Личные дела работников после увольнения
Личные дела уволенных сотрудников могут храниться только при наличии годовой описи. В определенный год кадровик составляет список уволенных сотрудников и проставляет на обложке дел год прекращения трудовых отношений.
Сроки хранения документов регламентированы приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и составляют от 3 до 75 лет в зависимости от документов.
| Период хранения | Категория данных |
| 3 года | документы граждан, не принятых на работу; |
| 5 лет | характеристики и резюме; |
| бумаги, не вошедшие в состав личных дел (заявления, справки, докладные, служебные записки); | |
| 50 лет | личные карточки сотрудников, уволенных после 1 января 2003 года; |
| 75 лет | личные карточки сотрудников, уволенных до 1 января 2003 года; |
| дела тех, кто был командирован за границу; | |
| данные о доходах и имуществе гражданских служащих; | |
| документы касаемо реабилитаций; | |
| оригиналы личных документов (аттестаты, трудовые книжки, дипломы, удостоверения); | |
| акты приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе; | |
| документы касаемо персональных данных (уведомления, согласия на обработку информации). |
Также согласно «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558) на постоянной основе сохраняются в архиве документы:
- глав предприятий;
- главы предприятия;
- членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
- членов (депутатов) представительных органов всех уровней власти в России;
- сотрудников, которые имеют государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания.
Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.
В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:
- своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
- приобщение поступающих материалов и их изъятие;
- выдача материалов дела, заверение копий;
- ведение внутренней описи;
- периодическая проверка состояния дел;
- закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.
Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.
Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152).
При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.
В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.
| Период хранения | Категория данных |
| 3 года | документы граждан, не принятых на работу; |
| 5 лет | характеристики и резюме; |
| бумаги, не вошедшие в состав личных дел (заявления, справки, докладные, служебные записки); | |
| 50 лет | личные карточки сотрудников, уволенных после 1 января 2003 года; |
| 75 лет | личные карточки сотрудников, уволенных до 1 января 2003 года; |
| дела тех, кто был командирован за границу; | |
| данные о доходах и имуществе гражданских служащих; | |
| документы касаемо реабилитаций; | |
| оригиналы личных документов (аттестаты, трудовые книжки, дипломы, удостоверения); | |
| акты приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе; | |
| документы касаемо персональных данных (уведомления, согласия на обработку информации). |
Нормативная база
- Федеральный закон от 25 декабря 2008 г. N 273-ФЗ "О противодействии коррупции".
- Указ Президента РФ от18.05.2009 N 557 перечня должностей федеральной государственной службы, при замещении которых федеральные государственные служащие обязаны представлять сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей.
- Указ Президента РФ № 559 от 18.05.2009 «О предоставлении сведений о доходах».
- Указ Президента РФ от 21.09.2009 N 1065 (ред. от 19.09.2017) "О проверке достоверности и полноты сведений, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, и федеральными государственными служащими, и соблюдения федеральными государственными служащими требований к служебному поведению".
- Указ Президента РФ от 21.09.2009 N 1066 (ред. от 19.09.2017) "О проверке достоверности и полноты сведений, представляемых гражданами, претендующими на замещение государственных должностей Российской Федерации, и лицами, замещающими государственные должности Российской Федерации, и соблюдения ограничений лицами, замещающими государственные должности Российской Федерации".
- Указ Президента Российской Федерации от 23.06.2014 г. № 460 Об утверждении формы справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и внесении изменений в некоторые акты Президента Российской Федерации.
Изменения в справке о предоставлении сведений служащих с 01.01.2015 г. Указом Президента РФ от 23.06.2014 N 460 Об утверждении формы справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и внесении изменений в некоторые акты Президента Российской Федерации:
Должна ли в личном деле сотрудника находится справка с предыдущего места работы формы Формы №2 НДФЛ (о зарплате)?
Бухгалтерия по новому месту работы может выслать запрос в старую организацию.. только обычно так не делают. Вы сами должны поехать и взять эту справку. Но если ваш доход на момент поступления на новое место работы превысил 20 000 рублей (при условии, что у вас нет детей и вы получали стандартный вычет 400 рублей на сотрудника) или 40 000 рублей (если есть дети и вы получали налоговый вычет в размере 600 рублей на каждого ребёнка) , то смысла брать справку нет, вычеты предоставляться не будут так как превышен порог при котором вычеты предоставляются.
Эти вычеты будут предоставляться с нового 2009 года при условии что вы напишете заявление на эти самые вычеты в бухгалтерии вашей организации.
Медицинская справка формы 001 ГС/У: каких врачей нужно проходить
Справка ГСУ 001 для государственной и муниципальной службы может быть оформлена в любом учреждении здравоохранения СПб с государственной лицензией на осуществление данного вида деятельности. Это означает, что человек имеет право обратиться в государственную, муниципальную или частную организацию.
Возможно ли оформление справки 001 ГС/У без прохождения обследования?
Рассмотрим ситуацию, когда мед справка 001 ГСУ (госслужба) будет требоваться срочно. Как получить её без прохождения врачей и сдачи анализов? Купить? Заказать? Даже если будет изыскана такая возможность она однозначно будет незаконной. Получить легальный документ по форме 001 ГС/У для госслужбы без прохождения полного объёма обследования нельзя. Ни одно медицинское учреждение и ни один врач на законных основаниях не могут этого сделать.
Структура справки о доходах госслужащего и членов его семьи
Подробно порядок заполнения каждого раздела разобран в методических рекомендациях Минтруда, ежегодно публикуемых на сайте ведомства. В 2024 году при формировании справки следует руководствоваться этим документом.
Загрузка...
