Журнал регистрации приказов на отпуск

Информация обо всех изданных на предприятии приказах об отпуске может храниться в особом журнале регистрации приказов на отпуск. Унифицированной формы такого журнала не существует, поэтому каждая компания вправе принять для себя наиболее удобный формат ведения этого учётного документа. На иллюстрации далее приведён пример оформления названного журнала.

Сколько Хранятся Приказы на Дополнительный Отпуск

Журнал регистрации приказов об отпуске может быть оформлен в свободном формате Срок Хранения Приказа о Дополнительном Отпуске.

Новые сроки хранения кадровых документов в 2022

Сроки хранения документов в 2022 году на предприятиях изменены с 18 февраля 2021 года с принятием указаний Росархива — приказа № 236. В документе утвержден новый Перечень типовых документов, которые образуются в работе. Там же указаны обновленные сроки их хранения.

Срочно! Ваша организация имеет в штате водителей? Узнайте на нашем новом курсе , какие изменения в их работе вступили в силу в 2022 году, что изменить в компании и как подготовиться к проверке ГИТ по водителям. Сколько Хранятся Заявления на Отпуск в Архиве.

Организация хранения заявлений и приказов на отпуск

Непосредственные условия, в которых должны сохраняться приказы и заявления, не регламентируются конкретными правилами в законодательстве, помимо основ безопасности работы с документацией. Поэтому организация данной системы хранения реализуется максимально удобно для отдела кадров и руководства компании.

  1. Важно знать, что тот или иной документ может потребоваться в любой момент для руководства или проверяющей структуры, поэтому лучше их разделить на отдельные папки в зависимости от сроков нахождения в архиве.
  2. Сортировать бумаги в каждой папке лучше по определенным критериям: по году создания или по фамилиям сотрудников, которые были отправлены в отпуска.
  3. Документы больших объемов разделяются на несколько томов и сортируются по алфавиту, после чего распределяются в разные папки.
  4. Во время регистрации распоряжения на отпуска нумеруются в хронологическом порядке способом, установленным в конкретной компании и наиболее удобным для кадровиков. Разработанная система регистрации может быть закреплена внутренним актом организации.
  5. Все оригиналы документов, относящиеся к категории длительного хранения, подшивают в дела, после чего они готовы к передаче в архив. Предварительно каждое дело вносится в номенклатуру дел компании.
  6. Когда истекает срок хранения того или иного документа, экспертной комиссией проводится экспертиза ценности бумаг, после чего документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению на основании акта ЭК либо по приказу руководства.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам: Сколько Лет Хранятся Приказы на Командировку.

Хранение заявления о предоставлении отпуска

Сроки хранения заявлений на предоставление отпуска зависят от того, включены они просто в состав документов по личному составу или являются частью личного дела. Этот момент крайне важно выяснить для надлежащего применения пп. 656 и 665 Перечня, согласно которым документы, вошедшие в личное дело, хранятся 75 лет, а те, что не вошли, — 5 лет.

Понятие личного дела и его наполнение определены только для госслужащих. Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, устанавливает перечень обязательных к включению в состав личного дела документов, к которым заявления на предоставление отпуска не относятся (п. 16).

Иным организациям необходимо самим решить, что включать в личное дело сотрудника.

Учитывая вышеизложенное, работодателю следует быть внимательным и не допускать наложения сроков хранения отдельных видов документов. Например, при включении внутренним актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений на ежегодный отпуск, срок их хранения с установленных Перечнем 5 лет возрастает до 75 лет.

Чем регулируется
Иным организациям необходимо самим решить, что включать в личное дело сотрудника.

Ведение личных дел работников в 2022 году: основные правила

Формирование личных дел, как правило, поручается кадровику или делопроизводителю. Поскольку информация, которую приходится использовать в процессе работы, носит персональный характер, требования по защите персональных данных неукоснительно соблюдайте! Порядок оформления личных дел закрепляется на локальном уровне — приказом, распоряжением, специальной инструкцией или нормативным актом. Дополнительно работодатель устанавливает перечень документов, включаемых в состав личного дела, куда обычно входят:

  • внутренняя опись личного дела;
  • анкеты, тесты, автобиография, заявление о приеме на работу и другие документы, полученные от работника на этапе собеседования;
  • копии дипломов, аттестатов, лицензий, сертификатов и других документов о образовании, квалификации, специальных навыках и знаниях;
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • копии паспорта, ИНН, страхового свидетельства;
  • аттестационные листы и отзывы коллег о работнике;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • докладные и служебные записки;
  • должностные инструкции;
  • акты и уведомления;
  • личные заявления и справки о состоянии здоровья;
  • копии приказов по личному составу, имеющие отношение к работнику — о переводах, поощрениях, долгосрочных командировках, направлении на обучение, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
  • личный листок (карточка) по учету кадров.

В целом же состав личного дела определяется особенностями взаимоотношений с конкретным сотрудником и характером порученной ему работы. Например, в папку на работника, имеющего доступ к коммерческой или иной охраняемой законом тайне, подшивается соглашение о неразглашении конфиденциальных данных. А в деле работающего инвалида хранятся копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности.

Законодатель не унифицировал форму личного дела. Следовательно, каждая организация вправе самостоятельно решать, как должна выглядеть такая папка и какие документы в нее следует подшить. Как правило, в основу ложится личный листок (карточка) по учету кадров, содержащий персональные и биографические сведения о сотруднике (дату рождения, ФИО, пол, семейное положение, профессия, уровень владения иностранными языками и т.д.). Это может быть как унифицированная форма Т-2, так и разработанный работодателем бланк.

Заполняет его сам работник после трудоустройства, подтверждая достоверность предоставленных сведений подписью с указанием даты. Сюда же вклеивается фото. Чтобы обновить сведения (например, в случае изменения семейного положения, получения ученого звания или повышения квалификационного уровня), составляется дополнение.

О правилах работы с унифицированными бланками Т-2 читайте на портале «Кадровое дело»:

Сформированное личное дело хранится в отделе кадров вплоть до увольнения сотрудника. Доступ к папкам строго ограничивается. После прекращения трудовых отношений, не позднее трех лет с момента увольнения, дело передается в архив. Еще до передачи в самый конец папки помещается лист-заверитель с указанием количества листов, особенностях физического состояния и формирования тома, датой оформления и подписью ответственного должностного лица.

В помощь кадровику — полезное видео о том, как привести локальную документацию в порядок и утвердить недостающие формы для комфортной работы по учету кадров, и подборка готовых кадровых документов для скачивания:

На ежегодный отпуск
Согласно ст. 434 перечня, установленного приказом №236 Росархива, эта бумага относится к документации личного состава и хранится 5 лет.

Приказ об учебном отпуске: как отразить в документообороте

Работник обязательно должен поставить свою подпись под документом, подтвердив таким образом, что с приказом он ознакомлен. Оформляется приказ с использованием унифицированной формы Т-6 либо на бланке, утвержденном ЛНА фирмы.

Название компании Физическое лицо указывает здесь свои фамилию и инициалы. Для юридических лиц необходимо написать полное название. Если учредительные документы предполагают какие-либо сокращенные варианты — их тоже вписывают. Размещается надпись в левом углу бланка вверху.
Данные работника Эта информация должна занимать верхний угол вверху. Сначала пишут должность, а потом ФИО сотрудника — в родительном падеже.
Текст Это поле содержит информацию о начале и окончании отпуска и о его виде.
Подпись Обе стороны ставят отметки об ознакомлении с бумагой.
Направление документа в дело В низу бумаги — в левом углу об этом ставят отметку.

🟠 Пройдите опрос и получите бесплатную консультацию

🟠 Введите свои вопросы в форму для бесплатной консультации

Оцените, пожалуйста, публикацию:
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *