IV. Передача и отправка документов с грифами конфиденциальности

Любое перемещение документов между структурными подразделениями необходимо производить через подразделение, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства, с внесением соответствующей информации в учетные формы.

Отправку конфиденциальных документов сторонним организациям целесообразно осуществлять только с сопроводительными письмами.

Отправка документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется заказными почтовыми уведомлениями с описью вложения, экспресс-почтой или нарочно.

При отправке конфиденциальных документов применяют двойное пакетирование (вкладывание конверта в конверт): на внутреннем конверте указывается номер исходящего письма и соответствующий гриф конфиденциальности, на внешнем конверте указывается адрес получателя и номер исходящего письма без грифа конфиденциальности.

При необходимости документы могут передаваться адресату лично под роспись на визовом экземпляре или на реестре передачи документов.

V. Копирование (тиражирование) документов с грифами конфиденциальности

Снятие копий с документов с грифами конфиденциальности должно производиться ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства только при наличии четкого письменного указания уполномоченного руководителя, например на основании резолюции на служебной записке заинтересованного подразделения.

Все дополнительно снятые копии должны быть обязательно учтены в журнале регистрации, в который занесены учетные данные копируемого документа: указывается номер экземпляра копии размноженного документа, реквизиты документа, на основании которого изготовлена копия.

Номер экземпляра проставляется на каждом размноженном документе и обычно состоит из номера экземпляра документа, с которого снимается копия, и порядкового номера копии через косую черту, например: экз. № 1/2, где 1 — номер экземпляра документа, с которого снимается копия, а 2 — порядковый номер снятой копии.

На обороте последнего листа подлинника документа или экземпляра, с которого снималась копия, делается запись (или проставляется штамп) с указанием количества копий, их номеров, рассылки по экземплярам, фамилии исполнителя и даты.

Экз. № 1/1 — наименование организации, в которую будет направлена данная копия.

Экз. № 1/2 — наименование организации, в которую будет направлена данная копия.

Передача изготовленных копий осуществляется работникам только под роспись в журнале учета.

VI. Группировка документов с грифами конфиденциальности в дела

В номенклатуру дел организации в обязательном порядке включаются дела с грифами конфиденциальности и журналы регистрации конфиденциальных документов. В номенклатуре дел в графе «Номер дела» к соответствующему номеру дела добавляется отметка «КТ» («коммерческая тайна») или «К» («конфиденциально»).

После исполнения документы подшиваются в соответствующие дела. Документы с грифами конфиденциальности группируются в дела отдельно от документов общего делопроизводства.

Все дела с грифами конфиденциальности независимо от срока их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела и заполняется по мере подшивки в дело документов.

Памятка секретарю-референту о порядке работы сотрудников с конфиденциальной информацией

1. В условиях конкуренции производственная и коммерческая тайна выступают как элемент маркетинга и предприимчивости, как способ увеличения прибыли фирмы. Утрата конфиденциальной информации может привести к снижению доходов фирмы или ее банкротству.

2. Сотрудники всех должностных категорий фирмы, имеющие отношение к конфиденциальным документам, допускаются к ним только после подписания специального обязательства о неразглашении сведений, составляющих производственную или коммерческую тайну фирмы, тем самым обретая формальное право быть допущенным к тем или иным конфиденциальным сведениям.

3. Сотрудник должен хранить в тайне сведения, отнесенные к производственным или коммерческим секретам фирмы, ставшие ему известными по службе или иным путем. Разглашение конфиденциальных сведений фирмы, передача их третьим лицам, публикация без согласия руководства фирмы, а также их использование для любой деятельности, которая в качестве конкурентного воздействия может нанести ущерб фирме, влечет ответственность любого виновного сотрудника фирмы в соответствии с законодательством.

4. Сотрудник обязан работать только с теми конфиденциальными сведениями и документами фирмы, к которым он на законных основаниях получил доступ в силу служебных обязанностей; должен знать, какие конкретные сведения подлежат защите, а также строго соблюдать правила пользования ими.

5. При совместном участии в работе представителей других фирм, организаций и предприятий сотрудник может знакомить их с конфиденциальными сведениями только с письменного разрешения руководителя фирмы или структурного подразделения.

При этом руководитель должен определить конкретные вопросы, подлежащие рассмотрению, и указать, кому и в каком объеме может быть сообщена информация, подлежащая защите.

6. Об утрате или некомплектности документов, дел, электронных баз данных, носителей информации, изделий, содержащих производственную или коммерческую тайну фирмы, обнаруженных повреждениях хранилищ, сейфов, металлических шкафов, замков, средств сигнализации и оповещения, утере личных печатей, а также о причинах и условиях возможной утраты конфиденциальных сведений, попытках каких-либо лиц получить эти сведения работник обязан немедленно сообщить руководству фирмы и руководителю службы безопасности.

7. При увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку необходимо сдать секретарю-референту первого руководителя фирмы все носители конфиденциальной информации (рукописи, черновики, документы, чертежи, магнитные носители, распечатки на принтере, кино-, фотонегативы и позитивы, материалы, изделия и т.д.), которые находились в распоряжении сотрудника в целях выполнения им служебных обязанностей.

8. Сотрудник по первому требованию службы безопасности или секретаря-референта обязан предъявлять для проверки все числящиеся за ним материалы, содержащие производственную или коммерческую тайну фирмы, предоставлять устные или письменные объяснения о нарушениях установленных правил работы с конфиденциальными материалами, учета и хранения документов и изделий, содержащих секреты фирмы, а также фактах разглашения сведений, утраты документов и изделий.

9. Обязательства, связанные с защитой производственной и коммерческой тайны фирмы, не ограничивают прав сотрудника на интеллектуальную собственность, в частности на подачу заявки на изобретение, возможное патентование и т.д. Реализация права работника на интеллектуальную собственность осуществляется в соответствии с установленным законодательством порядком. Срок ограничений, связанных с необходимостью защиты секретов фирмы, определяется ее руководством при заключении трудового контракта с сотрудником. Об окончании действия ограничений работник уведомляется руководством в письменной форме.

Типы информации, которые не подлежат распространению
Имеются различные виды информации, нуждающиеся в особой охране путем подписания расписки об их нераспространении и содержат материалы в виде:

Можно ли отказаться подписывать

Отказаться можно, но с последствиями. Если должность, которую занимает сотрудник, предполагает работу с информацией, составляющей коммерческую тайну, не получится отказаться от подписания и сохранить должность. Отказываясь подписывать соглашение, сотрудник делает невозможным исполнение должностных обязанностей и перестает соответствовать занимаемой должности. В этой ситуации работодатель вынужден либо предложить работнику другую должность, не предполагающую работу с коммерческой тайной, либо уволить его. Это прописано в статье 74 Трудового кодекса РФ, поскольку введение коммерческой тайны можно считать изменением организационных условий.

54 Положение о режиме коммерческой( служебной) тайны организации — структура,содержание,порядок оформления.
При разработке системы доступа к конфиденциальным документам необходимо руководствоваться следующими подходами.

54 Положение о режиме коммерческой( служебной) тайны организации — структура,содержание,порядок оформления.

Положение о коммерческой тайне — нормативный акт, устанавливающий состав обязанностей сотрудников по ее неразглашению, а также определяющий механизмы ответственности работников за невыполнение этих обязанностей.

Если компания-работодатель понесет убытки, связанные с невыполнением теми или иными работниками обязанностей по сохранению коммерческой тайны, она получит право взыскать их с нарушителей, но только при условии, что те подписали соответствующее положение.

Законодатель не определяет и даже не рекомендует структуру данного нормативного акта. Исходя из практики менеджмента в российских компаниях, можно допустить наличие в положении о коммерческой тайне, образец 2017 года будет представлен ниже, следующих основных разделов, в которых устанавливаются:

полномочия руководства фирмы в части обеспечения сохранности коммерческой тайны;

перечень обязанностей сотрудников по обеспечению сохранности коммерческой тайны;

механизмы ответственности сотрудников за нарушение обязательств, предусмотренных положением.

Документ может дополняться различными приложениями. В них могут фиксироваться:

персонифицированные обязательства сотрудников по обеспечению сохранности коммерческой тайны.

При этом сведения, составляющие коммерческую тайну, могут быть классифицированы по категориям исходя из сложившегося порядка их использования в конкретных структурных подразделениях фирмы. Руководители внутрикорпоративных подразделений должны ознакомиться с данными приложениями под расписку.

Подтвердить подписью факт ознакомления с перечнем личных обязанностей по защите коммерческой тайны, приведенным в приложении к положению, должны также работники фирмы.

Положение о коммерческой тайне заверяется руководителем фирмы. Во многих организациях также принято согласовывать его с юристом.

Оцените, пожалуйста, публикацию:
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *