Сколько Хранится Должностная Инструкция Работника После Увольнения

Личные дела работников после увольнения

Личные дела уволенных сотрудников могут храниться только при наличии годовой описи. В определенный год кадровик составляет список уволенных сотрудников и проставляет на обложке дел год прекращения трудовых отношений.

Сроки хранения документов регламентированы приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и составляют от 3 до 75 лет в зависимости от документов.

Также согласно «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558) на постоянной основе сохраняются в архиве документы:

• глав предприятий;
• главы предприятия;
• членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
• членов (депутатов) представительных органов всех уровней власти в России;
• сотрудников, которые имеют государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания.

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

• своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
• приобщение поступающих материалов и их изъятие;
• выдача материалов дела, заверение копий;
• ведение внутренней описи;
• периодическая проверка состояния дел;
• закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.

Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152).

При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения. Где Должна Храниться Должностная Инструкция Работника.

Срок хранения должностных инструкций

Я ИП.В магазин пришли с проверкой 1 сотрудник прокуратуры, 1 сотрудник полиции, 1 сотрудник санэпидемнадзора. Сказали, что в крае проводится проверка по обороту контрафактной алкогольной продукции. На моё замечание, что не торгую крепким алкоголем, а только пивом, все равно зашли для проверки в подсобные помещения, мотивируя тем, что прокуратура имеет право. Издалека показали документ, якобы какой то приказ, в руки не дали, сказали, что не должны давать. В пустом складе, который раньше был предназначен для хранения алкоголя, (год назад моё ООО имело лицензию и торговали спиртным) в мешке стояли остатки алкогольной продукции (в настоящее время подали на новую лицензию на другое помещение), так же несколько бутылок шампанского, водки и вина, оставшиеся с новогоднего корпоратива. Обрадовались. Начали звонить начальству, сообщать о правонарушении. Описали все, составили протокол о незаконном хранении алкоголя без лицензии. Пока одни описывали алкоголь, сотрудница Роспотребнадзор а проверяла на полках в зале сроки годности пива, нашла несколько просроченных бутылок. Протокол составили на меня. На моё замечание, что за прилавком не стою, выполняю функции руководителя, существуют договора с продавцами, должностные инструкции продавцов, согласно которым именно они следят за сроками годности товара, значит, на них и должен быть составлен протокол, сказали, что протокол составляется на меня как на руководителя а уж потом я воздействую на работников. Протокол проверки на руки не дали. Сегодня, через 4 суток после проверки, пригласили в прокуратуру для получения протокола.

Если в ней не указанно: адрес проживания призывника, порядковый номер по книге учёта вызова граждан?

В пункте причина вызова в военный комиссариат указанно: отправка на ОСП (областной сборочный пункт), но согласно ФЗ «О воинский обязанности и военной службе» и Инструкцией от 2 октября 2007.

Повестка должна быть подписана военным комиссаром и заверена печатью военного комиссариата. В повестке указывается причина вызова в военный комиссариат:

— для прохождения медицинского освидетельствования или мероприятий, связанных с ним;

Иные причины вызова в военный комиссариат законодательством не предусмотрены.

Учёт и регистрация повесток осуществляются по книге учёта вызова граждан, не пребывающих в запасе, в военный комиссариат и выдачи им повесток. Каждая повестка должна содержать серию и номер. Серия и номер повестки образуются из наименования субъекта РФ и наименования муниципального образования (пример: СК, где С — Свердловская область, К — Кировский район), первые две цифры номера соответствуют региону, третья и четвертая — двум последним цифрам года проведения призыва, последующие пять цифр — порядковый номер по книге учёта. Пример: 660700001, где 66 — Свердловская область, 07 — 2007 год проведения призыва, 00001 — порядковый номер по книге учёта вызова граждан, не пребывающих в запасе, в военный комиссариат и выдачи им повесток.

Книга учёта вызова граждан, не пребывающих в запасе, в военный комиссариат и выдачи им повесток ведётся во втором отделении военкомата (отделение призыва) должностным лицом, определённым приказом военного комиссара. Листы книги должны быть пронумерованы и скреплены печатью. Срок хранения книги – три года. Указанная книга может быть использована в суде при доказывании необоснованности объявления гражданина в розыск или привлечения его к ответственности за неявку по повестке военного комиссариата: в нашей практике немало случаев объявления в розыск в связи с неявкой по повестке гражданина, который не вызывался повестками. К сожалению, первое упоминание о книге мы находим только в вышеуказанной Инструкции, утверждённой Приказом Министра обороны РФ от 2 октября 2007 года и вступившей в силу 1 января 2008 года. Поэтому первая книга учёта будет датирована 2008 годом, вручённые призывникам до 1 января 2008 года повестки остались не учтёнными. Где Хранятся Должностные Инструкции Работников.

Примечание

Срок хранения 50/75 лет означает, что документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения.

Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения (статья 22.1 федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации»). Где Должны Храниться Должностные Инструкции.

Работа с архивами

Сохранять сведения о бывших работниках в течение регламентированного срока (до 75 лет) обязуются представители государственных или частных структур. Чтобы получить доступ к личным делам, физические или юридические лица должны подать в архив соответствующий запрос и уточнить цель их получения.

В зависимости от ситуации и срока хранения обращаться требуется или в архивную службу, или в кадровый отдел компании, где работал человек, о котором нужно получить данные с той или иной целью. Часто их запрашивают для получения компенсаций, льгот, социальных или пенсионных начислений. Когда документ был использован по назначению, его потребуется вернуть в архив.

Существует возможность предоставления архивных сведений по запросу в электронном виде. Иногда подобные данные (особенно те, что хранятся от 20 лет и дольше) можно отыскать в специальных отделах библиотек, архивов государственных структур или научных организаций. Во многом здесь все зависит от того, в какой именно сфере работал человек.

Причин, по которым может пригодиться личное дело сотрудника, работавшего в компании много лет назад, может быть большое количество. Поэтому кадровики должны соблюдать закон и вести учет хранения документов согласно указанному сроку.