После того, как комиссия закончит проводить инвентаризацию, она должна устроить заседание. Во время этого заседания определяются основные результаты и выявленные расхождения.
Также во время заседания комиссия должна установить причину выявленных несоответствий и способы исправления сложившейся ситуации.
По результатам должен быть составлен протокол заседания инвентаризационной комиссии.
- полное наименование компании, в которой проводилась проверка, с указанием организационно-правовой формы;
- дата и место составления документа;
- название подразделения, которое подверглось инвентаризации;
- наименование составляемого документа – протокол инвентаризационной комиссии;
- список членов комиссии, с указанием их должностей, а также фамилий и инициалов;
- описание результатов произведенной проверки;
- перечень сотрудников, выступавших по данному вопросу;
- решение, которое было принято по обсуждаемому вопросу;
- заключение, вынесенное комиссией;
- выявленные нарушения (если есть);
- виновные в нарушениях работники, с указанием должностей, фамилий и инициалов;
- сведения о мероприятиях, проведенных для устранения обнаруженных недостатков;
- подписи председателя и всех членов комиссии.
- оформленными актами и описями проведенной инвентаризации по формам типа ИНВ по каждому лицу, несущему материальную ответственность, объекту, складу или подразделению компании. Всего их существует девятнадцать, в зависимости от вида проводимой проверки;
- список устаревшей и неподходящей для дальнейшего использования продукции;
- список недостающей или излишествующей продукции, с указанием ее цены;
- объяснения работников, на которых возложена мат. ответственность, и иных должностных лиц по поводу излишка или недостачи ценностей (акты, справки, копии первичных документов).
- по срокам и способам устранения недостач, а также по проведению служебных расследований (в случае обнаружения недостачи);
- по дальнейшему пользованию устаревшей и непригодной для последующего использования продукции;
- иные предложения, касательно работы с подвергшимися инвентаризации ценностями.
Стоит отметить, что если в ходе проведения инвентаризации не было обнаружено каких-либо нарушений, а также виновных за это работников, протокол инвентаризации составлять нет необходимости.
Существует несколько случаев, когда итоги инвентаризации могут быть признаны недействительными:
- в приказе директора отсутствует утверждение касательно состава комиссии;
- при проведении инвентаризации присутствуют не все члены комиссии;
- посторонние граждане получили доступ к инвентаризационным документам;
- члены комиссии не проставили на инвентаризационных описях свои подписи;
- при заполнении документов были допущены ошибки и помарки;
- материально-ответственное лицо не присутствовало при проведении проверки;
- приказ о проведении инвентаризации был оформлен неправильно;
- порядок оформления документов был нарушен.
Комиссии по инвентаризации бывают двух видов. В зависимости от вида комиссии отличаются и ее основные задачи.
Задачами инвентаризационной комиссии, действующей на постоянной основе, являются:
- проведение плановых и выборочных инвентаризаций, а также контрольных проверок;
- проведение профилактических работ по обеспечению сохранности и целостности активов компании, заслушивание на заседаниях директоров отделов касательно этого вопроса;
- организация проведения инвентаризаций и проведение инструктажа для рабочих комиссий.
Шаг 2. Напомните членам рабочей группы, что они несут ответственность за точность и достоверность всех данных, а также корректность оформления документации.
Шаг 3. Подпишите составленный документ у всех членов ИК, начиная с ее председателя.
Шаг 4. Передайте подписанный документ на рассмотрение руководителю предприятия.
Шаг 5. Ждите решения руководителя, которое будет составлено в ответ на факты расхождений, выявленные при проведении инвентаризации.
Шаг 6. Передайте все материалы работы ИК в бухгалтерскую службу предприятия (результаты проверки отражаются в учете и отчетности компании на основании приказа руководителя предприятия).
| Номер графы | Содержание |
| 1 | нумерация строчек |
| 2 | номер счета и субсчета |
| 3 | наименование ТМЦ |
| 4 | номер по номенклатуре |
| 5, 6 | измерительные единицы (по ОКЕИ, наименование) |
| 7 | стоимость |
| 8 | номер по инвентаризации |
| 9 | паспортный номер (для определенных видов ТМЦ) |
| 10-13 | наличие ТМЦ по факту и данным бухучета (количество и сумма) |
«По итогам инвентаризации инвентаризационная комиссия на заседании проводит анализ выявленных в ходе проверки расхождений, а также предлагает способы устранения обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухучета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации). Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом».
Контроль
Инвентаризация сама по себе – форма контроля. Но после её окончания возможно проведение контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. Состав участников при этом может лишь расшириться.
Начинать такую проверку можно строго до срыва печатей с помещения, где проводился первичный учёт ресурсов.
Итоги специальных контрольных проверок бывают оформлены в виде акта о контрольной проверке правильности проведения (ф ИНВ-24) и подлежат регистрации в книге учета контрольных проверок правильности проведения процесса.
Также в больших учреждениях могут проводиться внеплановые мероприятия, связанные с выборочным учетом материальных ценностей. Что касается сроков, то проверка реализуется в любой период по усмотрению руководителя.
Протокол заседания инвентаризационной комиссии – какие сведения содержит, какой формы должен быть
К сожалению, вышеуказанный Приказ № 49 не содержит образца протокола заседания инвентаризационной комиссии. Проработка его формы и содержания полностью делегирована предприятиям и компаниям.
-
шапкой (если не используется фирменный бланк, то ответственное за составление протокола лицо указывает название бизнес-субъекта, форму собственности и всю возможную кодировку);
- датой и местом составления бумаги;
- названием проверяемого подразделения, отдела;
- наименованием составляемого документа (в рассматриваемом случае – «Протокол инвентаризационной комиссии»);
- списком проверяющих (с регалиями и ФИО);
- блоком с итогами проверки;
- перечнем выступивших на заседании;
- блоком с различными решениями, принятыми на заседании;
- комиссионным заключением;
- перечнем выявленных нарушений;
- списком виновных в нарушениях работников;
- данными о мерах по устранению проблем;
- блоком с подписями председатели комиссии и ее членов (второе необязательно).
Если целесообразно, можно также привести список приложений к протоколу, в число которых могут входить:
Решения, принимаемые комиссией на заседании и отражаемые в протоколе, могут касаться:
Если нарушений не выявлено, протокол заседаний можно не формировать. Это объясняется тем, что результаты инвентаризации и так оформляются первичными учетными документами. К тому же, п. 5.3 Указаний, утвержденных Приказом № 49, гласит, что «в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц…». То есть бумага составляется только в случае обнаружения расхождений. Впрочем, ее отсутствие может стать серьезной загвоздкой при дальнейших судебных разбирательствах.
Хотя правил по формированию протокола в законах нет, нужно следовать общепринятым нормам делопроизводства:
-
для указания даты используется словесно-цифровой вид;
- каждый документ нумеруется (счет ведется с начала года) и может быть зарегистрирован в соответствующем журнале;
- регистрационный номер может быть дополнен буквенными индексами;
- вопросы повестки нумеруются и начинаются с предлогов «Об», «О»;
- при отражении хода заседания целесообразно использовать схему «слушали – выступили – решили»;
- после упоминания данных выступавшего можно кратко привести его речь (или представить полную версию в отдельном приложении);
- принятые решения отмечаются в форме текста распорядительных бумаг («подготовить», «получить», «возложить», «списать»). Также важно отметить ответственных за их реализацию лиц и сроки;
- протокол должен быть утвержден высшим административным органом и иметь соответствующий гриф.
Все материалы комиссии передаются в бухгалтерскую службу. Они должны храниться не менее 5 лет, а затем либо передаваться в архив, либо уничтожаться.
При проведении инвентаризации основных средств проверяется не только их наличие, но и другие важные характеристики, такие как:
Во время осмотра зданий, сооружений и других объектов недвижимости проверяются:
У природных объектов проверяются: длина, глубина, протяженность.
По насаждениям — наличие и возраст.
Однотипные ОС, поступившие одновременно, указываются в ведомости с учетом количественных показателей.
Все выявленные данные заносятся членами комиссии в инвентаризационную ведомость ИНВ-1, утвержденную постановлением 88, или самостоятельно разработанную форму.
Когда нужен протокол инвентаризации
Основным нормативным документом, регламентирующим проведение инвентаризации, являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.
Эксперты справочно-правовой системы «КонсультантПлюс» разобрали самые сложные вопросы, возникающие в ходе проведения инвентаризации, в готовом решении. Для его просмотра воспользуйтесь бесплатным онлайн-доступом к системе.
Протокол инвентаризации косвенно упоминается только в п. 5.3 указаний. Там идет речь об объяснениях при выявлении недостач. Таким образом, из буквального прочтения документа можно сделать вывод, что протокол необходимо составлять, только если в ходе инвентаризации были обнаружены отклонения.
Однако обычно протокол составляют в любом случае. Этот документ подводит итоги инвентаризации и содержит решения, принятые по ее результатам. Кроме того, ситуации, когда по итогам инвентаризации не обнаружено вообще никаких отклонений, на практике встречаются крайне редко.
Загрузка...
