Формирование личных дел сотрудников

Обложка лист любой папки документов должен содержать все значимые сведения для поиска и идентификации найденной информации. Требования к оформлению титульных листов регулируется ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года.

Он предусматривает, что сверху находятся строчки, информация в которых заполняется исключительно государственным или муниципальным архивом при приеме дела на хранение. Например, код организации, сдавшей, дело в архив, код гос. архива, наименование архива.

Однако сейчас многие архивы систематизированы и не заполняют данные строчки от руки, как это было раньше, а проставляют заранее подготовленный штамп, поэтому организации достаточно будет оставить сверху немного места для него. Забирает ли Работник Личное Дело При Увольнении.

Оформление личного дела

В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела (образец приводится по ссылке):

  • заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;
  • в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:
  • согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);
  • в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);
  • срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК, руководителей – вообще постоянно согласно ст. 656 Типового перечня – 2010 года (при оформлении дела для архивного хранения номер статьи не переносится на обложку, указывают только срок хранения личного дела), он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения;
  • важно зафиксировать количество листов дела.

Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье – Опись дел по личному составу. При Увольнении Работник Забрал Свое Личное Дело.

Персональные данные уволенного работника

После Увольнения Работника Его Личное Дело Передается

Во время работы, в кадровой службе предприятия, накапливается масса документов по каждому работнику, в которых содержатся персональные данные сотрудников. Это могут быть приказы, копии личных документов, служебные записки, личные карточки и проч., то есть та информация, которая необходима работодателю в связи с возникшими договорными трудовыми отношениями с конкретными работниками. В данном случае, работодатель выступает в роли оператора, а работник в роли субъекта персональных данных (ст.3 №152-ФЗ).

С окончанием трудовых отношений, считается, что работодатель (оператор) достиг цели обработки персональных данных, и согласно п.4 ст.21 №152-ФЗ «обязан прекратить обработку персональных данных, и уничтожить персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных. «.

Так же, согласно п.1 ст.14 №152-ФЗ, бывший работник (субъект персональных данных) — вправе требовать от оператора (бывшего работодателя) блокирования или уничтожения персональных данных. «.

Таким образом, если бывший работник, по какой либо причине заинтересован в уничтожении своих персональных данных, оставшихся у его бывшего работодателя, ему надлежит письменно обратиться по месту бывшей работы с требованием об уничтожении документов, содержащих персональные данные.

Вместе с тем, зачастую, работники кадровых служб, ссылаясь на п.п.2 п.2 ст.1 №152-ФЗ и на «Перечнь типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утверждают, что кадровые документы, содержащие персональные данные, сдаются в архив и хранятся там в течении 75 лет. Данное утверждение в корне не верно.

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» составлен в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» от 7 июля 1993 г., Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. №552, и с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов. В связи с принятием Федерального закона от 22.10.2004 №152-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ утратили силу.

Ст.22 №152-ФЗ «Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:
п.п.б) п. 4: документов по личному составу, записей нотариальных действий, нехозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет. «. Однако, согласно п.4 ст.3 №125-ФЗ «документ Архивного фонда Российской Федерации — архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению..». Таким образом, пока личное дело работника не прошло экспертизу ценности документов и не поставлено на государственный учёт, положения пп. б п.4.ст.22 ФЗ «Об архивном деле в РФ» на него не распространяются. Так же, согласно положений №152-ФЗ, архив может иметь статус частного (в негосударственных организациях) и порядок хранения документов в нём определяется учредителями предприятия, однако, в случае, если ЛНА негосударственного предприятия, будет вступать в противоречие с ФЗ, то положения такого нормативного акта будут недействительными.

Состав документов личного дела работника
В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.

Оформление личного дела

В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела (образец приводится по ссылке):

  • заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;
  • в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:
  • согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);
  • в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);
  • срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК, руководителей – вообще постоянно согласно ст. 656 Типового перечня – 2010 года (при оформлении дела для архивного хранения номер статьи не переносится на обложку, указывают только срок хранения личного дела), он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения;
  • важно зафиксировать количество листов дела.

Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье – Опись дел по личному составу.

Журнал регистрации личных дел работников
Несмотря на вольную форму ведения личного дела работников на предприятиях, существует форма оформления титульного листа, установленная ГОСТом 17914-72, и лучше ее придерживаться.

Хранение личных дел сотрудников

Личное дело сотрудника ведется до момента его увольнения с предприятия. После увольнения работника его личное дело передается на хранение в архив. В архиве документы также должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Срок хранения для личных дел сотрудников установлен семьдесят пять лет, личные дела руководителей же хранятся постоянно (бессрочно).

Полезное видео

О сроках хранения документа и требованиях к оформлению личного дела сотрудника, подробно рассказано в данном видео:

Хранить кадровую документацию следует в помещении, недоступном для посторонних лиц. Для предотвращения потери бумаг целесообразно поместить их в сейф (металлический шкаф).

Если у бывшего сотрудника возникнет необходимость отправить запрос на предприятие о предоставлении документов, но компания от них уже избавилась, то это свидетельствует о нарушении закона об архивном деле и влечет наказание по ст. 13.20 КоАП РФ в размере штрафа до 500 рублей.

Оцените, пожалуйста, публикацию:
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *