Периодичность составления документа и сроки хранения

Трудовое законодательство не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Соответственно, делается это только по необходимости — при появлении каких-либо новых вводных (должностей, численности, подразделений, окладов и т.п.). Если в организации все стабильно и структура не меняется, то единожды утвержденное штатное расписание может существовать сколь угодно долго.

Срок, в течение которого нужно внести правки в штатное расписание в связи с изменениями в структуре компании, не установлен. Однако нужно помнить, что на основании этого документа указываются сведения в трудовых договорах и трудовых книжках. Поэтому вводить обновленное штатное расписание надо заблаговременно, то есть до того, как наступят даты составления трудового контракта или внесения записи в трудовую книжку.

ВАЖНО. Сколько должно храниться штатное расписание в организации, которая его утвердила? Постоянно (п. 40 перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236;). Другими словами, его нужно хранить все время существования организации, а при ее ликвидации — передать в государственный или муниципальный архив.

Когда оно требуется
Утверждение постоянного штатного расписания важно для любого крупного предприятия, которое стремится к успеху. Вряд ли кто-либо из сотрудников задумывается об этой части работы фирмы, ведь его это не касается. А директор должен позаботиться о том, чтобы каждый сотрудник находился на своем месте, выполнял обязанности и работал по удобному для всех графику. Штатное расписание утверждается в ООО при помощи приказа. Документ может действовать несколько лет, но обычно его подписывают на год. Нужно ли составлять его в обязательном порядке? Этот вопрос предприятия решают самостоятельно, но для грамотного управления документ не будет лишним.

Хранение

Какой период и где хранится штатное расписание предприятия? Сам приказ хранится в той же папке, в которой находятся все приказы, связанные с работой организации. Что касается второго документа, хранится штатное расписание в отдельной папке. Как только оно перестает действовать, бухгалтер переносит его в архив. При необходимости его можно извлечь и передать директору или другим доверенным лицам. Срок хранения каждого документа – до закрытия предприятия.

Если предприятие крупное, расписание составляется сразу на год или больше. Приказ подписывается после того, как составлено новое штатное расписание. Обо всех изменения, относящихся к работе, необходимо предупредить сотрудников. Делается это на собраниях, где собирают всех работников. Об изменениях также необходимо сообщить сразу, а не через несколько месяцев после того, как они действуют. Если руководитель пренебрегает этим правилом, сотрудники могут пожаловаться на него. Такие жалобы рискуют закончиться тем, что предприятие получит приличные штрафы.

Вы сталкивались с нарушением прав со стороны работодателей?
ДаНет, никогда

Российское законодательство не предъявляет строгих требований к штатному расписанию: оно составляется на усмотрение руководителя с учетом правил, которых нужно придерживаться. Но директор решает, на какой срок составляется расписание, какие данные в него включить. Он отвечает за то, чтобы предприятие работало максимально продуктивно. Методика разрабатывается руководителем.

Некоторые компании отказываются от ведения подобной документации, так как она необязательна. Однако утверждать штатное расписание каждый год – решение многих конфликтов и проблем (например, при сокращении штата). Утвержденное расписание поможет регулировать заработные платы и избежать переплат, что является плюсом для любой компании. Также в этом документе указано, сколько сотрудников должно быть на той или иной должности. Если нет документа, все придется решать более сложными путями.

В разных вопросах удобно опираться на штатное расписание, если оно находится в компьютере, а не только на бумаге. Программа «1С: Зарплата и управление персоналом» («1С: ЗУП») позволяет автоматизировать многие процессы в работе отдела кадров. Среди возможностей этой программы в контексте ШР особенно полезны следующие:

баннер
  • Хранение истории внесения изменений в штатное расписание и его утверждений со всеми сопряжёнными датами. Опция позволяет отследить, каким был этот документ в тот или иной период времени.
  • Проверка соответствия всех кадровых документов со штатным расписанием. Эта возможность устанавливается опционально и помогает проводить кадровую политику единообразно.
  • Автоматическое формирование штатного расписания на основе сведений о каждом сотруднике, если сначала решено работать с этой программой без формирования этого документа.
  • Возможность приёма и перевода сотрудников в пределах ШР с автоматическим формированием надлежащих начислений.
Правила утверждения штатного расписания
Штатное расписание может составляться по компании в целом, либо по отдельным его подразделениям. По каждому отдела расписание может вводиться в действие отдельным приказом, либо общим по всем отделам. Форма документа штатки разрабатывается компанией в соответствии с ее нуждами. Работодатели могут использовать для этого готовую форму Т-3, но обязательным это не является.

Как часто нужно обновлять штатное расписание

В какие сроки и как часто штатное расписание требует обновлений законодательством не установлено. А значит, принять решение по этим вопросам может сам работодатель. Однако, если штатное расписание в течение всего года часто дополнялось и в него вносились изменения, то наиболее целесообразным будет утверждение нового штатного расписания с учетом всех вносимых изменений и дополнений (Читайте также статью ⇒ Приказ об изменении штатного расписания в 2024 году).

Этапы разработки и утверждения штатного расписания Что включает в себя этап
1 этап. Разработка проекта штатного расписания В расписание включается информация об отделах компании, наименования всех должностей, числа штатных единиц, размеры окладов и надбавок.
2 этап. Подписание штатного расписания Расписание подписывают главный бухгалтер, а также руководители структурных подразделений
3 этап. Утверждение штатного расписания Штатное расписание утверждает руководитель компании, для чего он издает соответствующий документ – приказ об утверждении штатного расписания
4 этап. Ознакомление со штатным расписанием работников Если в трудовых договорах с работниками указано, что «оклад устанавливается согласно штатного расписания», то ознакомление с расписанием работников обязательно
Важным моментом при составлении штатного расписания является правильность указания должности конкретного работника.
Необходимость ведения штатного расписания прямо не установлена, но обусловлена положениями ТК РФ. Например, в ст.ст. 15, 57 ТК РФ говорится о том, что работа по определенной должности в организации должна определяться штатным расписанием и в соответствии с формулировками штатного расписания отражаться в трудовом договоре. В п. 2 Постановления Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г., которым утверждена форма штатного расписания, сказано, что утвержденные формы распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации. Поэтому, штатное расписание должно быть в каждой организации.

Можно ли утвердить задним числом?

«Задним числом» внедрение в действие штатного расписания невозможно — это является единственным ограничением. Проект документа необходимо согласовывать не только с вышестоящими руководителями, однако и с менеджерами структурных подразделений либо отдельными работниками.

После этого с расписанием знакомятся под подпись главные бухгалтеры и руководители профессиональных служб. После этого возможно подготавливать приказ о штатном расписании либо применять уже готовый образец.

В случае если в компании учтена практическая деятельность обнуления нумерации с начала последующего года, нумерация штатного расписания должна быть обнулена. Однако данный вопрос может решаться персонально в любой определенной компании руководителями.

Если в документ записывались частые изменения, рациональнее начать новую нумерацию, а не продлевать старую. В целом это облегчит работу профессиональных экспертов, даст возможность избежать недоразумений.

Для правильного составления штатного расписания необходимо знать его структуру, в частности для ООО и ИП, а также такие моменты, как внесение новой должности, отражение совместителей и другие.

Как видим, штатное расписание представляет собой документ, утвержденный высшим руководством. Он может помочь систематизировать информацию относительно профессионального состава компании и определить соответствие между должностями и должностными окладами.

Таким образом, штатное расписание – значимый документ в компании, позволяющий реализовывать квалифицированную профессиональную политику. Теперь вы знаете, как утверждается документ.

Как правильно утвердить

В случае возникновения потребности в изменении в находящемся в действии штатном расписании, лицо, отвечающее за его составление, оформляет официальное обращение к руководителю компании с просьбой осуществить указанные изменения с обязательным обоснованием и указанием причины осуществления данных изменений.

Основная часть (текст) приказа должна включать основания внесения изменений и распоряжение с указанием местоположения вносимых изменений.

ШР – это не обязательный, но очень важный документ любой организации. На его основании можно уволить сотрудника или принять нового. Помимо этого, с его помощью начисляется заработная плата сотрудникам предприятия.

Данный документ не строго регламентирован, поэтому его можно «подгонять» под каждую организацию и переделывать в случае необходимости. Это палочка-выручалочка руководителя в период проверок государственных органов.

🟠 Введите свои вопросы в форму для бесплатной консультации

Оцените, пожалуйста, публикацию:
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *