой приказа о приеме на работу |
| Дата закрытия личного дела | Дата закрытия личного дела должна совпадать с датой приказа об увольнении сотрудника |
| Количество листов в личном деле | Эта информация заполняется перед тем, как подать документы в архив |
Образец описи документов в личном деле работника
Личное дело и, соответственно, опись заполняются все время, пока работник числится в организации.
При увольнении работника его личное дело отправляется в архив. Оно заканчивается заявлением об увольнении или другим документом, где указана причина увольнения, а также копией соответствующего приказа.
Итак, личное дело содержит комплект документов в отношении сотрудника, вкладываемых по мере их поступления, т. е. в хронологическом порядке. Внутренняя опись позволяет соблюдать указанный порядок. В ней кратко отражены все имеющиеся в личном деле документы, их количество, расположение внутри папки с делом.
Ведение «Личного дела» сотрудника прекращается в момент его увольнения. Поскольку не существует закона, обязывающего работодателя выдавать личные дела сотрудников в момент увольнения, они (дела) отправляются в архив. Перед отправкой в архив сотрудник кадровой службы обязан перечеркнуть оставшиеся строки. Это исключит возможность внесения (умышленно или по халатности) какой-либо информации.
Преимущества хранения в архиве «Личного дела» состоит в том, что даже по истечении длительного времени в распоряжении уволившегося сотрудника будут документально подтвержденные факты его трудовой биографии. Работодатель будет обязан предоставить их ему для предъявления по месту требования.
| № | Индекс документа | Дата документа | Наименование | Число листов | Примечания |
| 1 | 14Т | 15.09.2014 | Трудовой договор | 1 — 2 | Отсутствуют |
| 2 | Р775 | 14.06.2013 | Диплом о высшем образовании (копия) | 5 | Красный диплом |
| 3 | 16 | 15.09.2014 | Приказ о приеме на работу (копия) | 1 — 5 | Отсутствуют |
| 4 | 15.09.2014 | Личная карточка | 1 – 7 | Отсутствуют | |
| 5 | 15.09.2014 | Автобиография | 1 — 15 | Отсутствуют |
Заключение
Личное дело должно заводиться на каждого работника в компании. Оно содержит основные документы, полученные от сотрудника и оформляемые в процессе его работы в фирме.
Если в нем содержится много документации, то непременно делается опись. Она должна содержать только актуальную и достоверную информацию. После увольнения работника она отправляется в архив для грамотного хранения.
8 800 350 84 37
При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после 2003 года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку.
| № | Индекс | Дата выдачи | Заголовок | Номер листов дела | Дата включения | Примечание |
| Порядковый номер документа | По внутренней номенклатуре | Обозначается арабскими цифрами | Название документа | В зависимости от места размещения в деле | День помещения в личное дело | Разные отметки, например. оригинал или копия. |
Личное дело работника представляет собой папку, в которой собрана информация, касающаяся работника и его трудовой деятельности. В личном деле можно храниться множество различных документов, для того чтобы в них не потеряться оформляют внутреннюю опись документов.
Грубо говоря, опись представляет собой перечень всех документов личного дела работника. Каждый лист каждого документа в деле имеет свой номер, зная этот номер, можно легко найти нужный документ в папке. В опись документов личного дела как раз включают перечень всех документов с указанием номеров листов, где они расположены в папке.
В данной статье приведен в качестве примера образец оформления внутренней описи личного дела работника. Бланк для скачивания расположен внизу в формате word.
Личное дело заводится на работника при приеме его на работу. Организация сама решает, на каких именно сотрудников необходимо заводить личные дела. Если вопрос касается госучреждения, то личные дела заводятся абсолютно на каждого сотрудника.
Документы в личное дело включаются по мере их оформления, то есть в хронологическом порядке.
Как правильно оформить?
При формировании личного дела он получает свой индивидуальный номер, который проставляется на его обложке. В описи к этому делу следует указать этот номер для того чтобы четко знать, к чему именно относится данный перечень документов. Данная нумерация разрабатывается организацией самостоятельно, обычно нумерация формируется таким образом, чтобы было понятно, для этого могут использоваться как цифры, так и буквы.
Внутренняя опись может содержать таблицу, в которую и вносятся сведения о каждом документе личного дела работника. Для каждого документа следует указать его основные идентификационные данные — наименование, номер, дата оформления, номера листов в личном деле.
Если оформляется несколько листов описи (по причине большого состава личного дела), то в конце описи нужно указать количество оформленных листов, это не позволит ни одному листу потеряться.
Образец оформления внутренней описи документов личного дела работника можно скачать ниже.
Загрузка...
