Плюсы и минусы электронных трудовых книжек

У электронного учета сведений о трудовой деятельности немало плюсов как для работников, так и для работодателей:

  • Вести учет в электронной форме для работодателя проще, чем заполнять бумажные ТК.
  • В ЭТК проще скорректировать ошибочные записи о работе.
  • Если бумажная ТК будет утеряна, а организация, в которой работал сотрудник, закроется, заниматься восстановлением сведений о работе не придется, так как они хранятся в электронной системе. Работник в любой момент может запросить информацию о своей работе в личном кабинете на сайте ПФР или портале госуслуг.
  • Можно дистанционно запрашивать информацию из ЭТК и получать ее в электронном виде.
  • Трудовая книжка в электронном виде не потеряется.
  • Переход на ЭТК снизит расходы работодателя и работника, сопряженные с трудоустройством.
  • Можно использовать данные электронной трудовой книжки для получения госуслуг.
  • Используя данные лицевого счета, можно дистанционно оформить пенсию и обойтись при этом без подтверждающих документов.
  • Для сотрудников, работающих удаленно, с ЭТК возможно дистанционное трудоустройство, так как нет нужды ехать в отдел кадров с бумажной ТК.
  • Пенсионный фонд России гарантирует, что система хранения данных высоконадежна и риск потери информации исключен.

Однако, если для работников ведение ЭТК дает лишь преимущества, работодатели могут столкнуться с некоторыми неудобствами: Электронная Трудовая Книжка Запись в Трудовом Договоре.

Правила заполнения СЗВ-ТД разработаны и утверждены постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2024 г. № 730 п.

  1. Информация о работодателе-страхователе:
  • 12-тизначный номер, присвоенный при регистрации в ПФР в установленном формате;
  • полное наименование организации или ФИО без сокращений, если сведения подает индивидуальный предприниматель, нотариус и т.д.;
  • ИНН организации или физического лица;
  • КПП юридического лица.
  1. Информация о застрахованном лице, по которому подается форма:
  • ФИО без сокращений, дата рождения (в соответствии с паспортом);
  • СНИЛС;
  • дата подачи заявления, где работник выразил желание продолжить вести книжку о стаже в бумажном виде.
  1. Отчетный период, за который представляется форма, имеет формат ММ — месяц и ГГГГ — год.
  2. Сведения о действии кадрового характера:
  • номер записи о мероприятии по порядку в рамках этой отчетной формы;
  • дата кадрового действия;
  • сведения о мероприятии имеют буквенные обозначения следующего формата:
  • наименование должности (специальности, профессии и т.д.) и структурное подразделение в соответствии с штатным расписанием страхователя;
  • причина увольнения с уточнением статьи ТК;
  • информация о документе, на основании которого внесена запись в ЭТК.

Форма заверяется руководителем организации с проставлением его подписи и ее расшифровкой. В бумажном варианте документы могут быть сданы в ПФР только при численности работников, не превышающих 25 человек. Остальные обязаны передавать их в электронном виде, содержащие электронную подпись руководителя. Трудовой Договор Электронная Трудовая Книжка Образец.

Ответственность работодателя

-за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;

-за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;

-за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда.

Прошу в дальнейшем, с момента подачи настоящего заявления, осуществлять ведение моей трудовой книжки в электронном виде.

(подпись, должность, расшифровка подписи лица, ответственного за ведение кадрового учета)

Трудовую книжку на бумажном носителе получил (а), претензий по оформлению записей в трудовую книжку к работодателю не имею.

Прошу продолжать осуществлять ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе.

(подпись, должность, расшифровка подписи лица, ответственного за ведение кадрового учета)

Чем электронная трудовая книжка лучше бумажной?
При выборе только электронной версии, книжка на бумаге получает итоговую запись о переходе и выдается на руки сотруднику. Больше в нее записи не вносятся, но сам документ нужно сохранить для подтверждения стажа до 2024 года.

Чем электронная трудовая книжка лучше бумажной?

Работникам предлагается переход на цифровой носитель, при этом дается возможность сохранить и бумажный вариант со стандартными записями.

При выборе только электронной версии, книжка на бумаге получает итоговую запись о переходе и выдается на руки сотруднику. Больше в нее записи не вносятся, но сам документ нужно сохранить для подтверждения стажа до 2024 года.

Вы сталкивались с нарушением прав со стороны работодателей?
ДаНет, никогда

При выборе бумажной версии, работодателю все равно придется вести учет рабочей деятельности электронно, при этом параллельно вносятся записи в обычную трудовую.

  • Работники имеют более быстрый и неограниченный доступ к информации о своей деятельности.
  • Отсутствуют неточности и погрешности в сведениях.
  • У работников есть возможность осуществлять трудовую деятельность дистанционным методом.
  • Работодатели не тратят денежные средства на покупку, заполнение и хранение бумажных вариантов документа.
  • Утверждение пенсионных выплат по лицевому счету может быть осуществлено дистанционно.
  • Применение сведений в электронном варианте подходит для получения Госуслуг.
  • Хранение данных абсолютно безопасно.

То есть у такого вариант масса достоинств, поэтому рекомендуется сотрудникам перейти на цифровые книжки. Об этом нужно написать заявление такого образца, после чего работодатель сделает конечную запись о переходе на электронные книжки.

Записи вносятся при помощи шариковой либо гелевой ручки (черный, синий или фиолетовый цвет). Число и месяц указываются двузначными цифрами, год ‒ четырехзначными. Сокращать слова недопустимо.

Как сделать запись о переходе?

«Работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ»

Далее документ с выполненной записью выдается владельцу, и работник обязательно расписывается в книге учета книжек, подтверждая получение.

Как сделать запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку?

Что далее требуется от работодателя, если сотрудник переходит на электронные трудовые:

Ответы на вопросы

Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2024 года. В этом случае с 2024 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если же работник не подаст (не успеет подать) такое заявление до 31 декабря 2024 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

баннер

В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2024 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

В течение какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?

С 1 января 2024 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2024 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль. Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Выводы

Электронная трудовая книжка, не имеющая физического носителя, имеет преимущества перед своим бумажным предшественником. И все больше граждан выбирают именно цифровой способ фиксации своего страхового стажа. Однако это еще достаточно новый для работодателей способ отражения данных о трудовой деятельности своих сотрудников.

Именно поэтому во избежание серьезных ошибок и утраты данных стоит обращать особое внимание на соблюдение установленных норм и требований, регулирующих порядок принятия на работу граждан с электронными трудовыми книжками.

🟠 Введите свои вопросы в форму для бесплатной консультации

Оцените, пожалуйста, публикацию:
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *