Гриф ограничения доступа к документу
Последнее издание стандарта на оформление документов — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – в отличие от предыдущих изданий, не включает реквизита «Гриф ограничения доступа к документу», хотя зачастую при работе с документами ограниченного доступа такой реквизит используется, и даже в отдельных случаях предусматривается законодательством.
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее – Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации») информация подразделяется на общедоступную информацию и информацию, доступ к которой ограничивается. Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами.
Информация ограниченного доступа может составлять государственную тайну (и тогда обращение информации регулируется Законом РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (в ред. от 22.08.2004); далее – Закон РФ «О государственной тайне») или конфиденциальную информацию.
Понятие государственной тайны определено Законом РФ «О государственной тайне»: «государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации». Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определен Указом Президента РФ от 11.02.2006 № 90 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне».
Понятие конфиденциальности информации раскрывает Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «конфиденциальность информации – обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя».
Организация работы с конфиденциальной информацией регулируется рядом законов. В понятие конфиденциальной информации входят различные виды информации, перечень которых установлен Указом Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 23.09.2005):
1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.
3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна).
4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.).
5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна).
6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них. Порядок Работы с Документами Содержащие Коммерческую Тайну.
ПОРЯДОК УСТАНОВЛЕНИЯ И СНЯТИЯ ГРИФА «КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА» НА ПРИЕДПРИЯТИИ
Проставление грифа «Коммерческая тайна» является меткой, которая включает систему защиты охраняемой информации. Поэтому, если система защиты информации функционирует надежно, своевременность установления грифа «Коммерческая тайна» охраняемой информации имеет принципиально важное значение для ее защиты.
Вместе с тем, в соответствии с общепринятым понятием коммерческой тайны, важным является и то обстоятельство, которое позволяет ограничительный гриф по истечении надобности оперативно снимать.
Предлагаемый порядок установления и снятия грифа «Коммерческая тайна» не окажет должного влияния на защиту охраняемой информации вне связи с другими элементами системы.
Порядок установления и снятия грифа «Коммерческая тайна» для различных предприятий, фирм может различаться. Однако, во всех случаях он должен предусматривать следующие аспекты:
права, обязанности и ответственность должностных лиц, устанавливающих и снимающих ограничительный гриф;
При необходимости, можно вводить ограничительные пометки психологического характера. Например, на определенные категории документов, содержащих охраняемые сведения, можно прикреплять ярко выполненные таблички: «На столе не оставлять», «Хранить в сейфе». Для Установления Режима Коммерческой Тайны Сдо Ржд.
2. Учет документов с грифом «Коммерческая тайна»
Учет документов с грифом «Коммерческая тайна» осуществляется отдельно от учета секретных и несекретных, а также с грифом «Для служебного пользования» документов.
Для решения задач сохранности документов, облегчения справочной работы и обеспечения контроля исполнения целесообразно вести следующие виды учета:
Прием и регистрация документов с грифом «Коммерческая тайна» осуществляется подразделением по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна».
Если на предприятии вся получаемая корреспонденция поступает в экспедицию, а также при получении корреспонденции в нерабочее время дежурным по предприятию, пакеты с грифом «Коммерческая тайна» не вскрываются и передаются в подразделение по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна».
Ошибочно поступившие документы с грифом «Коммерческая тайна» возвращаются отправителю.
В случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений) с грифом «Коммерческая тайна» составляется акт (приложение № 1) в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.
Регистрация поступивших документов с грифом «Коммерческая тайна» производится на карточках (приложение № 2) или в журналах, которые должны
Картотеки или журналы учета входящих документов с грифом «Коммерческая тайна» учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
На первом листе зарегистрированного входящего документа с грифом «Коммерческая тайна» проставляется штамп, в котором указывается наименование предприятия, входящий номер документа, дата регистрации, количество листов основного документа и приложений.
На первом листе каждого приложения к входящему документу проставляется штамп с указанием номера входящего документа, приложением к которому является данный документ и количество листов данного приложения.
Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится в машбюро подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна». По решению руководителя предприятия печатание может быть разрешено в рабочих помещениях исполнителей документов при условии исключения получения охраняемой информации посторонними лицами.
На последнем листе каждого экземпляра отпечатанного документа необходимо проставить количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя документа, фамилию машинистки или лица, печатавшего документ и дату.
Отпечатанный документ, а также материалы, подготовленные в рукописном или графическом исполнении, регистрируются в подразделении по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» на карточках (приложение № 3) или в журналах, имеющих соответствующие графы.
Картотеки или журналы учета подготовленных документов с грифом «Коммерческая тайна» учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра документа, а также на последнем листе перед отметкой о количестве отпечатанных экземпляров.
Все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листы должны быть сданы в подразделение по ведению делопроизводства документов
Инвентарному учету подлежат разработанные на предприятии и присланные из других предприятий научно-технические, чертежно-конструкторские и Другие документы, не подлежащие подшивке в дела. Присланные документы берутся на инвентарный учет после их регистрации по входящему учету и рассмотрения соответствующими должностными лицами. Коммерческая Тайна Правовое Регулирование и Защита.
Шаг 9. Создаем условия для соблюдения режима коммерческой тайны
Работодатель должен создать работнику условия для соблюдения режима коммерческой тайны — обеспечить материальными ресурсами и техническими возможностями. Причем хранение документов и материальных носителей информации может быть различным: в сейфе, металлическом запираемом шкафу, в специально оборудованном помещении; деревянных запирающихся шкафах и пр.
Организация может выбрать любую приемлемую для нее форму хранения. Основной критерий — ограничение доступа к данным документам, что достигается прежде всего наличием замков на шкафах, помещениях, передачей ключей строго определенным работникам, допущенным к использованию информации.
Кстати, обеспечить следует режим не только хранения, но и уничтожения таких документов. Например, использовать специальные аппараты для уничтожения документов (шредеры).
Создание условий для соблюдения конфиденциальности информации включает в себя ограничение доступа к электронным ресурсам. Сюда относятся:
— кодирование сообщений, передаваемых по каналам электронной или факсимильной связи;
— установление различных устройств, препятствующих снятию информации в процессе ее прохождения по каналам связи;
Приведенный перечень охранных мер не является закрытым. Работодатель вправе принимать другие меры и использовать иные способы защиты информации, которые должны быть оговорены в локальных нормативных актах.
Загрузка...
