Образец Сопроводительного Письма к Коллективному Договору на Уведомительную Регистрацию

Особенности составления сопроводительного письма

Сопроводительные письма имеют стандартный вид и содержание. Поэтому часто на предприятии используется типовой шаблон сопроводительного письма, что значительно упрощает процедуру составления и оформления этого вида деловых писем.

Адресная часть и обращение заполняют в соответствии с общепринятыми правилами, наименование документа — «Сопроводительное письмо» указывать не нужно, но тема сообщения указывается обязательно. Основное отличие от остальных деловых писем — содержание текстовой части. Она может начинаться с фраз:

Предлагаем ознакомиться Куда обращаться по факту мошенничества в Интернете — Народный СоветникЪ

После чего следует перечень наименований прикладываемых приложений и пояснения, с какой целью направляются адресату эти документы. Кроме этого, сопроводительные письма содержат указание или просьбу о том, что адресат должен сделать с направляемыми документами, например:

• «Прошу изучить и внести необходимые дополнения в отчетность в соответствии с направляемой инструкцией»,
• «Согласно направленным методическим указаниям, необходимо скорректировать формы отчетности и направить в наш адрес отчеты по новым формам к 01.07.2020 года»,
• «Прошу подтвердить получение…»,
• «Просим возвратить в наш адрес один экземпляр направляемого договора после его подписания»,
• «Просим проинформировать…» и т.п.

Любой бланк сопроводительного письма также имеет особый реквизит, который отсутствует в других деловых письмах. Это отметка о наличии приложений. Реквизит имеет вид перечня и необходим, чтобы адресат уже на этапе регистрации входящей корреспонденции мог проверить целостность отправления и полноту комплекта прилагаемых документов. Сопроводительное Письмо Уведомительная Регистрация Коллективного Договора.

Нужно ли составлять сопроводительное письмо к договору

Субъекты предпринимательской деятельности – как юрлица, так и физлица – часто предлагают друг друга подписать те или иные договоры. При этом бланк соглашения, предложенный для подписания, нередко высылается контрагенту обычным почтовым отправлением или, как вариант, по e-mail.

Если деловые партнеры обмениваются подобной документацией дистанционно, к договору, направленному для ознакомления и подписания, рекомендуется прикрепить сопроводительное письмо, которое содержит список высланных документов и необходимые разъяснения для их получателя (адресата).

Использование сопроводительного письма не считается обязательным требованием, когда речь идет об отправке партнеру договора на подпись. Можно сказать, что практика составления подобных документов является своеобразным приемом делового этикета, позволяющим исключить недопонимание у сторон.

1. Отразить опись (перечень) высланных документов. При этом указывают количество листов отправленной документации и общее количество её экземпляров.
2. Констатировать факт отправки документов – договоров и приложений к ним, – имеющих важное значение.
3. Проинструктировать получателя о том, что нужно сделать с соглашением, например, что получатель должен подтвердить факт получения документации, ознакомиться с ней в рекомендуемые сроки, подписать все экземпляры, а затем выслать их обратно отправителю, оставив у себя один экземпляр.
4. Напомнить получателю о сроках возврата подписанной документации отправителю.
5. Проявить и продемонстрировать уважительное отношение к партнеру.

Отправитель должен присвоить сопроводительному письму регистрационный исходящий номер, который отображается в специальном учетном журнале.

Документ рекомендуется подготовить в двух равнозначных экземплярах (один высылается получателю, а другой остается у отправителя).

Договор и сопроводительное письмо к нему можно передать любым удобным способом – отдать лично в руки получателю, доставить курьером, переслать почтовым отправлением или, как вариант, выслать адресату по e-mail.

Если сопроводительное письмо получено по почте, адресат выполняет такие действия:

Получив документацию, через курьера или лично в руки от самого отправителя, адресат возвращает отправителю второй экземпляр с соответствующей отметкой о получении.

Правила написания

Форма и содержание сопроводительного письма не регулируются законодательством. Оно произвольно составляется отправителем договора. При этом рекомендуется следовать общепринятым нормам деловой корреспонденции. Сопроводительное Письмо на Регистрацию Коллективного Договора Образец.

1. Информация о компании-отправителе. Указываются её название, коды ИНН/КПП, адреса регистрации/нахождения, а также телефон и другие контакты для связи. Как правила, все эти реквизиты уже присутствуют на корпоративном бланке компании-отправителя.
2. Информация об адресате (получателе). Достаточно указать ФИО и должность руководителя компании, а также её название.
3. Исходящий номер и дата отправления, зарегистрированные в специальном учетном журнале.
4. Название бланка, которое однозначно отражает суть обращения.
5. Основная часть, которая включает вежливое официальное приветствие, список высланных бумаг, конкретизацию цели отправления, инструктаж получателя о необходимости совершения конкретных действий (подписать договор и выслать его отправителю).
6. Расшифрованная подпись лица, составившего сопроводительное письмо от имени компании-отправителя. При этом указываются его должность и ФИО (это может быть, например, директор организации).

Что такое сопроводительное письмо и когда оформляется

Сопроводительные письма обычно прилагаются к документам, пересылаемым в порядке деловой переписки. Его прикладывают к набору бумаг, направляемых партнерам, контрагентам или в официальные органы власти.

В большинстве случаев сопроводительное письмо вовсе не является обязательным элементом корреспонденции. Однако на практике оно достаточно часто используется. При этом общеобязательные шаблоны для составления отсутствуют.

Сопроводительный текст, которое прикрепляется к пакету документов, часто выполняет несколько функций одновременно:

1. Отражает перечень бумаг, входящих в состав пакета документов. Иными словами, оно может использоваться как опись вложений к отправлению.
2. Раскрывает целевое назначение высланных бумаг. Разъясняет, с какой целью бланки были отправлены адресату. Рассматривается как пояснительная записка.
3. Позволяет зафиксировать точную дату отправки пакета документации. Это бывает существенно, если договором или нормативно-правовым актом регламентируется срок передачи бумаг конкретному адресату (при этом данный срок соответствует дню отправки).
4. Позволяет зафиксировать и подтвердить факт и точную дату получения пакета документов конкретным адресатом. Данная задача выполняется, если бумаги передаются получателю под роспись.
5. Демонстрирует вежливое, уважительное отношение к адресату, так как считается признаком хорошего тона.

Практика использования сопроводительных писем подразумевается обычаями делового оборота, но при этом не является необходимым условием переписки, осуществляемой организацией с внешними или внутренними субъектами.

Данное письмо может прикрепляться к самым разным документам, отправляемым компанией: коммерческие предложения, договоры и приложения к ним, первичные документы бухучета, прайс-листы, счета к оплате, налоговая и иная отчетность, всевозможные акты, прочие бумаги.

Бывают и такие ситуации, когда наличие сопроводительного текста считается необходимым. Типичный пример подобных обстоятельств – отправка деловых бумаг в налоговую службу:

1. Отправка зачастую является ответом на письменное требование налоговой службы. В сопроводительном письме необходимо упомянуть реквизиты этого требования, чтобы документации попал к нужному инспектору.
2. Список вложений считается обязательным атрибутом. Без данной описи, содержащей перечень бумаг и их общее количество, налоговая служба может вообще не принять документы.
3. Письмо рекомендуется составить в двух одинаковых экземплярах. Первый экземпляр отдается адресату – налоговой службе. Второй экземпляр возвращается отправителю с надлежащей отметкой о получении (приеме). Такая отметка поможет доказать, что отправитель должным образом отреагировал на требование, выдвинутое госорганом.
4. При необходимости на сопроводительном письме можно зафиксировать пояснения, затребованные налоговой службой при приеме документации.

Сопроводительное письмо считается удобным инструментом коммуникаций, поскольку оно позволяет реализовать интересы отправителя документов. Образец Заполнения Сопроводительного Письма к Коллективному Договору.

1. Используется как опись вложений.
2. Фиксируется отправителем в журнале учета исходящей документации (регистрируется дата/способ отправки).
3. Фиксируется получателем в журнале учета входящей корреспонденции. Указывается регистрационный номер, дата получения и ответственное лицо, которому предстоит обрабатывать принятый пакет бумаг. Это позволяет отследить движение документации у их получателя.

Зачем писать

Хотя законодательство не устанавливает никаких требований по оформлению сопроводительного письма, существуют правила деловой переписки и делопроизводства. Они и рекомендуют обязательно готовить такую бумагу. На первый взгляд кажется, что это простая формальность, не более, чем дань вежливости. Но на практике уберечь поставщика от многих проблем помогает именно сопроводительное письмо, пример таких случаев:

Главная цель как раз в том, чтобы зафиксировать все важные моменты: дату передачи, что именно и с какой целью направляется, в какие сроки ожидается ответ, например, возврат подписанной копии, опись передаваемой документации. Впоследствии, если возникнут необоснованные обвинения, восстановить истину будет легко.

Заключение

Таким образом, в статье была изучена сущность сопроводительного письма, его назначение. Каждой из сторон договорных правоотношений стоит использовать этот документ для оптимизации делового общения, ускорения принятия решений.