Расходы на Оплату Отпусков и Дополнительных Отпусков

Как создать резерв на оплату отпусков

В бухучете резерв формируют для того, чтобы учитывать обязательства, которые возникли у организации в ходе ее работы (п. 5, 8 ПБУ 8/2010).

В налоговом учете создают резерв с другой целью – чтобы равномерно учитывать расходы в течение года (ст. 324.1 НК РФ).

Подробнее о различиях в порядке формирования резерва см. Различия в формировании резерва на оплату отпусков в бухгалтерском и налоговом учете.

В бухучете формировать резерв на оплату отпусков обязательно. Данное требование закреплено в ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы». Во-первых, резерв на оплату отпусков признается оценочным обязательством, поскольку обладает всеми признаками такового (п. 5 ПБУ 8/2010, письмо Минфина России от 14 июня 2011 г. № 07-02-06/107). Во-вторых, в подпункте «а» пункта 2 ПБУ 8/2010 сказано: нормы данного положения применяются, в частности, к трудовым договорам. А оплачиваемые отпуска положены сотрудникам в рамках трудовых отношений, то есть как раз на основании трудовых договоров.

При этом применять ПБУ 8/2010 обязаны все организации. Исключение – организации, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухучета (п. 3 ПБУ 8/2010, ч. 4 и 5 ст. 6 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

В бухучете величина резерва должна быть равна общей сумме отпускных всем сотрудникам с учетом налогов и взносов, которые нужно начислить на такие выплаты. Речь идет о тех днях отпуска, которые сотрудник уже заработал.

Это следует из общего правила, по которому надо определять размер оценочных обязательств согласно разделу III ПБУ 8/2010. Оценочное обязательство признают в бухучете по состоянию на отчетную дату в сумме, необходимой, чтобы рассчитаться с кредиторами или перевести обязательство на другое лицо (п. 15 ПБУ 8/2010).

Однако конкретная методика определения величины резерва разделом III ПБУ 8/2010 не предусмотрена. Поэтому данную методику определите самостоятельно и закрепите в учетной политике организации для целей бухучета (п. 7 ПБУ 1/2008).

Наиболее оптимальный вариант: оценивать предполагаемую сумму расходов, которые возникнут у организации в связи с выплатой отпускных, так часто, как составляете бухгалтерскую отчетность. Ведь промежуточную бухгалтерскую отчетность в налоговые инспекции представлять не нужно (подп. 5 п. 1 ст. 23 НК РФ). Но если учредители, акционеры или собственники организации требуют, то составлять ее следует обязательно (ч. 4 ст. 13 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). То есть если учредителям бухотчетность нужна раз в квартал – чтобы знать размер прибыли и распределить дивиденды, то и предполагаемую сумму расходов на выплату отпускных оценивайте ежеквартально.

Важная деталь: в бухгалтерской отчетности размер резерва на оплату отпусков нужно показывать отдельной строкой, только если такая величина является существенной (п. 24 ПБУ 8/2010).

В бухучете резерв на оплату отпусков учтите на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». Учет по этому счету нужно вести по видам резервов, поэтому к счету 96 откройте субсчет «Оценочное обязательство по предстоящим отпускам» (Инструкция к плану счетов (счет 96)).

Резервирование сумм отразите по кредиту счета 96 в корреспонденции с тем счетом, на котором отражена зарплата сотрудников, по будущим отпускам которых рассчитываете оценочные обязательства:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 96 субсчет «Оценочное обязательство по предстоящим отпускам»
– произведены отчисления в резерв на предстоящую оплату отпусков. На Какой Счет Отнести Дополнительный Отпуск.

Пора отпусков: насущные вопросы налогообложения

Согласно ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка. Этот средний заработок и является отпускными. Они выплачиваются сотруднику не позднее чем за три дня до начала отдыха (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

По общему правилу отпускные являются доходом, облагаемым НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 210 НК РФ). Соответственно, сотруднику перечисляется сумма отпускных за вычетом налога, который налоговый агент должен перечислить в бюджет. Но тут возникает вопрос: когда нужно осуществить такое перечисление?

По мнению Президиума ВАС РФ, налог нужно перечислить не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату отпускных или дня перечисления соответствующих сумм со счета налогового агента на счет налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ). Такой вывод был сделан в Постановлении Президиума ВАС РФ от 7 февраля 2012 г. № 11709/11 по делу № А68-14429/2009. Аналогичное мнение высказано в письме УФНС России по г. Москве от 11 февраля 2009 г. № 20-15/3/011795@.

До вынесения Президиумом ВАС РФ соответствующего постановления существовала и иная позиция: НДФЛ нужно перечислить в бюджет в последний день месяца, в котором были начислены отпускные (п. 2 ст. 223 НК РФ). Это обосновывалось тем, что отпускные относятся к заработной плате, а значит, налог должен удерживаться в них в том же порядке, что и с зарплаты (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 18 октября 2011 г. по делу № А27-17765/2010, постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 сентября 2010 г. по делу № А56-41465/2009).

По нашему мнению, при перечислении НДФЛ с отпускных стоит руководствоваться выводами, сделанными ВАС РФ. Это позволить избежать претензий налоговых органов, а также начисления пеней и штрафов.

Какие отпускные списываются в расходы по налогу на прибыль?

Затраты на оплату отпуска, предусмотренного законодательством РФ, относятся к расходам на оплату труда и учитываются по п. 7 ст. 255 НК РФ. Что касается момента их списания, то он зависит от метода признания доходов и расходов, используемого налогоплательщиком.

Так, если организация применяет метод начисления, то отпускные списываются ежемесячно исходя из начисленных сумм (п. 4 ст. 272 НК РФ). Если же используется кассовый метод, то они учитываются в расходах в момент списания денежных средств с расчетного счета налогоплательщика или выплаты из кассы (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Так все и происходит, если отпуск сотрудника предоставляется в пределах одного месяца. Но иногда отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом. В связи с этим возникает вопрос: как оплату за такой отпуск включать в расходы? Ответ на него также зависит от метода признания доходов и расходов.

При кассовом методе все просто – порядок учета не отличается от общего, то есть отпускные списываются в моменты их выплаты. А вот при использовании метода начисления возникают споры. Так, контролирующие органы считают, что соответствующие выплаты включаются в расходы пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период (письмо Минфина России от 9 января 2014 г. № 03-03-06/1/42, письмо Минфина России от 23 июля 2012 г. № 03-03-06/1/356 и др.). В то же время некоторые судьи считают иначе: отпускные признаются расходом в периоде начисления в полном объеме (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 26 декабря 2011 г. по делу № А27-6004/2011, постановление ФАС Московского округа от 24 июня 2009 г. № КА-А40/4219-09 по делу № А40-48457/08-129-168, постановление ФАС Поволжского округа от 14 ноября 2008 г. по делу № А55-4199/2008). Но как поступать в этой ситуации, решать, конечно, организации.

Вариант 3: помогает избежать разницы между бухгалтерским и налоговым учетом

Чтобы избежать расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом, организация принимает решение о формировании оценочного обязательства и в налоговом учете и утверждает в бухгалтерской учетной политике методику расчета, аналогичную той, которая установлена в статье 324.1 НК РФ. Заключается он в следующем.

На конец года сумму сформированного оценочного обязательства необходимо проинвентаризировать. Для этого определяется стоимость неотгулянных отпускных дней на последний день года. Полученная сумма сравнивается с фактическим размером оценочного обязательства на конец года.

Еще один пример расчета резерва на оплату отпусков в 2024 году: в ООО «Компания» трудится 10 человек. Средняя заработная плата на 31.12.2024 составила 20 000 руб. За январь сумма начисленной заработной платы составила 200 000 руб.

Отражаем информацию об отпуске в учетных документах

Операции по начислению и выплате отпускных подчиняются принятым законам двойной записи на бухгалтерских счетах. Операции составляются по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» с аналитикой по каждому работнику:

Учетной политикой предприятия может предусматриваться формирование резерва предстоящих отпусков: затраты на выплату отпускных в таком случае «накапливаются» с заданной периодичностью и отличаются равномерностью распределения.

Резерв отпусков предполагает применение счета 96 «Резервы предстоящих расходов»:

Другие способы расчетов

Еще одним способом, как рассчитать резерв отпусков, является расчет по каждому сотруднику отдельно. Для расчетов используйте следующую формулу:

При этом необходимо зарезервировать и средства, необходимые для уплаты страховых взносов. Считается такой резерв так:

Оба значения (резерва и запаса расходов на взносы) суммируются. Все данные берутся на день расчетов.