Ведение личных дел работников в 2021 году: основные правила

Формирование личных дел, как правило, поручается кадровику или делопроизводителю. Поскольку информация, которую приходится использовать в процессе работы, носит персональный характер, требования по защите персональных данных неукоснительно соблюдайте! Порядок оформления личных дел закрепляется на локальном уровне — приказом, распоряжением, специальной инструкцией или нормативным актом. Дополнительно работодатель устанавливает перечень документов, включаемых в состав личного дела, куда обычно входят:

  • внутренняя опись личного дела;
  • анкеты, тесты, автобиография, заявление о приеме на работу и другие документы, полученные от работника на этапе собеседования;
  • копии дипломов, аттестатов, лицензий, сертификатов и других документов о образовании, квалификации, специальных навыках и знаниях;
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • копии паспорта, ИНН, страхового свидетельства;
  • аттестационные листы и отзывы коллег о работнике;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • докладные и служебные записки;
  • должностные инструкции;
  • акты и уведомления;
  • личные заявления и справки о состоянии здоровья;
  • копии приказов по личному составу, имеющие отношение к работнику — о переводах, поощрениях, долгосрочных командировках, направлении на обучение, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
  • личный листок (карточка) по учету кадров.

В целом же состав личного дела определяется особенностями взаимоотношений с конкретным сотрудником и характером порученной ему работы. Например, в папку на работника, имеющего доступ к коммерческой или иной охраняемой законом тайне, подшивается соглашение о неразглашении конфиденциальных данных. А в деле работающего инвалида хранятся копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности.

Законодатель не унифицировал форму личного дела. Следовательно, каждая организация вправе самостоятельно решать, как должна выглядеть такая папка и какие документы в нее следует подшить. Как правило, в основу ложится личный листок (карточка) по учету кадров, содержащий персональные и биографические сведения о сотруднике (дату рождения, ФИО, пол, семейное положение, профессия, уровень владения иностранными языками и т.д.). Это может быть как унифицированная форма Т-2, так и разработанный работодателем бланк.

Заполняет его сам работник после трудоустройства, подтверждая достоверность предоставленных сведений подписью с указанием даты. Сюда же вклеивается фото. Чтобы обновить сведения (например, в случае изменения семейного положения, получения ученого звания или повышения квалификационного уровня), составляется дополнение.

О правилах работы с унифицированными бланками Т-2 читайте на портале «Кадровое дело»:

Сформированное личное дело хранится в отделе кадров вплоть до увольнения сотрудника. Доступ к папкам строго ограничивается. После прекращения трудовых отношений, не позднее трех лет с момента увольнения, дело передается в архив. Еще до передачи в самый конец папки помещается лист-заверитель с указанием количества листов, особенностях физического состояния и формирования тома, датой оформления и подписью ответственного должностного лица.

В помощь кадровику — полезное видео о том, как привести локальную документацию в порядок и утвердить недостающие формы для комфортной работы по учету кадров, и подборка готовых кадровых документов для скачивания: Сроки Хранения Трудовых Договоров и Доп Соглашений к Ним.

Хранение приказов по личному составу

Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать).

Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;
на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Как видим, некоторые приказы по личному составу могут храниться 5 лет: об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.

Значительная часть приказов имеют длительный (75 лет) срок хранения, в том числе о долгосрочных командировках, об изменении фамилии, об исполнении обязанностей, о поощрении, награждении, повышении квалификации, аттестации, об отпусках без содержания и т.д.

Также для определения сроков можно использовать ведомственные перечни документов, если они составлены для организации вашей сферы деятельности. Они наиболее полно отражают многообразие образующихся документов организации, поэтому при наличии таковых именно их следует использовать в первую очередь для проведения экспертизы ценности документов.

Долговременного хранения приказы по личному составу (75 лет) требуется передать в архив организации (по ссылке приведена информация, как это сделать правильно). Они включаются в опись дел по личному составу. На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме акт об уничтожении документов (образец по ссылке приведен). Документы в организации, как правило, уничтожаются централизованно, поэтому их включают в сводный акт с другими документами всех подразделений организации. Сколько Лет Хранятся Приказы по Основной Деятельности.

Приказы кадровых служб: виды, порядок оформления и хранения

Приказ (распоряжение) – это основной распорядительный документ любой организации; обязательный для исполнения работниками акт руководителя организации.

Согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации, с указанием сроков хранения», утвержденного Министерством культуры Российской Федерации 25 августа 2010 г., приказы (распоряжения) организаций делятся на три группы:

  1. приказы (распоряжения) по основной (профильной) деятельности (издаются при реорганизации, ликвидации организации, при утверждении и изменении структуры и штатов организации, при утверждении и введении в действие локальных нормативных актов и в других случаях);
  2. приказы (распоряжения) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; дисциплинарные взыскания; оплата труда, премирование, различные выплаты; отпуска работников с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда; отпуска по уходу за ребенком, ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска без сохранения заработной платы; дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда и др.);
  3. приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам (издаются при решении хозяйственных, бытовых вопросов).

Приказы (распоряжения) по основной (профильной) деятельности и приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам регулируют деятельность организации в общем и к кадровым вопросам относятся лишь косвенно, поэтому в дальнейшем речь пойдет о приказах (распоряжениях) по личному составу, т.к. эти приказы непосредственно регулируют трудовую деятельность работников в организации.

Приказы (распоряжения) по личному составу являются одним из важнейших звеньев кадрового делопроизводства. Статья 68 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) прямо указывает, что прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Также и в случае увольнения работника: статья 84.1ТК РФ закрепляет, что прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. На основании приказов (распоряжений) по личному составу делаются соответствующие записи в другие документы (трудовые книжки, карточки Т-2 и др.).
Согласно Постановлению Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 января 2004 г. № 1 основная часть приказов (распоряжений) по личному составу имеют унифицированные формы. К ним относятся: 1) № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», 2) № Т-1а «П.

Остановимся поподробнее на порядке заполнения унифицированных форм приказов по личному составу.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (№ Т-1 и № Т-1а). Такой приказ (распоряжение) издается работодателем на основании трудового договора при приеме работника на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Сколько Лет Хранятся Документы по Личному Составу.

В каждом из рассмотренных разделов хранятся приказы, которые относятся к определённым сферам управления предприятием или организацией. Перечни конкретных тем подробно рассмотрены выше в соответствующих разделах.

Основным нормативным документом в рассматриваемой сфере является «Перечень типовых документов, которые образуются в деятельности организаций, с указанием соответствующих сроков хранения». Этот нормативный акт был утверждён Росархивом в 2000 году.

Важно отметить, норма о том, что определённые документы необходимо хранить постоянно, относится к тем организациям, которые их предоставляют для формирования государственных и муниципальных архивов. Для прочих организаций и предприятий, в данном случае, ограничение может составлять 10 лет. При этом подразумевается, что законодательство в отдельных случаях может увеличивать указанный срок.

Оцените, пожалуйста, публикацию:
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *