Бумажный журнал действует в течение года, а после его отправляют в архив, где согласно п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, он должен храниться 75 лет.

В электронном виде журнал существует тоже год, а затем его нужно распечатать, прошить, подписать у руководителя и сдать в архив.

Некорректно заполненный журнал можно закрыть досрочно. Для этого достаточно на последней странице вручную написать причину, по которой заканчиваете ведение журнала, например, в связи с ошибками в регистрации договоров. При этом укажите номера неверно записанных документов. Журнал Регистрации Приказов по Кадрам Трудовых Договоров и Дополнительных Соглашений.

Сроки хранения

Несмотря на то, что ведение журнала ТК РФ не регламентировано, в Приказе №558, утверждающим сроки хранения кадровой документации, он упомянут.

Так, в силу п.695 журнал учета трудовых соглашений хранится не менее 75 лет в архиве компании либо же в трудовом архиве города.

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ. Журнал Регистрации Трудовых Договоров Дополнительных Соглашений к Трудовым Договорам.

Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?

На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.

Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.

ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.

Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.

В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы. Правила Ведения Журнала Регистрации Трудовых Договоров и Дополнительных Соглашений.

Вы сталкивались с нарушением прав со стороны работодателей?
ДаНет, никогда
Правовое регулирование
Необходим регистрационный журнал для осуществления учета данных трудовых соглашений работников. Содержит он основную информацию о договоре, дату его оформления и положения.

Основные моменты ↑

Регистрационный журнал – документ важный, но его ведение не обязательно, Законодательство не заставляет его вести, также не устанавливает четкой его формы.

Учету подлежат только трудовые книжки, дополнительные соглашения проходят регистрацию по желанию руководителя организации.

Существует несколько причин, на которые стоит обратить внимание:

  • во время проверок службы требуют наличие журнала;
  • по правилам документооборота регистрационный журнал должен существовать, чтобы регистрировать документы;
  • данный журнал входит в список управленческой документации;
  • если договоры не будут регистрироваться, то это может привести к проблемам.

Правила, которых необходимо придерживаться при ведении журнала регистрации:

Новую регистрацию Можно проводить ежегодно
В случае допущения ошибки В записях журнала никаких штрафов или взысканий не предусмотрено.
Если журнал закончен Необходимо сделать прошивку и сдать в архив
Если срочный договор изменяется на постоянный (или наоборот) То он подлежит перерегистрации
Руководитель организации должен поставить подпись На задней обложке регистрационного журнала

Составляется журнал в нескольких экземплярах – один остается в организации (вшивается в личное дело работника), второй выдается сотруднику под его подпись.

Ведет регистрационный журнал работник кадровой службы или другой уполномоченный орган предприятия.

Благодаря данным, которые содержатся в журнале, кадровик сможет оформить справку об увольнении или переводе на другую должность, следить за перемещением сотрудника.

Журнал можно вести в бумажном виде или электронном. В первом случае важно соблюдать следующие требования:

Можно вести журнал регистрации трудовых договоров в электронном виде. Такая форма более удобна и имеет массу преимуществ:

Вести электронный журнал необходимо в MS Excel. Единственный недостаток такой формы ведения регистрационного журнала – невозможность поставить свою подпись.

Поэтому работники кадровой службы часто ведут обе формы, используя электронную в качестве запасной.

Лицо, ответственное за ведение регистрационного журнала, самостоятельно выбирает форму. В качестве регистрационного журнала можно использовать обычную тетрадь.

Журнал можно приобрести в магазине канцелярии, скачать в интернете. Существует также множество сайтов, на которых имеются готовые бланки подобных журналов. Можно выбрать для себя наиболее подходящий.

баннер

Определения

Регистрация Запись сведений о документах, которая фиксирует дату их создания, отправки или получения. Проводится в день их подписания
Журнал регистрации Документ, в котором содержатся данные о договорах, заключенных с сотрудниками при приеме их на работу. Не является обязательным документом
Трудовой договор Соглашение, заключаемое между работодателем и сотрудником, содержащее основные положения, касающиеся обязанностей и прав обеих сторон
Работник кадровой службы Сотрудник организации любого типа, который занимается вопросами ведения трудовых соглашений с работниками
Дополнительное соглашение Дополнительный документ к основному трудовому соглашению; содержит изменения, вносимые в трудовой договор
Новую регистрацию Можно проводить ежегодно
В случае допущения ошибки В записях журнала никаких штрафов или взысканий не предусмотрено.
Если журнал закончен Необходимо сделать прошивку и сдать в архив
Если срочный договор изменяется на постоянный (или наоборот) То он подлежит перерегистрации
Руководитель организации должен поставить подпись На задней обложке регистрационного журнала

Обязательно ли вести книгу учета?

Сегодня многие сотрудники кадровой службы задаются вопросом, обязателен ли для заполнения данный журнала учета.

Благодаря оформлению учетного сводного журнала, договор, оформленный на предприятии, не сможет потеряться, и сам факт существования соглашения со специалистом легко доказывается.

Журнал регистрации удобно применять в практической трудовой деятельности, ведь с его помощью легко найти информацию об огромном количестве трудовых контрактов, хранящихся в архиве и дополнительных соглашений, составленных к договорам об изменении условий труда.

Регистрация и грамотный учет трудовых договоров позволяет быстро составлять отчетность в статистику для крупных фирм и организаций.

Также необходимость учета данной документации заключается в выдаче справки трудящемуся при увольнении и устройстве на другую работу. Зачастую работодатели требуют подтверждать предыдущее место деятельности справкой установленного образца.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда. [3]

Журнал учета трудовых договоров

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Бланк документа

Скачать образец документа

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Ведением журнала учёта трудовых договоров занимается кадровая служба. Документ может создаваться в свободной форме и представлять собой обыкновенную тетрадь с жёсткой обложкой, разлинованной на столбцы. Однако вести журнал можно как в бумажной, так и в электронной форме.

Во втором случае ответственный за журнал человек обязан делать несколько резервных копий после каждого обновления документов, чтобы избежать потери важных для предприятия данных.

Формуляр включает в себя большое количество сведений и даёт возможность упорядочить их, принимая во внимание потребности конкретной организации. С момента оформления журнал становится локальной документацией, которую требуется вести в полном соответствии с действующим законодательством.

Пример журнала

В обязательном порядке формуляр должен включать в себя титульный лист, утверждённую таблицу, более того, необходимо пронумеровать и прошить документ. В будущем журнал нельзя заполнять в хаотичном порядке. За его ведение должен отвечать конкретный сотрудник, который будет вносить важные для организации сведения в порядке, установленном ТК РФ.

Журнал учёта трудовых договоров часто создаётся на предприятиях с большой численностью штата, в организациях, где кадровые работники знают всех сотрудников поимённо, подобный документ — довольно редкое явление.

В электронном виде

Электронный журнал появился несколько лет назад, но уже считается самым удобным способом ведения документа. Однако у него есть свои недостатки, поэтому многие сотрудники предпочитают вести 2 версии: бумажную как основную и электронную в качестве второстепенной.

Чаще всего онлайн версию ведут в MS Excel, который добавляет несколько удобств:

Правильное заполнение журнала помогает улучшить функционирование предприятия. Он является подтверждением всех документов. Журнал разрешено составить в произвольной форме, а затем хранить в архиве.

Оцените, пожалуйста, публикацию:
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *