Формирование отдельных категорий дел по личному составу
Приказы (распоряжения) по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения (75 лет и 5 лет).
К приказам по личному составу, имеющим срок хранения 5 лет относятся следующие:
— о предоставлении отгулов за неиспользованный отпуск и работу в выходные дни;
В случае если в делопроизводстве организации приказы, распоряжения поличному составу с разными сроками хранения издаются с единой валовой нумерацией, производится выделение из дел приказов со сроком хранения — 75 лет и 5 лет с формированием отдельных дел. О выделение указанных документов из дел указывается в предисловии к описи.
Приказы по личному составу систематизируются в делах в порядке возрастания номеров и дат приказов в пределах календарного года.
Выявляются отсутствующие приказы, организуется их поиск. При утрате приказа по личному составу документа возможна его замена заверенной копией. Если в приказах по личному составу нарушена нумерация, имеются литерные номера, пропущенные в делопроизводстве номера, двойные номера, то приказы систематизируются по датам, независимо от номеров. Отсутствие отдельных приказов отмечается в заголовке дела, а при большем количестве отсутствующих документов — в предисловии.
Документы, являющиеся основанием к приказам по личному составу (заявления, справки, докладные и объяснительные записки и др.) помещаются в личные дела работников, не вошедшие в состав личных дел — формируются в отдельные дела временного (5 лет) хранения.
При упорядочении комплексов документов по личному составу за 1960-80-е годы следует учитывать, что в отдельных организациях вопросы приема, перемещения и увольнения работников оформлялись приемными, переводными и увольнительными записками. Каждый вышеуказанный вид документа формируется в отдельное дело и в пределах календарного года систематизируется по номерам и датам записок.
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел.
По правилам кадрового делопроизводства трудовые договоры (контракты), соглашения с работниками организации помещаются в личное дело работника.
В некоторых организациях личные дела на работников не заводятся или не ведутся личные дела на временных работников. В этом случае трудовые договоры, соглашения уволенных работников формируются в отдельные дела по алфавиту фамилий работников в пределах года, окончания срока действия договора.
Если на уволенного работника имеется несколько трудовых договоров, ведущихся в течение ряда лет, они группируются вместе в хронологической последовательности и помещаются в одно дело.
При небольшом количестве документов (договоров, соглашений) они могут формироваться в одно дело за несколько лет и систематизируются по алфавиту фамилий работников.
Личные дела работников заводятся при их поступлении на работу и завершаются датой их увольнения.
При описании личных дел уволенных работников документы в личных делах систематизируются в хронологическом порядке по мере их поступления в следующей последовательности:
— далее документы, помещенные в личное дело (копии приказов по личному составу, характеристики, аттестационные листы и др.), систематизируются в хронологической последовательности, независимо от вида документа;
В процессе упорядочения документов личные дела можно группировать в комплексы (наряды) личных дел по году увольнения работников, а внутри дела — по алфавиту их фамилий. При этом составляется внутренняя опись личных дел. Как Подшивать Трудовые Договора Уволенных Сотрудников.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Так как работа HR-менеджера связана с большим количеством документов , встаёт вопрос об удобном пользовании и оперативности нахождения деловых бумаг, особенно это актуально для компании с внушительным количеством персонала.
Чтобы фиксировать трудовые соглашения и дополнительные соглашения не возбраняется вести документ, где в хронологической системе будет отражен перечень вышеуказанных соглашений. Это может быть журнал (книга), на бумажном носителе, или в электронной форме.
В Российском законодательстве отсутствует требование по наличию книги регистрации трудовых соглашений, но в практической деятельности, при контроле надзорными органами соблюдения законодательства РФ, эта книга запрашивается.
В Книге нужно произвести нумерацию, скрепить печатью, прошить и поставить подпись ответственного лица. На первом листе нужно указать название компании, начальный и конечный период ведения Книги. Все записи в Книге выполнять строго в последовательном порядке, стараться не допускать ошибок и исправлений. Пропуски между строчками не допускаются. Ошибку можно исправить любым способом, предусмотренным для первичной документации. Опись Трудовых Договоров Уволенных Работников Образец.
Личное дело сотрудника и карточка т2 после увольнения
Личные карточки формы № Т-2 ведутся всеми работодателями независимо от формы собственности, за исключением ИП, который вести карточки может, но это не входит в его обязанность.
Данный документ заполняется на всех работников: основных и совместителей, временных и сезонных, кроме работников, трудящихся по гражданско-правовым договорам. Карточка считается основным документом по учету личного состава.
Личная карточка открывается с момента начала трудовой деятельности работника (при приеме на работу) до его увольнения. Личные карточки – это обязательные кадровые документы для учета труда и его оплаты, утвержденные Постановлением № 1.
Если работник потерял трудовую книжку, то ее данные можно восстановить лишь на основании личной карточки, в которой указывается трудовой стаж работника.
Prednalog.ru
Если ранее уволенный из организации работник будет вновь принят на работу, на него заводится новая личная карточка формы Т2, поскольку прежний документ был закрыт записью о том, что трудовой договор с ним был расторгнут. Форма Т2 бланк скачать вы можете на нашем электронном портале. Если форма Т2 личная карточка закончена делопроизводством до 1 января 2003 года, срок ее хранения составляет 75 лет, если позже — храниться она должна 50 лет.
Срок хранения личных карточек т-2
Удобнее всего для этой цели использовать папки, закрывающиеся на клапан, так как личные карточки не рекомендуется подшивать, папки-скоросшиватели не применяются. На основании п. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ от 22. 10.
2004 каждая организация обязана вести архив документов по личному составу сотрудников.
При передаче личных карточек в архив оформляется сдаточная опись с присвоением номера, который состоит из порядкового номера подразделения (кадровая служба – 06), буквенного кода «л/с», обозначающего принадлежность к личному составу, и год увольнения сотрудников.
Как заполнить раздел «Отпуск» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) Сроки хранения личных карточек Т-2 определены в Перечне типовых архивных документов, утвержденном Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года.
Вопрос по формированию личных карточек работников
Как хранить личные карточки работников? Нужно ли подшивать их в личные дела? Личные карточки (форма Т-2) хранятся отдельным массивом в свободном виде, то есть не переплетаются, не подшиваются в личное дело или папку-регистратор.
Но это не значит, что они должны находиться в свободном доступе — лучше всего поместить эти документы в сейф или шкаф, запирающийся на ключ.
Все карточки должны быть систематизированы по структурным подразделениям, а внутри этой систематизации — по алфавиту.
Внимание После увольнения работника его карточка изымается из общего массива и помещается в отдельную папку «Личные карточки работников (форма Т-2), уволенных в 200… году». По окончании календарного года карточки уволенных сотрудников нужно подготовить для сдачи в архив — подшить (переплести) в алфавитном порядке. Нормативный срок хранения личной карточки — 75 лет после увольнения работника*(1). Л.
Личная карточка работника, форма т-2
Согласно этому нормативному акту личные карточки Т-2 относятся к документам длительного хранения. Личные карточки формата Т-2 хранятся в течение 75 лет.
Началом срока хранения принято считать дату, когда карточка перестала использоваться для оперативного учета, то есть с момента увольнения работника. Как Подшивать Трудовые Договора в Архив.
Скачать бланк и образец заполнения внутренней описи личного дела
В начале статьи содержатся ссылки для скачивания как бланка описи, так и образца ее заполнения.
Для удобства и понимания, каким образом заполнять документ, ниже представлен образец внутренней описи личного дела.
Документ возвращен в личное дело работником по минованию надобности, 17.03.2016
| Наименование раздела | Содержание (что указывают) |
| № п/п | Порядковый номер в деле |
| Дата | Дата составления и утверждения |
| Номер | Индекс по организации |
| Наименование | Заголовок |
| Номера листов дела | Порядковые номера |
| Примечание | Информация о том, является ли бумага подлинником или копией |
Скачать бланк и образец заполнения внутренней описи личного дела
В начале статьи содержатся ссылки для скачивания как бланка описи, так и образца ее заполнения.
Для удобства и понимания, каким образом заполнять документ, ниже представлен образец внутренней описи личного дела.
Документ возвращен в личное дело работником по минованию надобности, 17.03.2016
Таким образом, опись документов личного дела составляется для удобства ведения кадрового документооборота. Бланк внутренней описи документов личного дела и образец его заполнения можно скачать по ссылкам, представленным в начале статьи.
Загрузка...
