Варианты и требования к оформлению
Законодательно форма журнала не утверждена. Именно поэтому, руководители организации сами выбирают, как им будет удобнее вести данные записи.
Зачастую для этого используются специальные бумажные журналы, которые состоят из титульной страницы, страницы с информацией о журнале и, непосредственно, полями для записи информации. Реже используются компьютерные программы, к примеру, 1С. Связано это с тем, что электронную документацию легче исправить, нежели бумажную.
Несмотря на то, что единой формы оформления не существует, к документу выдвигается ряд требований.
- На втором листе журнала указывается имя организации, название документа и дата начала ведения записей и их окончания.
- Третья страница содержит данные о лицах, ответственных за ведение документа. При этом прописывается не только фамилия и инициалы сотрудника, но и его должности, реквизиты документа, которым сотрудник был назначен на данную должность. Обязателен также образец подписи ответственного за документ лица.
- Документ должен быть пронумерован для сохранения целостности.
- Страницы журнала должны быть надежно сшиты и опломбированы. На пломбе указывается количество страниц. Данная цифра должна совпадать с фактическими данными. Информация закрепляется подписью и печатью начальника предприятия.
- Последний лист содержит дату окончания ведения и отметку о том, почему и кем журнал был закрыт.
Закрыть документ можно только после того, как все его страницы будут заполнены. Как Регистрировать Приказы по Личному Составу.
Обычно журнал хранится в отделе кадров предприятия. Ему выделено отдельное место, обособленное от посторонних лиц.
Время хранения зависит от содержащихся в журнале документов. Некоторые документы необходимо хранить 75 лет, другие документы подлежат утилизации уже через 5 лет. Поэтому многие организации заводят два журнала.
5 лет хранят журналы с приказами на отпуска, дежурства, поощрения. А вот приказы о приеме, увольнении и перемещении должны быть в журнале, который хранят 75 лет.
Использование журнала регистрации увеличивает профессионализм и эффективность кадрового документооборота компании. Ведение журнала позволяет быстро и качественно совершать анализ издаваемых приказов, осуществлять профессиональный контроль.
Несмотря на отсутствие в законодательстве строгих требований ведения журнала, он является главным и незаменимым документом на любом предприятии.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: Как Заполнить Журнал Регистрации Приказов.
Журнал учета приказов о приеме на работу является обязательным к оформлению документом на всех предприятиях.
В организации назначается ответственное за разработку и ведение журнала лицо, которое обязуется вносить соответствующую информацию с соблюдением требований делопроизводства и действующего законодательства. Как Выглядит Журнал Регистрации Приказов.
Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы
Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.
Кадровое делопроизводство / 11:12 5 октября 2024
Расширены масштабы эксперимента по кадровому ЭДО
Кадровое делопроизводство / 10:23 11 февраля 2024
Эксперимент по кадровому ЭДО продлят
С 1 января 2024 года начался процесс формирования электронных трудовых книжек. Переход на новый формат сведений о трудовой деятельности стал добровольным и осуществляется только с согласия работника. То есть у работника до 31 декабря 2024 года включительно есть возможность выбрать — оставить бумажную трудовую или перейти на электронную. Дальнейшие действия работодателя зависят от этого выбора.
Пилотный проект по запуску прямых выплат из ФСС стартовал 2011 года и развивался поэтапно — каждый год к нему подключились новые регионы.
Проект предполагает, что работодатель самостоятельно рассчитывает пособие, но перечисляет лишь те суммы, которые выплачиваются за его счет — например, больничные за первые три дня.
Далее работодатель отправляет заявление ФСС, а выплату причитающейся суммы за счет ФСС выплачивает непосредственно сам фонд.
(2) О представлении к награждению ведомственными наградами, присвоении ведомственных почетных званий, присуждении ведомственных премий – 10 лет
Все эти документы либо создаются в организации, и тогда им нужно придавать юридическую силу правильным оформлением и фактом регистрации. Либо поступают в компанию извне, следовательно, факт получения нужно тоже фиксировать.
На этот вопрос вы не найдете однозначного ответа. Мое мнение — не нужно. И вот почему. Регистрация придает документу юридическую силу, т.е. удостоверяет, что он начал действовать в определенный день. Таким действием обладает и гриф утверждения. Если локальный акт утвержден приказом, а приказ зарегистрирован, то регистрировать сам локальный акт уже не имеет смысла.
В статье мы назвали не все журналы регистрации, которые должны быть у любого работодателя, а только журналы регистрации кадровых документов.
Правила и образец заполнения журнала
Унифицированного образца журнала регистрации приказов законодатель не предлагает. В связи с этим организация может самостоятельно разработать шаблон такого внутреннего документа или воспользоваться любым из готовых журналов учета приказов, имеющихся в продаже (в т. ч. в электронном виде).
Далее приведем общие рекомендации по ведению журнала на бумажном носителе, основанные на сложившейся практике делопроизводства.
Основное содержание журнала определяется организацией по собственному усмотрению. Обычно он ведется в форме таблицы, включающей перечисленную ниже информацию:
- порядковый номер записи;
- дату издания распорядительного документа;
- номер распорядительного документа;
- вид приказа и его краткое содержание (например, приказ о приеме на работу с указанием должности, даты приема, структурного подразделения и т. д.);
- Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
- наименование и реквизиты документа, послужившего основанием для издания соответствующего приказа.
Организация может как дополнить данный перечень сведений, так и сократить его.
Образец заполнения журнала регистрации приказов по кадровому составу вы найдете по ссылке:
Таким образом, законодатель возлагает на организацию обязанность вести журнал учета распорядительных документов, в том числе по личному составу. Практика показывает, что надлежащее оформление такого журнала способствует оптимизации работы кадровой службы, в т. ч. максимально упрощает поиск необходимых документов.
Унифицированной формы журнала приказов по личному составу на данный момент нет, поэтому каждая организация может использовать самостоятельно разработанный образец, содержащий все нужные реквизиты.
Какой срок хранится журнал о регистрации приказов о приеме на работу на предприятии?
Все документы по личному кадровому составу, их перемещению, увольнению, уходу в отпуск, отправлению в командировки, хранятся 75 лет. Это же правило распространяется и на книги учета соответствующих распоряжений.
Похожее
Для каждого мужчины военный билет является обязательным документом на протяжении практически всей жизни. Отсутствие такового…
Если потенциальная штатная единица устраивается по любому трудовому договору, в том числе и срочному, то…
Самое серьезное внимание в трудовом кодексе РФ уделено требованиям по соблюдению безопасности. Указанные нормы закона…
Поиск работы — это всегда волнительное мероприятие. Найти достойную своему уровню знаний и образованию должность…
Прием в коллектив, в том числе и по совместительству, необходимо оформлять в соответствии с нормами…
Процедура трудоустройства состоит из нескольких этапов, идущих в определенной последовательности. Многие из них связаны с…
Электронная форма журнала
Аудиторы, проверяющие многие компании, не запрещают вести журналы регистрации приказов в электронном виде.
Если приказы создаются в программном продукте, установленном в организации, то номера могут присваиваться автоматически.
Но стоит заметить, что такой учёт документов должен быть строго прописан в приказе – как часто происходит распечатка листов, кто подписывает этот документ, кто заверяет его. Сброшюрованные списки подшиваются в дело.
Загрузка...
