Что такое письмо-уведомление и в каких случаях оформляется
Письма являются основополагающей частью деловой переписки и являются кратким документом, где прописывается информация коммерческого направления.

Что такое письмо-уведомление и в каких случаях оформляется

Назначение документа — уведомление о предстоящем (произошедшем) событии, затрагивающего интересы и адресата, и отправителя. Оформление осуществляется по общепринятым нормам деловой переписки.

Письма-извещения (уведомления) составляются при возникновении изменений в компании: тарифов, договорных цен, условий отгрузки товара, банковских реквизитов. Зачастую письма используются при массовой рассылке.

  • Внешние — к ним относятся государственные органы, лица, не трудоустроенные в организации, контрагенты. При оформлении используется общий бланк, где могут присутствовать таблицы. На уведомлении обязательно проставляется подпись уполномоченного лица, иногда документ направляется вместе с сопроводительным письмом.
  • Внутренние — получателем являются сотрудники предприятия, в бланке обозначаются название документа.

Для внешних пользователей при оформлении уведомления предъявляются более высокие требования, при внутреннем использовании количество обязательных сведений сокращается (нет необходимости обозначать наименование учреждения и исходящий номер).

Как написать правильно — основные реквизиты

Как и любая деловая бумага уведомление является юридическим документом, все изложенные в нем сведения носят достоверный и подтвержденный характер.

Оформление документации, в том числе деловая и служебная переписка, подчиняется общим нормам, изложенным в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В соответствии с регламентом в письме должны присутствовать обязательные реквизиты:

  • логотип компании или герб государственного (муниципального) учреждения;
  • основная справочная информация о предприятии-отправителе;
  • название организации, ИНН, адрес регистрации, телефон;
  • дата и место оформления;
  • номер документа в соответствии с утвержденной номенклатурой;
  • текстовая часть;
  • почтовый адрес получателя;
  • подпись должностного лица;
  • информация об специалисте, оформившем документ (ФИО и телефон);

Если письмо адресовано юридическому лицу, то указывается должность, фамилия и инициалы главы компании.

При составлении используется деловой стиль, стандартные языковые обороты, сложившиеся в практической деятельности компании. Необходимая информация излагается в произвольном виде, но без проявления излишних эмоций. Делового стиля необходимо придерживаться вне зависимости от адресата письма (юридическое или физическое лицо).

Вводная часть уведомления может содержать пояснения или мотивацию к действиям, но ее суть должна быть предельно понятна адресату. Примеры фраз, с которых может начинаться уведомление:

Этот блок не является обязательным, иногда можно обойтись без него. В этом случае письмо-уведомление пишется от имени организации, при использовании глагольной формы первого лица (единственного или множественного числа). Если применяется форма глагола в третьем лице, то содержится указание на отправителя.

Пример о смене реквизитов

При заполнении шапки письма в левом углу вписывается полное название предприятия-отправителя, адрес и контактный телефон: «ООО «Арго», 620088, г. Екатеринбург, ул. Банникова, д.58, тел.8-912-158-45-89». Далее заполняется наименование получателя и конкретное должностное лицо, затем — дата письма и номер в соответствии с внутренним документооборотом. Название документа пишется посередине листа, ниже — обращение к должностному лицу по имени и отчеству.

Правовое обоснование
Дополнительными могут быть признаны работы‚ обладающие одновременно (в совокупности) следующими признаками:

Документооборот с заказчиком. Часть 3. Дополнительные работы

Дополнительные работы, ранее не предусмотренные договором, до начала их выполнения подлежат согласованию с заказчиком.

Учитывая специфику строительного подряда, предусмотреть еще до начала строительства, реконструкции, капитального ремонта все работы, необходимые для достижения указанного в договоре результата, бывает сложно. Уже в процессе исполнения договора возникает необходимость выполнения дополнительных работ, ранее им не предусмотренных.

Дополнительными могут быть признаны работы‚ обладающие одновременно (в совокупности) следующими признаками:

  • необходимость проведения дополнительных работ обнаруживается подрядчиком в процессе исполнения договора;
  • такие работы ранее не были предусмотрены технической документацией и сметой;
  • без проведения таких работ продолжение (завершение) строительства, реконструкции, капитального ремонта невозможно.

Сообщение о необходимости выполнить дополнительные работы следует направить заказчику по форме и способом, предусмотренными договором, а при их отсутствии в договоре, — в форме и способом, которые позволят в дальнейшем доказать надлежащее извещение (подробнее читай Документооборот с заказчиком. Часть 1. Переписка).

Правовое обоснование

В соответствии с частью 3 статьи 743 Гражданского кодекса РФ подрядчик, обнаруживший в ходе строительства не учтенные в технической документации работы и в связи с этим необходимость проведения дополнительных работ и увеличения сметной стоимости строительства, обязан сообщить об этом заказчику. При неполучении от заказчика ответа на свое сообщение в течение десяти дней, если законом или договором строительного подряда не предусмотрен для этого иной срок, подрядчик обязан приостановить соответствующие работы с отнесением убытков, вызванных простоем, на счет заказчика. Заказчик освобождается от возмещения этих убытков, если докажет отсутствие необходимости в проведении дополнительных работ.

Пример уведомления заказчика о дополнительных работах:

Уведомление о необходимости проведения дополнительных работ по Контракту

«___» ____ 20 г. между «___» (заказчиком) и «___» (подрядчиком) был заключен контракт №___ от «___» ____ 20 г. предметом которого является __________.

В процессе выполнения работ по _____ была установлена необходимость выполнения дополнительных работ, а именно: _____.

Указанные обстоятельства подтверждаются _____, возникла необходимость проведения следующих дополнительных работ: _____.

В соответствии с частью 3 статьи 743 Гражданского кодекса РФ подрядчик, обнаруживший в ходе строительства не учтенные в технической документации работы и в связи с этим необходимость проведения дополнительных работ и увеличения сметной стоимости строительства, обязан сообщить об этом заказчику.

На основании вышеизложенного настоящим уведомляем о необходимости проведения дополнительных работ. О принятом решении просим сообщить не позднее 10 (десяти) дней со дня получения настоящего уведомления.

1. Доказательства, подтверждающие необходимость проведения дополнительных работ.

Для обеспечения приемки заказчиком результатов выполненных дополнительных работ, а также получения оплаты за такие работы подрядчикам рекомендуется предварительно (до начала выполнения дополнительных работ) известить заказчика о необходимости выполнения дополнительных работ и получить от заказчика одобрение. В случае не получения от заказчика в установленный договором или, при отсутствии в договоре, в десятидневный срок, ответа подрядчикам рекомендуется приостановить работы в установленном порядке (подробнее читай Документооборот с заказчиком. Часть 1. Переписка и Документооборот с заказчиком. Часть 2. Приостановка работ).

Информационное письмо образец. Письмо информация

(о каких-либо изменениях в компании, изменении о смене должностного лица, об изменении банковских реквизитов, о дальнейшем сотрудничестве, об аспектах деятельности компании, продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж и т.п.)

Информационные письма также инициируются различными органами, подведомственными организациями. В таких письмах излагаются какие-нибудь законодательные положения и другие нормы, предложения и рекомендации.

Очень часто к информационным письмам прилагаются приложения с дополнительной информацией.

О смене реквизитов компании необходимо оповещать партнеров, поставщиков, клиентов, заказчиков и других контрагентов поскольку это отражено в письменных договорных отношениях между сторонами.

При этом налоговую службу извещать не нужно, потому что банковская организация сама передаст ей необходимые сведения.

Письма-сообщения/уведомления

  • **Пример письма уведомления о направлении коммерческого предложения**
  • Уважаемые руководители предприятий и организаций,
  • ООО «Прогресс» сообщает Вам о закупке товаров.
  • По этому поводу ждем Ваши коммерческие предложения в течение 10-ти дней со дня получения данного уведомления.
  • Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество.
  • с уважением, …
  • **Пример письма о повышении цен на товары**
  • Уважаемый Имя Отчество,
  • В связи с рыночными изменениями цен ИП «М» информирует Вас о повышении цен на наши товары.
  • Надеемся на взаимопонимание и дальнейшее сотрудничество.
  • с уважением, …
  • **Пример письма о прекращении дальнейшего сотрудничества**

В связи с окончанием срока Договора сотрудничества №Р12-2 от 12.09.2018 года информируем Вас о расторжении настоящего Договора и прекращении дальнейшего сотрудничества.

ситуация фраза
извещение Сообщаем/Доводим до Вашего сведения/Информируем/Уведомляем
пояснение причины, мотива На основании/В соответствии/В связи/В целях/По причине/В подтверждение/Во исполнение
просьба Прошу принять меры/Прошу сообщить, направить, сделать, подтвердить…
подтверждение Подтверждаем/Заверяем/Принимаем Ваши условия/Не возражаем против…
предложение Рекомендуем/Предлагаем/Приглашаем/Просим
гарантии Гарантируем
отказ Вынуждены отказать по причине/Отклоняем Ваше предложение в связи с…
заключение Убедительно просим/Надеемся на сотрудничество, понимание, содействие/Просим извинить, направить, сделать…
Образец письма-заявки от организации о допуске на объекты фгуп «уэв»
docСкачать образец письма о допуске сотрудников на объект .doc Составные части письма Начинается письмо с описания адресата в правом верхнем углу документа.
Оцените, пожалуйста, публикацию:
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *