Порядок регистрации выданных по запросу документов

Нужно ли регистрировать каждую выданную работодателем выписку из приказа о командировке, премировании, переводе, увольнении? Заведите внутренний журнал учета выданных копий, справок и выписок, используя типовой бланк или локально разработанный аналог.

Получая выписку на руки, сотрудник должен расписаться в соответствующей графе журнала. Обратите внимание. Закон не обязывает вести строгий учет выданных выписок, но наличие журнала существенно облегчает работу с документами и подтверждает, что работодатель правильно и в срок реагирует на полученные от работников запросы.

Получив от работника заявление на выписку из приказа, имеющего непосредственное отношение к его трудовой деятельности, работодатель обязан удовлетворить запрос. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней.

Специальной формы для таких случаев не существует, можно использовать фирменный бланк компании или обычный лист бумаги, заполняя его от руки или на компьютере. Чтобы выписка считалась действительной, ее необходимо завизировать надписью «Верно», подписями начальника кадровой службы и руководителя организации, а также печатью, если работодатель ее применяет.

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОК 011-93) существует несколько разных форм документов, в названия которых входит слово «справка» и которые относятся к разным системам документации. Убедитесь сами:

Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93 (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в редакции от 08.06.2009 г.)

В рамках настоящей статьи мы будем рассматривать только справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации и оформляемые в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003.

Определение данного вида документа не содержится в нормативно-правовых актах, но его можно найти в Кратком словаре видов и разновидностей документов ВНИИДАДа1:

– 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Вы сталкивались с нарушением прав со стороны работодателей?
ДаНет, никогда

Итак, справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации, обычно делят на две группы:

– те, что описывают факты и события, связанные с основной деятельностью организации;

– те, что подтверждают сведения биографического или служебного характера о человеке.

Справки, составляющие вторую группу, являются более распространенными в настоящее время. К ним относятся справки о подтверждении занимаемой должности, трудового стажа, места обучения и т.д. Эта группа справок является внешними, т.е. предназначается для представления в другие организации.

Справки, относящиеся к первой группе, могут быть как внешними, так и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (часто вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Сегодня внутренние справки используются достаточно редко и не во всех организациях. Поэтому сначала мы рассмотрим требования к оформлению внешних справок.

Внешние справкиВнешние справки должны оформляться на бланке. А в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 выделяются три вида бланка по видам документов, оформляемых на них: Заявление Выписка из Приказа об Увольнении.

Для чего нужна выписка

Выписка — это документ, являющийся юридически обоснованным. Он оформляется непосредственно в организационной структуре. Содержит информацию о принятых руководством решениях, что касаемо всех сотрудников и предприятия в целом.

Выписка оформляется на основании запроса, сделанного работником, и касается лишь его интересов. Документы, имеющиеся в кадрах, могут быть выполнены в оригинальных исполнениях, а могут быть сделаны их копии. Кто Подписывает Выписку из Приказа.

У кого запросить выписку из приказа об увольнении?
Обратите внимание! В эпоху коронавируса все ищут дополнительные возможности заработка. Удивительно, что альтернативными способами зарабатывать можно гораздо больше, вплоть до миллионов рублей в месяц. Один из наших лучших авторов написал отличную статью о том, как зарабатывают в игровой индустрии тысячи людей в интернете. Читайте статью с отзывами о заработке на играх в лучших заведениях.

Правила и особенности оформления

Пример

Типичная справка составляется на официальном бланке предприятия следующим образом:

  1. Сначала выписываются реквизиты основного бланка-приказа. Все даты и номера не подлежат изменениям, а название «Приказ» заменяют на «Выписка из приказа».
  2. Преамбулу основного документа копируют полностью, а если ее и вовсе нет, то пишется «приказываю».
  3. Из распорядительной части копируют только нужные пункты с важной либо запрашиваемой информацией.
  4. Далее вносится личная информация работника, такая как ФИО, должность, срок службы на данном предприятии, подпись и так далее;
  5. Последний этап: процесс заверения документа с последующей расшифровкой и клеймом печати для сторонних организаций.

После этого выписка имеет правовую силу и может быть предоставлена в любое заведение новому работодателю. Согласно статье № 63 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан выдать бывшему сотруднику все документы, запрашиваемые им в трехдневный срок.

баннер

Для справки! Если официальные органы или уволившийся служащий просит предоставить полный текст приказа, необходимости в оформлении выписки нет.

Если работодатель отказывается передавать выписку или копию сотруднику, это является нарушением закона. В таком случае работник должен отправить письменный запрос, оставленный в двух экземплярах (один оставляет себе) Почтой России, факсом или через имейл. Второй документ пригодится, если придется обращаться в суд или прокуратуру.

Срок действия и хранения

Законодательством не установлено, в течение которого требуется хранить выписки, поэтому они считаются бессрочными. В личном деле сотрудника они находятся постоянно. Не требуется отдельно формировать папку с выписками, так как они только повторяют содержание приказа.

Оформление выписки из приказа не является сложным процессом, достаточно подготовить бланк и использовать его для всех сотрудников. Трудовым кодексом прописаны четкие требования, которые не дадут ошибиться при заполнении.

Выписка из приказа об увольнении
Выписка из приказа является документом, который в обязательном порядке проходит процедуру заверения уполномоченным сотрудником предприятия, и за счет этого она сама по себе часто является достаточной документацией для сторонних лиц. При этом предоставление выписки позволяет не обеспечивать доступ ко всему приказу в целом, а значит — не разглашать какую-либо конфиденциальную информацию или коммерческую тайну, если приказ сам по себе может ее содержать. Выписки из приказов могут выдаваться различными видами учреждений. Наиболее распространенными случаями, в которых может потребоваться выписка из приказа можно назвать ситуации, в которых оформляются:

Заключение

Выписка из приказа является достаточно распространенным видом кадровой документации, который часто используется при взаимодействии работодателей и иных учреждений с различными контролирующими органами или контрагентами. При этом часто выписки из приказов могут упрощать управление персоналом и облегчать взаимодействия между структурными подразделениями или же доносить до личного состава субъекта хозяйствования какую-либо актуальную и важную информацию. Поэтому знать порядок оформления выписки из приказа будет полезно любому кадровику и простому работнику.

Как правильно оформить и ее образец
Для получения выписки гражданину необходимо составить соответствующее письменное заявление. В нем необходимо точно указать, какую информацию, из какого приказа и для каких целей следует предоставить.

На законодательном уровне срок действия выписки из приказа не предусмотрен. Она является бессрочной и может быть представлена в запрашивающую организацию в любой момент времени после ее получения. Это связано с тем, что выписке присваивается та же дата создания, что и у изданного приказа. Постановка другой даты запрещена.

Выписка из приказа является документом, имеющим равную юридическую силу с другими кадровыми документами. Она позволяет предоставлять лишь ту информацию, которая необходимо адресату без копирования всего документа.

Несмотря на то, что выписка не имеет закрепленной на законодательном уровне формы, в ней должны отсутствовать любые ошибки и неточности. Это связано с тем, что при предоставлении документа, содержащего ошибки, в другие органы его могут просто не принять, что приведет к большим временным затратам.

Выписка из приказа

Если бывшему сотруднику потребуется копия или выписка из документа, который называется приказ на увольнение по собственному желанию (образец 2021 года см. выше), он может письменно обратиться к своему бывшему работодателю, и тот обязан бесплатно предоставить человеку необходимый документ в форме выписки или заверенной копии нормативного акта.

Выписка

В случае если после расторжения трудового договора бывшему сотруднику потребуются сведения о нормативном акте, на основании которого он был уволен, он может обратиться к своему бывшему работодателю с просьбой предоставить ему копию этого документа или выписку из него.

Выписка оформляется в свободной форме на бланке работодателя с указанием необходимых реквизитов первичного документа и только в отношении того человека, который её запрашивает.

Как ее сформировать: основные правила

Алгоритм того, как написать выписку из приказа, несложный и включает следующие шаги:

  1. В верхней части располагают реквизиты, аналогичные тем, которые были в цитируемом распоряжении. Регистрационный номер и дата остаются неизменными.
  2. Копируют преамбулу. Если ее нет, допускается ограничиться фразой «Приказываю» или ее аналогом, подходящим в данной ситуации.
  3. Копируют пункт или пункты, которые необходимо выделить.
  4. Указывают данные лица, которое подписывало основной документ.
  5. Подписывают и заверяют. Чаще всего ставят печать, это особенно актуально в ситуациях, когда запрос идет от сторонних организаций или частных лиц.
Оцените, пожалуйста, публикацию:
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *