Порядок переноса во вкладыш записи, полностью внести которую в трудовую книжку не удалось, ввиду ее значительного объема
Итак, запись полностью не влезла в трудовую книжку и ее требуется частично перенести во вкладыш. Для этого, необходимо:
- Заполнить титульный лист вкладыша. В нем указывается Ф.И.О. сотрудника; данные о его образовании; профессия или специальность; дата внесения сведений во вкладыш; подпись сотрудника; подпись кадрового работника.
- Поставить в трудовой книжке штамп «Выдан вкладыш», где указать его номер и серию. Штамп допускается проставить на титульном листе книжки.
- Подшить вкладыш в книжку. Рекомендуется подшивать его в конце документа. Вклеивать, закреплять на степлер, иным образом прикреплять вкладыш нельзя.
- Продолжить запись, которая не влезла в книжку во вкладыше. После внесения записи нумерация, применяемая в книжке продолжится (например, если последний номер был 12, следующий, вписываемый во вкладыш – 13, а не 1).
Таким образом у кадровых сотрудников возникает много проблем, связанных с тем, что порядок переноса записей во вкладыш трудовой книжки четко не регламентирован. Эти проблемы призвана разрешить практика кадрового документооборота и здравый смысл.
Часто допускаемые ошибки
Приведем перечень наиболее распространенных ошибок, которые совершает работодатель при внесении записей о награждении:
- Полное отсутствие в трудовой книжке сведений о наградах, отличительных знаках, нерегулярных премиях и пр. Между тем внесение таких записей – это не право, а обязанность работодателя.
- Неверный формат даты в графе 2 или неправильная ссылка на основание в графе 4.
- Внесение информации о работе, которая должны быть прописана в предыдущем разделе.
Таким образом, в обязанности работодателя входит внесение сведений о поощрениях и наградах сотрудника за добросовестное исполнение им своих трудовых обязанностей. Для этого работодатель издает приказ, который служит основанием для заполнения соответствующего раздела трудовой книжки.
Нужно ли вносить записи о награждении в трудовую книжку?
Трудовым законодательством РФ утверждены обязанности работодателей. Среди таковых следует отметить следующие:
Оценивая качество работы сотрудников и их профессионализм, руководство компании может наградить сотрудника.
Помимо денежного довольствия, поощрение может выражаться в другом виде. 191 статья ТК РФ допускает следующие варианты награждений:
Другие виды поощрений могут быть определены коллективным трудовым договором.
Факт награждения трудящегося должен быть зарегистрирован в его трудовой книжке. При этом следует обратить внимание, что в документе делается запись не о всех мерах поощрения. К примеру, квартальные премии и другие подобные выплаты отражению не подлежат.
Правила внесения
Наличие в трудовой книжке записей о награждении работника свидетельствует о его успехах в профессиональной деятельности, поэтому пренебрегать о внесении таких отметок не стоит. При необходимости сотрудник может обратиться к руководству компании с требованием отражения факта получения награды в книжке.
Порядок внесения отметки установлен на законодательном уровне и имеет следующую последовательность действий.
- В первой графе делается отметка о порядковом номере записи.
- Во второй графе указывается дата получения награждения.
- В третью графу документа вносится информация о работодателе – наименование организации, наградившей сотрудника. Также здесь отражается информация о заслугах, за которые трудящийся был поощрен. Указывается вид награждения.
- В четвертой графе должно быть указано основание для получения награды. Таковым может являться приказ работодателя.
Заключительным моментом оформления является указание даты отражения информации и подпись лица, внесшего данные в трудовую книжку. В качестве такового выступает специалист, назначенный руководством компании ответственным за выполнение действий подобного характера. В большинстве случаев это сотрудник отдела кадров.
Примеры награждения почетной грамотой, благодарственным письмом
Для наглядного примера и более подробного понимания процесса оформления, необходимо ознакомиться с примерами заполнения документа.
Для отражения информации подобного характера в книжке предусмотрен соответствующий раздел.
Для чего вносить сведения о награждениях
Информация об успехах сотрудника, зафиксированная в официальном документе, повышает престиж гражданина и предоставляет некоторое преимущество в вопросе трудоустройства. Это поспособствует ускорению карьерного роста и увеличит шанс на получение вознаграждений: премий, отгулов и т.д.
Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.
Ошибки при учете и хранении трудовых книжек
Реже, но встречаются ошибки в оформлении документов, связанных с учетом трудовых книжек, например может быть неправильно оформлена книга учета движения трудовых книжек.
Поскольку книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них имеет длительный срок хранения (75 лет), следует предусмотреть твердую обложку при ее оформлении; листы (страницы) должны быть пронумерованы от начала до конца, прошиты; содержать заверительную надпись (указать название книги, количество прошитых, пронумерованных листов (страниц) цифрами и прописью, должность, подпись и расшифровку подписи руководителя организации и дату оформления журнала); также она должна быть скреплена сургучной печатью организации.
В статье мы рассмотрели наиболее часто встречающиеся ошибки работодателя при оформлении трудовых книжек, внесении в них записей и их учете. Разумеется, их гораздо больше, чем может показаться на первый взгляд. И это, скорее, говорит о том, что специалистам кадровой службы еще долго не наскучит их работа, поскольку всегда есть повод для совершенствования в своем деле.
Какие ещё ошибки встречаются при заполнении в трудовой книжке
Если произошла такая ситуация, как: внесение неправильной записи, что должна быть исправлена, но рабочий устроился на другое место работы.
- После конечной зафиксированной записи нужно поставить будущий номер.
- Сделать запись, которая удостоверяет недействительную запись с другим номером, при этом вноситься откорректированная запись.
- Сопровождать все нужно с указанием на конкретную дату исправления, а не на ту дату, что указывалась в начале неправильной записи.
- В четвертом столбце сделать ссылку на приказ, который вам нужен.
Замена записей при переводе соответствующего рабочего на другую работу или при увольнении.
Важно! Если в трудовой книжке присутствует запись, которая была признана недействительной, сам работник имеет право избавиться от ненужной записи, которая портит его репутацию. Делается это с помощью письменного заявления, а также должна быть выдана копия трудовой книжки работника без данной записи.
Пример № 4. Воробьев Леонид Геннадьевич обратился в Воронежский районный суд с иском в предприятие “Дубрава” о смене формулировки некоторых причин его увольнения с собственным желанием. Данный суд вынес решение в пользу гражданина Воробьёва Леонида Геннадьевича.
В данном случае в трудовую книжку Воробьёва Леонида Г. нужно внести приведенные ниже записи:
- Замена сведений в пункт «Сведения о награждении» в самой трудовой книжки внести в том же порядке, который установлен для внесения самих исправлений в пункт «Сведения о работе».
- примерно, что должно получиться: “Запись за порядковым номером “Н” недействительна”. Данную фразу можно объединять с текстом уже существующей достоверной записи.
Многие специалисты этой области считают, что эту фразу можно вносить и с индивидуальным порядковым номером записи в колонку с номером 1.
В выше представленной статье было рассказано об основных исправлениях в трудовой книжке какого-либо работника.