Совет 3: Как заполнить авансовый отчет по командировке
Служебные поездки, либо командировки, влекут за собой некоторые затраты, скажем, на проезд, проживание, службы связи и т.д. Для этого из кассы организации командированному работнику выдаются денежные средства. Вернувшись, он должен отчитаться за потраченные суммы, предоставив чеки, квитанции, счета, убыточные, билеты. На основе этих подтверждающих документов бухгалтер либо же сам работник оформляет авансовый отчет (форма №АО-1). Вам понадобится
1. Проверьте правильность оформления подтверждающих документов. Затраты, указанные в них, обязаны быть экономически обоснованы. При покупке за наличный расчет вы обязаны предоставить квитанцию и товарную убыточную. В этих документах проверьте указание реквизитов компании, дату и время покупки, название товара. В товарной убыточной неукоснительно должна присутствовать синяя печать организации. 2. Позже того как все проверено, начните заполнять авансовый отчет. В самой верхней строчке напишите название компании, проставьте код вашего предприятия (ОКПО). 3. Напишите номер документа и дату составления отчета. Впишите название структурного подразделения, укажите подотчетное лицо, должность и его номер по табелю. В строке «Предназначение аванса» укажите «командировочные расходы». 4. Заполните таблицу. Вначале впишите сумму, которая была выдана на руки. Ниже подведите вывод, то есть укажите, сколько получено и израсходовано денежных средств. Рядом напишите то же самое, только применяя бухгалтерский язык, то есть сделайте проводки. Для этого вам потребуются подтверждающие документы. 5. Заполните оборотную сторону форму. Впишите дату и номер документа, название, сумму расходов, дебетовый счет. Скажем, при покупке материалов в дебете укажите счет 10. Позже того как записи внесены – подведите вывод. Подпишите у подотчетного лица. 6. Вернитесь к заполнению первого листа. В таблице, где необходимо было указать бухгалтерские проводки, укажите поэтапно расходы. В дебет впишите тот же счет, что и на оборотной стороне формы, а в кредите – 71. 7. Под таблицей укажите, сколько приложений прикреплено к форме, для этого подсчитайте число подтверждающих документов. В правом верхнем углу утвердите отчет, указав сумму прописью и поставив подпись. 8. Дальше впишите сумму возврата из подотчета, подпишите документ у основного бухгалтера и кассира. На Какой Счет Списывать Суточные.
Налоговый учет командировочных расходов 2024
Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.
Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.
Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.
ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
| Выдача денежных средств из кассы: | ||
| Суточные | 0 208 12 567 | 0 201 34 610 |
| За использование личного транспорта | 0 208 22 567 | 0 201 34 610 |
| На проезд и найм жилого помещения | 0 208 26 567 | 0 201 34 610 |
| Перечисление денежных средств на банковскую зарплатную карту | ||
| Суточные | 0 208 12 567 | 1 305 04 212 (0 201 11 610) |
| За использование личного транспорта | 0 208 22 567 | 1 305 04 222 (0 201 11 610) |
| На проезд и найм жилого помещения | 0 208 26 567 | 1 305 04 226 (0 201 11 610) |
| Расходы на основании авансового отчета: | ||
| Суточные | 0 401 20 112 (0 109 ХХ 112) | 0 208 12 567 |
| За использование личного транспорта | 0 401 20 222 (0 109 ХХ 222) | 0 208 12 567 |
| Отражены в учете проезд и найм жилого помещения на основании авансового отчета | 0 401 20 226 (0 109 ХХ 226) | 0 208 12 567 |
Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:
- Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
- Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
- Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
- Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.
Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:
Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:
Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:
| № | Дебет | Кредит | Содержание операции |
| Бухгалтерские проводки при отражении суточных по командировкам | |||
| 1 | 20, 26, 44 и др. | 71 | Списаны суточные по командировке. Размер суточных установлен локальным нормативным актом организации |
| 2 | 70 | 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» | Удержан налог на доходы (НДФЛ) с сумм сверхнормативных суточных с работника. Нормы, в пределах которых суточные освобождаются от налогообложения налогом на доходы физических лиц, установлены пунктом 3 статьи 217 НК РФ |
| Бухгалтерские проводки при списании расходов на железнодорожные билеты (НДС выделен отдельной строкой) | |||
| 1 | 20, 26, 44 и др. | 71 | Списана стоимость железнодорожных билетов без НДС |
| 2 | 19 субсчет «НДС по выполненным работам (услугам) сторонних организаций» | 71 | Отражен НДС со стоимости железнодорожных билетов |
| 3 | 68 субсчет «Расчеты по НДС» | 19 субсчет «НДС по выполненным работам (услугам) сторонних организаций» | Предъявлен к вычету НДС со стоимости железнодорожных билетов после утверждения авансового отчета по командировке |
| Бухгалтерские проводки при списании платы за пользование постельными принадлежностями, не включенной в стоимость железнодорожных билетов | |||
| 1 | 20, 26, 44 и др. | 71 | Списана стоимость постельного белья |
| Бухгалтерские проводки при списании стоимости найма жилого помещения (НДС выделен отдельной строкой) | |||
| 1 | 20, 26, 44 и др. | 71 | Списана стоимость услуг гостиницы без НДС |
| 2 | 19 субсчет «НДС по выполненным работам (услугам) сторонних организаций» | 71 | Отражен НДС со стоимости услуг гостиницы |
| 3 | 68 субсчет «Расчеты по НДС» | 19 субсчет «НДС по выполненным работам (услугам) сторонних организаций» | Предъявлен к вычету НДС со стоимости услуг гостиницы после утверждения авансового отчета по командировке |
| Бухгалтерские проводки при списании расходов по проезду на общественном транспорте. В соответствии с подпунктом 7 пункта 2 статьи 149 НК РФ не подлежит налогообложению (освобождается от налогообложения) НДС реализация на территории Российской Федерации услуг по перевозке пассажиров городским пассажирским транспортом общего пользования (за исключением такси, в том числе маршрутного) | |||
| 1 | 20, 26, 44 и др. | 71 | Списана стоимость проезда общественным транспортом |
Итоги
Проводка при выдаче денег в подотчет на командировочные расходы будет зависеть от источника выдачи — будь то наличные деньги, безналичные деньги, карты или денежные документы.
Примеры проводок по расчетам с подотчетными лицами приведены в статье «Порядок расчетов с подотчетными лицами — проводки».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
| Дт | Кт | Описание проводки |
| 71 | 50 (51) | Выдача денежных средств из кассы (перечисление на банковскую карту) на командировочные расходы |
| 20 (26, 44 и т.д.) | 71 | Отражение командировочных расходов в производстве или в расходах на продажу |
| 71 | 50 (51) | Возмещение сотруднику перерасхода на командировочные расходы денежных средств из кассы (счета) |
| 50 | 71 | Возврат неизрасходованных денежных средств выплаченных на командировочные расходы |
НДФЛ и другие удержания с суточных
Пункт 3 ст. 217 НК РФ регулирует суммы начислений, которые не подлежат обложению налогом. Для служебных поездок по России сумма составляет 700 рублей, для заграничных — 2500 рублей.
В некоторых случаях руководство компании принимает решение об увеличении суммы оплаты. В этом случае разница сумм между назначенной руководством и определенной государством облагается НДФЛ и обязательными страховыми выплатами, определяемыми НК РФ.
| Страна служебной поездки | Размер компенсации в долларах США |
| Белоруссия | 57 |
| Украина | 53 |
| США | 72 |
| Германия | 65 |
| Великобритания | 69 |
| Франция | 65 |
Авансовый отчет
Заполним документ «Авансовый отчет» (меню или вкладка «Касса»). Расходы заносятся на закладку «Прочее», счет затрат бухгалтер указывает самостоятельно. При этом важно правильно указать аналитику этого счета, то есть статью затрат, поскольку представительские расходы, а также расходы на рекламу нормируются в программе автоматически. В нашем примере командировочные и представительские расходы отражены на счете 26, указаны статьи затрат.
Расходы на театр, не принимаемые к налоговому учету, отнесены на счет 91.02 «Прочие расходы», в качестве субконто указана созданная статья прочих доходов и расходов «Расходы, не учитываемые в целях налогообложения».
Пример проводок
Сотрудник направлен в командировку на 6 дней. Билеты куплены организацией в авиакомпании. Их стоимость 31 270 руб. Расходы в командировке на оплату гостинцы составили 13 000 руб. (НДС 1983 руб.), на использование общественного транспорта – 250 руб., представительские расходы – 3000 руб. Суточные выданы в размере 4200 руб. и командировочные, в размере 12 000 руб.
Загрузка...