Личное дело сотрудника: что должно быть, требования к его оформлению и хранению

Номер дела переносится из Журнала регистрации личных дел работников. Там личные дела обычно нумеруются валовым порядком, хотя возможно и использование индексов для отображения категорий работников. Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.

Т-2 отдельно в папке (в файлах по алфавиту, вместе с согласиями на ПД, копиями дипломов и т. Д. ), а труд. Договоры в отдельной папке (в файлах, вместе с доп. Соглашениями).

Естественно, не следует разбрасывать личные карточки сотрудников на своем рабочем столе, словно это опавшие осенние листья в городском парке или в лесу. Личные карточки следует хранить в запираемом на ключ шкафу или в сейфе. Категорически запрещается оставлять личные карточки без присмотра. Сведения в форму № Т-2 вносятся на основании документов, представляемых при приеме на работу, а также приказов и распоряжений, которые издаются работодателем. В последний рабочий день личная карточка закрывается и сдается в архив организации. Где Хранятся Трудовые Договора в Личном Деле Или в Отдельной Папке.

Где должны храниться трудовые договоры уволенных сотрудников в общей папочке или их надо сдавать в архив

Вопрос: Где должны храниться трудовые договоры уволенных сотрудников: в общей папочке или их надо сдавать в архив?

Ответ: Трудовые договоры уволенных сотрудников следует хранить отдельно от трудовых договоров лиц, которые еще работают на предприятии. Если на вашем предприятии создан архив, то в установленном порядке они передаются на хранение. Всю документацию по личному составу в государственный (муниципальный) архив передают при ликвидации предприятия. Где Хранить Трудовой Договор в Личном Деле Или в Отдельной Папке.

Под персональными данными понимают любую информацию, относящуюся к определенному или определяемому лицу. Для ее сбора и обработки необходимо получить письменное согласие от работника (п. 1 и п. 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

При этом важно соблюдать ряд принципов хранения и обработки персональных данных:

  • цель их использования – трудоустройство работника, обеспечение его продвижения по службе, контроль качества выполняемой им работы;
  • строгое соблюдение норм Конституции и ТК РФ при их обработке;
  • сотрудник должен быть под роспись ознакомлен с локальными актами, регламентирующими порядок работы с персональными данными.

Определяя список документов в личном деле работника, в него обязательно нужно добавить письменное согласие на обработку персональных данных. Срок действия такого разрешения можно ограничивать окончанием действия трудового договора или моментом достижения цели использования персональной информации. Оно может быть письменно отозвано работником в любой момент. Однако нужно понимать, что отсутствие согласия на использование персональной информации может сделать фактически невозможным продолжение трудовых отношений.

Письменное разрешение на обработку персональных данных хранят в течение 3-х лет с момента окончания его действия. Где Должны Храниться Трудовые Договора Уволенных Сотрудников.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

  • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
  • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
  • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Где Должен Храниться Трудовой Договор с Работником в Личном Деле Или в Отдельной Папке

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Индекс Дата выдачи Заголовок Номер листов дела Дата включения Примечание
Порядковый номер документа По внутренней номенклатуре Обозначается арабскими цифрами Название документа В зависимости от места размещения в деле День помещения в личное дело Разные отметки, например. оригинал или копия.

Где должен храниться экземпляр трудового договора который остается у работодателя?

Трудовой договор – основной документ, регламентирующий трудовые отношения между работником и работодателем, которые являются сторонами трудового договора.

Законодательство не устанавливает определенный порядок хранения трудовых договоров, однако на практике, чаще всего трудовые договоры хранят в личном деле сотрудника. При этом, в отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно.

Подробнее об экземпляре трудового договора читайте здесь:

Также возможны варианты отдельного формирования трудовых договоров (по каждой форме — в каждое отдельное дело).

Таким образом, можно сказать, что законодательством не установлен определенный порядок хранения трудовых договоров сотрудников. Следовательно, порядок хранения договоров каждая организация определяет самостоятельно в соответствии со своим кадровым делопроизводством. Однако, на практике рекомендуется руководствоваться общим порядком хранения кадровых документов и чаще всего трудовые договоры хранят в личном деле сотрудника.

формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации . Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пунктов и Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления ().

В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела ().

Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно ( перечня, утвержденного ).

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Подскажите пожалуйста,где должны хранится доп.соглашения о изменении должностных окладов? В папке с должностными инструкциями? И куда девать ДИ и ДС уволенных сотрудников?

Хранение дополнительных соглашений

Подскажите пожалуйста,где должны хранится доп.соглашения о изменении должностных окладов? В папке с должностными инструкциями? И куда девать ДИ и ДС уволенных сотрудников?

Допсоглашения к трдовым договорам там и хранятся, где и трудовые договоры, если у вас это личные дела, то подшиваются по подрядку в личное дело и вносится в опись.

Что значит куда деваются ДИ, ДИ составляются на соответствующую должность, и к сотруднику конкретному они имеют отношение до его увольнения, он уволилися, ДИ подписывает принятый на его место новый сотрудник. Кстати, копия ДИ может и должна выдваться на руки работнику.

Сколько хранить

Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.).

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.

🟠 Пройдите опрос и получите бесплатную консультацию

🟠 Введите свои вопросы в форму для бесплатной консультации

Оцените, пожалуйста, публикацию:
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.