Алгоритм заполнения формы Т-9
Заполняем «шапку» документа, где указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.
В полях «Номер документа» и «Дата составления» проставляем порядковый номер и текущую дату.
Далее указываем в родительном падеже фамилию, имя и отчество командируемого работника и его табельный номер.
Указываем место назначения: наименование организации, в которую отправляем работника, и ее географическое расположение.
Заполняем общее количество календарных дней командировки, включая время в пути туда и обратно, а также соответствующие даты, которые можно взять из служебного задания или из проездных билетов.
Указываем, за чей счет осуществляется командирование (не совсем понятно, зачем эта графа нужна, но раз уж есть, придется заполнить).
Пишем наименование и реквизиты документа, на основании которого мы подготовили это приказ.
После заполнения всех необходимых полей прикладываем к проекту распоряжения основание, послужившее его изданием, и идем к руководству на утверждение.
После утверждения знакомим работника с приказом, вручаем ему копию и ждем его возвращения.
Образец заполненного приказа о командировании сотрудника
ВАЖНО! В связи с тем, что в форме бланка отсутствуют какие-либо поля, связанные с начислениями денежных средств командируемому, копию приказа необходимо сразу же направить в бухгалтерию, чтобы работник не оказался в своей деловой поездке без денег и без жилья. Как Составить Приказ о Командировке.
Хранение приказа
Срок хранения приказов по командировкам составляет 5 лет. Он увеличивается вдвое, если командировка была зарубежной.
Каждый работодатель должен вести учет своих сотрудников, направленных в служебные командировки и по России, и за пределами её территории, равно как учет работников каких-либо иных организаций, прикомандированных к нему.
Этот учёт осуществляется при помощи журнала учета работников, отправляющихся в командировки от организации, и журнала учета лиц, прибывших в организацию, куда их прикомандировали. Оба журнала обязательны для использования всеми работодателями, но не заменяют и не отменяют журнал регистрации приказов о направлении работников в командировки.
Направление в служебную командировку сотрудника сопровождается большими объёмами бумажной работы. Нужно правильно составить приказ, правильно его оформить и проконтролировать конечное соответствие документа нормам законодательства. Однако если следовать приведённым рекомендациям, процесс можно значительно упростить.
В приказе должны содержаться все перечисленные выше пункты, иначе он будет недействителен. По каждому пункту необходимо предоставить полную информацию в соответствии с правилами заполнения документа. Также крайне важно уделить особое внимание вопросу расчета и простановки дат командировки, поскольку тут несложно допустить ошибку. Как Сделать Приказ на Командировку.
Возвращение позже установленной даты
Например, отсутствие билетов или возможность значительной экономии средств. При любых несогласованных действиях руководитель вправе наказать сотрудника, в том числе финансово.
При появлении на предприятии необходимости в отправлении сотрудника в командировку, руководитель обязан издать соответствующий приказ. Он должен полностью соответствовать всем требованиям, предъявляемым к официальным документам.
Если отправка сотрудника в командировку осуществляется без приказа, то работодателя могут привлечь к ответственности.
Сопутствующие документы
Каждая процедура, осуществляемая работодателем в отношении своих подчиненных, должна быть в обязательном порядке оформлена документально. В настоящий момент, после внесения в законодательные акты определенных коррективов относительно процедуры командирования трудящихся, выделяют следующие обязательные документы:
- Распоряжение руководства о направлении подчиненного в деловую поездку. Документ является основополагающей бумагой, согласно которой лицо должно отбыть в другой населенный пункт для выполнения там соответствующих трудовых функций. Как правило, распоряжение оформляется по форме Т-9, либо же используется индивидуальный шаблон, применяемый непосредственно в данной организации;
- Авансовый отчет обязателен для оформления после прибытия сотрудника обратно. Целью документа является письменное обоснование начальнику всех расходов, понесенных в период командировки. В отчете должны быть указаны суммы основных затрат, подкрепленные оправдательной документацией: чеками или квитанциями. Необходимость данной меры заключается в том, чтобы работодатель наглядно удостоверился в израсходовании выданных финансов строго по назначению.
Помимо обязательной документации, существуют еще и дополнительные бумаги, которые следует оформлять лишь в том случае, если эта необходимость зафиксирована в положениях внутренних актов:
- Удостоверение на отбытие в командировку. В документ вносится вся основная информация касательно отъезда сотрудника: место назначения, дата прибытия/отбытия, цель поездки и трудовые обязательства, возлагаемые на сотрудника;
- Служебное задание, содержащее подробное описание задачи, которую должен выполнить специалист при нахождении в деловой поездке;
- Отчет, оформляемый сотрудником после возвращения. В нем описывается результат проделанной работы;
- Специальный Журнал, в который вносятся сведения о трудящихся, направляемых работодателем в служебные поездки;
- Служебная записка, которая подлежит оформлению в том случае, если сотрудник решил отправиться в командировку на личном автомобиле. В документ следует внести данные о затратах на топливо.
В форме комментариев Вы можете задать уточняющий вопрос, в том числе с просьбой разъяснения Вашего индивидуального случая. Для более оперативного ответа свяжитесь с нами по телефонам, указанным на сайте.
Срок хранения приказов и число копий
Срок хранения приказов на командировку — не более 5 лет. Приказы о длительных зарубежных командировках хранятся 75 лет.
Оригинал находится, как правило, в канцелярии, у секретаря руководителя, копии — в бухгалтерии, отделе кадров и других подразделениях. Число копий регламентируется на каждом предприятии индивидуально, в зависимости от особенностей документооборота.
Все приказы имеют порядковые номера и регистрируются в книге приказов. В нее заносятся номер приказа и дата, фамилия командированного, должность, место работы, цель командировки и ее место, сроки поездки.
Зачем нужна форма Т-9а, если есть Т-9?
Как и многие другие унифицированные формы Госкомстата с индексом «а», рассматриваемый документ предназначен для принятия кадровых решений в отношении групп работников — то есть, двух и более человек. Их применение происходит исключительно по воле работодателя. Не будет никакого нарушения правил учета кадров, если вместо формы с индексом «а» в случае совершения учетных действий по двум и более работникам будут применены в необходимом количестве бланки без индекса.
Стандартную «персонифицированную» форму Т-9 тоже, таким образом, можно применять всегда. Но это бывает не слишком удобно, если командируется много работников сразу. Применение «коллективной» формы Т-9а тем более целесообразно, если у командируемых работников совпадают полностью или частично:
Все эти сведения соответствуют отдельным графам формы Т-9а и могут быть, таким образом, отражены в одном документе без лишнего дублирования в разных распорядительных актах.
Вопрос/ответ
Какой срок хранения приказов на командировку?
Ответ. Срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет, а длительных зарубежных — 10 лет.
Какие могут быть приложения к приказу?
Ответ. Все приложения к приказу визируются ответственным исполнителем и руководителем структурного подразделения, в котором издан приказ.
Приложения нормативно-правового характера (например, положения, инструкции, правила, порядки и т. д.), которые утверждаются распорядительными документами, подписываются руководителями структурных подразделений предприятия на лицевой стороне последнего листа приложения.
Нюансы
Если в командировку отправляются несколько человек, то целесообразнее оформить приказ по форме Т-9а. Он выполнен в виде большой таблицы, в столбцах которой записываются фамилии сотрудников, а в строках — данные о целях, продолжительности, днях начала и конца поездки и т. д.
Как правило, расходы по направлению работников в командировку несет отправляющая сторона. Однако части встречаются случаи, когда денежные затраты перекладываются на другую (обычно принимающую) организацию. Сюда относятся, к примеру, работы по вызову специалиста на пуско-наладку нового оборудования. В таком случае в соответствующей строке приказа записывается название этой организации.
Количество экземпляров и сроки хранения
Нормативные акты, относящиеся к приказу, никак не регламентируют количество экземпляров. На практике обычно делается столько копий, сколько необходимо структурным подразделениям организации согласно правилам внутреннего документооборота.
Для небольшой организации наиболее удобным будет оформить приказ о направлении в командировку в одном экземпляре и положить его в общую папку, где хранятся все бумаги, касающиеся личного состава.
В больших компаниях приказ обычно имеет несколько копий: для руководителя, бухгалтерии, отдела кадров и структурного подразделения, к которому относится работник (отдел, цех и т. д.).
Срок хранения документа зависит от типа командировки и стоящих перед работником задач:
В обязанности работодателя входит ведение строгого учета всех сотрудников: как находящихся в командировке, так и тех, что прибыли к нему. Для этого должен быть создан специальный журнал – отличный от того, в который заносятся приказы о направлении в поездки.
Загрузка...
