Срок Хранения Личного Дела Работника После Его Увольнения в 2024 Году

Образец приказа на допуск

Личное дело уволенного работника формируется по принципу досье и сохраняется в отделе кадров организации до окончания календарного года. В течение 3 лет после увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив.

Как формируется личное дело работника

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются: Срок Хранения Личного Дела Работника Мвд После Его Увольнения.

Положение о ведения личных дел сотрудников школы

Это необходимо для обеспечения деятельности госоргана с учетом ч. Что должно быть в папке

1. аттестационные листы;
2. копии всех приказов по личному составу в отношении конкретного специалиста;
3. автобиография сотрудника;
4. личный листок по проведению учета кадров;
5. личные заявления, подаваемые сотрудником;
6. результаты пройденных медосмотров;
7. должностная инструкция сотрудника;
8. отзывы должностных лиц о специалисте;
9. полученные характеристики и предоставленные рекомендательные письма;
10. составленное заявление о приеме на должность;
11. анкета;
12. трудовой договор (ТД) и оформленные дополнительные соглашения к нему;
13. внутренняя опись всех документов дела;
14. дополнение к личному листку по ведению учета кадров;
15. лист-заверитель дела.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета.

]чM·$Ъ?щCш:р-┤?AЎщ!дoЕv▓hc╕o ЧГд√ Ж┐J·/│рЎ▒?ф√6/╛Ё2Цк[єw6[Зj╤Io]гЩи зШ▌d0Г┴`0Г┴`,┤уЁ├fы└`0█ф╗aO│u`0▐lи╙l Г▒T╤Ъ┐c-╠WG┤WAъП╤CЫ.М╡л*-й┐_/й├DэXH╓¤;n╧BКшGЧIВЩ╘_?Hы╗Ч╘aRўI▌╒^!в;н╖$M7А■ x╔Вщ;t7azъ7ая┬uиаг·\ёрr>ф╗сн(ўа/> После этого уполномоченный специалист должен его полностью оформить: проверить наличие всех документов; проверить хронологию бумаг в папке; сверить нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором)

Для того чтобы правильно поставить этот сектор делопроизводства в фирме, необходимо разработать и утвердить специальное «Положение о порядке формирования и ведения личных дел». Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения. Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства.

Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету (обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись).

Документы, подлежащие включению в ЛД, можно условно поделить на три категории:

1. справки о медосмотрах;
2. анкеты и резюме;
3. копия приказа о приеме на работу и т. д.;
4. трудовой договор;
5. копия трудовой книжки;
6. заявление о приеме на работу;
7. дополнительные соглашения к трудовому договору;
8. копии паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета, диплома, сертификатов, аттестата;
9. копии свидетельства о браке, разводе, рождении ребенка, установлении инвалидности;
10. должностная инструкции;
11. представляемые и формируемые при поступлении на работу:
    • копии паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета, диплома, сертификатов, аттестата;
    • анкеты и резюме;
    • рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы;
    • медицинские справки;
    • заявление о приеме на работу;
    • трудовой договор;
    • копия приказа о приеме на работу и т. д.;
12. рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы;
13. копии приказов о переводе, повышении, снятии дисциплинарного взыскания и т. Сколько Лет Хранятся Личные Дела Работников После Увольнения.

    Как правильно хранить личные дела в бюджетной организации

    Срок хранения кадровой документации напрямую зависит от того, когда окончено делопроизводство. Если оно закрыто до 01.01.2003 г., то все приказы – прием на рабочее место в организации, перевод в иное подразделение, отпуск за свой счет, карточки уволенных служащих и другие – должны находиться в архивной службе 75 лет. В случае окончания делопроизводства после 01.01.2003 г. эти документы обязаны сохраняться 50 лет. Личные дела руководства и внутренний распорядок необходимо хранить на постоянной основе. Сроки хранения заявлений, составленных служащими и находящимися в личных делах, являются идентичными.

    Документация, которая хранится отдельно (не в личных делах) – приказ о ежегодном или учебном отпуске, командировочной поездке и т. п. – следует хранить на протяжении 5 лет. Что касается материалов об аттестации, их хранят в архиве 45 лет, а документация, подтверждающая вредные, опасные и тяжелые трудовые условия, – 75 лет. График отпусков работников и правила трудовой дисциплины, если они меняются, следует хранить в течение одного года.

    Сохраняться все кадровые документы должны в архиве. Его отсутствие влечет за собой неприятные последствия, такие как отрицательное заключение аудиторов о неправильном хранении документации, в случае конфликта с сотрудником, найти сведения о нем также может стать большой проблемой, довольно сложным будет процесс отслеживания поступления в кадровую службу документов. Помимо этого, сохранять документы должным образом предусмотрено законодательством РФ. Поэтому архив должен иметься абсолютно в каждой организации.

    Для создания архива первым делом необходимо утвердить локальные акты, а после отвести отдельное помещение, в котором следует соблюдать условия хранения, правильно размещать документацию и регулярно проверять ее состояние. Во избежание порчи документации, в помещении должны соблюдаться строгие требования, касающиеся температуры и влажности воздуха, регулярной уборки, наличие специальных стеллажей, охраны помещения и т. п., требования эти регламентируются приказом Министерства культуры № 526, п. 2.14-2.30.

    

    Архив в организации (компании) – это такой же отдельный производственный участок, как и бухгалтерская или кадровая службы. У данного подразделения должен быть начальник, штат сотрудников и штатное расписание. Подчиняется архив, как правило, отделу делопроизводства или непосредственно руководителю компании.

    Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

    ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

    Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

    Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности. Сколько Хранится Личное Дело Сотрудника После Увольнения.

    Что такое личное дело?

    Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252.

    У кого есть доступ к архивным данным?

    Руководитель предприятия должен оформить приказ, в котором дать список сотрудников, у которых есть доступ к личным делам. Каждый ответственный работник должен расписаться в приказе.

    

    Для государственных предприятий прописана такая обязанность — не реже одного раза в год ответственный сотрудник кадровой службы должен знакомить наёмный персонал организации с содержанием их личных дел. После ознакомления следует оформить специальную карточку, в которой прописывается дата ознакомления и личная подпись государственного служащего. Карточка ознакомления подшивается к личному делу.

    Для коммерческих предприятий такой обязанности не установлено.

    Как вести дело в государственных организациях

    Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.

    Сколько хранить

    Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.).

    Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.

    🟠 Введите свои вопросы в форму для бесплатной консультации

    Подать иск Составляем заявление Обращение в суд Права и обязанности Составить текст жалобы Трудовое право Следует знать работникам Подача документов Судебное решение