Сколько Хранятся Срочные Трудовые Договора в Организации

Как правильно организовать хранение договоров?

Если Ваша компания постоянно взаимодействует со сторонними предприятиями, рекомендуется хранение договоров в электронном архиве. Ведь именно здесь фиксируются все бумаги, подписанные руководителем. После регистрации договоров сотрудник канцелярии может разнести их копии по отделам, которым поручено исполнение. Если же фирма не столь велика и ответственного делопроизводителя в ней нет, хранение договоров обычно поручают юридическому отделу, а копии предоставляют в бухгалтерию.

Внутренняя регистрация

Как бы то ни было, прежде чем поступить на хранение, любой из договоров обязательно должен пройти внутреннюю регистрацию. Будь то международный контракт на поставку авиадвигателей или простой договор об уборке помещения — каждой бумаге должен быть присвоен индивидуальный номер и найтись место в архиве. Современный вариант — сделать этот архив электронным. Для этого все бумаги сканируются и нумеруются, после чего найти и распечатать любую из них будет предельно просто.

Хранение договоров и их регистрация в электронном архиве

Cделать электронный архив договоров без опыта подобной работы очень тяжело. Одна незначительная ошибка — и Вы уже не сможете восстановить историю деятельности фирмы за нужный период. Даже если неточность закралась в информационную базу лишь один раз, она тянет за собой целый ряд других ошибок в регистрации и хранении договоров. В итоге получается эффект «падения фигурок домино».

Срок хранения документов в 2024 году

При определении вида договора, чтобы правильно определить срок его хранения, указанный в Перечнях, тоже следует быть внимательным, так как на практике встречаются смешанные договоры.

Договор может называться «Договор поставки», а по факту оказаться смешанным договором: по нему осуществляются и поставка, и сборка мебели.

Или, например, договор называется «Договор аренды», а на самом деле в договоре предусмотрена аренда здания с последующим его выкупом.

Если у договора двойное (или тройное) назначение, необходимо выяснить срок хранения для каждого назначения и хранить документ по максимальному из найденных сроков.

Кроме того, наименование договора не является обязательным с точки зрения ГК РФ, а раз так, то для того, чтобы определить, к какому виду относится данный договор, при отсутствии его наименования и, соответственно, чтобы определить срок его хранения, договор необходимо будет прочитать и соотнести со статьями ГК РФ. Если вы затрудняетесь самостоятельно отнести договор к определенному виду, то стоит обратиться за консультацией в юридическую службу организации.

При работе с договорами возникает необходимость использования их копий различными структурными подразделениями организации. Хранение копий договоров должно быть предусмотрено номенклатурой дел организации. Как правило, срок хранения копий документов устанавливается до минования надобности. Напомним, что такой срок хранения не может быть менее года.

Примером служит статья 576 Перечня 1, в которой срок хранения коллективных договоров устанавливается «Пост.**», а присланные для сведения – «до минования надобности».

Обратим ваше внимание на ст. 273 Перечня 1, касающуюся документов о проведении конкурсов, котировочных заявок (котировок), аукционов. В перечень документов здесь входят и «копии договоров (контрактов)». Говоря о копии договора, мы подразумеваем, что речь идет о копии уже заключенного (подписанного) договора, а не о его проекте. Но на стадии проведения конкурсов, котировок, аукционов никаких договоров (контрактов) не подписывается!

В соответствии со ст. 22 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» «к конкурсной документации должен быть приложен проект государственного или муниципального контракта (в случае проведения конкурса по нескольким лотам – проект контракта в отношении каждого лота), который является неотъемлемой частью конкурсной документации».

Поэтому более корректно в данной статье Перечня 1 и в номенклатуре дел вашей организации использовать термин «проект государственного или муниципального контракта», который прилагается к конкурсной документации.

Мы рассмотрели общие сроки хранения договоров, приведенные в двух перечнях. В следующем номере журнала читайте продолжение темы. Мы углубимся в тонкости сроков хранения различных договоров купли-продажи, которые во многих организациях составляют большинство заключенных договоров, расскажем об особенностях хранения государственных и муниципальных контрактов, объясним, как хранить приложения, допсоглашения и протоколы разногласий к договорам, а также документы, связанные с исполнением договоров, поговорим о хранении регистрационных форм.

«Измеряемый» срок хранения договора (то есть трехлетний, пятилетний и т.д.) начинается после того, как обязательства по нему будут исполнены. В Перечне 2024 много комментариев по этому поводу, мы разместим их в таблицах ниже (а именно в графах «Примечания»).

Сколько Хранятся Срочные Трудовые Договора в Организации

Вопрос: Какой срок предусмотрен для хранения работодателем трудовых договоров работников хозяйственного общества? Каков порядок хранения работодателем трудовых договоров работников, в том числе уже уволенных?

Срок хранения трудовых договоров, заключенных до 2003 г., в хозяйственном обществе составляет не менее 75 лет со дня создания, срок хранения трудовых договоров, заключенных после 2003 г., составляет не менее 50 лет со дня создания.
Законодательство РФ не устанавливает определенный порядок хранения трудовых договоров. Как правило, трудовые договоры хранят в личном деле работника в кадровой службе организации. Дела уволенных работников подлежат передаче на хранение в архив.

Обоснование: Согласно ст. 56 Трудового кодекса РФ трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
Таким образом, трудовой договор — это основной документ, подтверждающий трудовые отношения между работодателем и работником.
В соответствии с п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ) документы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем, хранение которых регулируется указанным Законом.
Следовательно, так как трудовой договор отражает трудовые отношения работника с работодателем, данный документ является документом по личному составу.
При этом архивные документы организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, относятся к частной собственности (ст. 9 Закона N 125-ФЗ). Работодатель вправе создавать архивы для хранения необходимой информации, в том числе по личному составу. Пунктом 3 ч. 1 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ установлено, что документы по личному составу, созданные до 2003 г., хранятся в иных организациях (кроме государственных и муниципальных) не менее 75 лет со дня создания. Пунктом 3 ч. 2 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ установлено, что документы по личному составу, созданные после 2003 г., хранятся в иных организациях (кроме государственных и муниципальных) не менее 50 лет со дня создания.
Таким образом, срок хранения трудовых договоров в зависимости от даты их заключения (до или после 2003 г.) составляет не менее 75 или 50 лет со дня создания.
Законодательство РФ не устанавливает определенный порядок хранения трудовых договоров работников хозяйственного общества. Как правило, трудовые договоры хранят в личном деле работника в кадровой службе организации. При этом в отделе кадров хранятся личные дела работающих работников. Дела уволенных работников подлежат передаче на хранение в архив.

Когда начинается срок хранения

Это очень важный вопрос, так как именно с ним возникает множество ошибок. Хранение договоров на предприятии РБ или РФ в данном случае абсолютно одинаково и начинается в тот момент, когда начинается новый год, в котором конкретный документ больше не действует. К примеру, есть договор, который закончился в 15 июля 2010. Его нужно сохранять на протяжении 5 лет, однако уничтожать его можно не 15 июля 2015, а в начале 2024 года. То есть, отчет пошел с 01.01.2011, а не с седьмого месяца предыдущего года. Обычно, с целью вообще минимизировать шанс на ошибку, к определенному ранее сроку добавляется 1 год. И только после того, как он пройдет, начинается процедура уничтожения.