Заключение
Обеспечение безопасности труда — одна из основных обязанностей работодателя, поэтому столь пристальное внимание государство обращает на документацию, которая связана с охраной труда. Чтобы избежать санкций и штрафов при проверках, жалоб работников в трудовую инспекцию, надо соблюдать правила и грамотно и своевременно оформлять документы.
Ответственность за несоблюдение правил хранения приказов
В общем случае за нарушение регламента хранения архивных документов соответствующее лицо может быть привлечено к административной ответственности в форме предупреждения или штрафа:
Отдельно ст. 13.25 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за аналогичные нарушения для акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью в форме штрафа:
Должностное лицо может быть привлечено за нарушение порядка хранения документации к дисциплинарному взысканию. Вместе с тем в должностной инструкции работника или его трудовом договоре должно быть указано, за ведение и хранение какой конкретно документации на него возлагается ответственность.
Так, например, суд не посчитал правомерным привлечение к дисциплинарному взысканию сотрудницы за утрату приказов по основной деятельности организации, т. к. в ее должностной инструкции была указана иная группа распорядительных документов — приказы по личному составу (см. определение ВС Республики Коми от 09.12.2013 по делу № 33-6244/2013).
Итак, приказы по основной деятельности организации подлежат постоянному хранению. За нарушение этого требования как должностное лицо, так и сама организация могут быть привлечены к административной ответственности.
Четкого ответа на вопрос, какие это приказы — приказы по основной деятельности, дать нельзя, т. к. законодательство их конкретного перечня не устанавливает. Ответственное лицо должно самостоятельно проводить такую дифференциацию с учетом содержания издаваемых приказов и специфики деятельности конкретного предприятия.
Типичные ошибки
Чаще всего ошибки возникают в результате незнания или игнорирования утвержденных правил оформления деловых бумаг.
1. Не совпадают даты. По правилам делопроизводства приказ регистрируется в день подписания, поэтому дата должна быть одна.
2. Указывается только сокращенное название учреждения. В Примерной инструкции четко определено, что наименование организации должно соответствовать уставным документам. В приказе указывается и развёрнутое, и сокращенное.
3. Неверно выбран заголовок. Основное слово указывает на конкретное действие, применяется отглагольное существительное – «об утверждении», «об изменениях». Если написать «О составе название комиссии», то это будет неверно. Нужно: «О создании название комиссии».
4. Сокращения в реквизитах директив, на основании, или во исполнение которых, издаётся. Слова «Российская Федерация» приводятся без сокращений.
5. Не определены сроки исполнения решения, исполнитель или ответственный за контроль.
Неправильно: Провести инструктаж по требованиям безопасности.
Такая формулировка не даёт достаточной информации для выполнения поручения, пункт останется без реализации.
Правильно писать так: Инженеру по охране труда Иванову В.И. в срок до 21 сентября провести инструктаж с работниками цеха по выполнению требований безопасности. Контроль исполнения возложить на заместителя директора Воробьеву Т.С.
6. Используется повествовательный стиль изложения. Это уже не делопроизводство, а свободное творчество. В официальном распоряжении всё конкретно: обстоятельства, исполнитель, поручение, срок исполнения, предписание.
7. Сокращения в наименованиях должностей и подразделений. В инструкции, устанавливающей правила оформления приказов компании, прописывают формы написания должностей и структурных подразделений, которых нужно придерживаться. Вообще, по деловой этике, в официальных текстах используются только общепринятые сокращения.
Это только несколько ошибок, допускаемых исполнителями. На самом деле их намного больше. Чтобы избежать таких ляпов, нужно основательно изучить руководства и быть внимательными. Ну и шаблон в помощь!
Составление и оформление приказов
Специалисты по управлению считают, что эффективность работы предприятия на 75% зависит от формализованного администрирования, т. е. от умения грамотно составлять инструкции, приказы и контролировать их исполнение.
Для того чтобы приказ был действенным, он должен содержать как минимум три основных элемента по каждому пункту приказа, а именно: что надо сделать, за какое время и кто из сотрудников за это отвечает.
Большинство руководителей не придерживаются данных прописных истин, поэтому часто в приказах отсутствует то срок исполнения, то исполнитель. В одной туристической фирме на обозрение сотрудников и клиентов был выставлен приказ: «Для улучшения обслуживания клиентов приказываем выполнять все этапы качественно». Руководитель другой фирмы, побывав за границей, решил ввести правила одежды на работе в соответствии с западными стандартами. Приказ за его подписью звучал так: «Для повышения культуры труда обязываю всех сотрудников придерживаться корпоративного стиля одежды». Но это требование руководителя осталось без ответа. Во-первых, сотрудникам никто не объяснил, что считает руководитель «корпоративным стилем одежды». Во-вторых, в приказе не оговариваются сроки перехода на данный стиль и ответственное лицо, следящее за исполнением.
Приказ по основной деятельности
Приказы по основной деятельности являются правовыми нормативными актами, реализующими управляемость объектов сверху вниз, т. е. от управляющего органа к управляемому.
Обработка распорядительных документов может регламентироваться положением о порядке подготовки и вступления в силу распорядительных документов организации или введением соответствующего раздела в инструкцию по делопроизводству организации.
Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний: «В целях. «, «На основании. «, «В связи с. «.
Если основанием для издания приказа является какой-либо нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т. е. приводятся все поисковые данные. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом «Приказываю», который пишется прописными буквами с новой строки, без абзаца и кавычек, в конце глагола ставится двоеточие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте распорядительной части указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. В качестве исполнителей могут выступать как отдельные должностные лица, так и организации. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено. Исполнитель указывается в дательном падеже. Например: «Директорам заводов. «, «Начальнику отдела кадров Иванову В. П. » и т. п. Предписываемое действие выражается глаголами в неопределенной форме «подготовить», «зачислить», «обеспечить», «утвердить». Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ. Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания. Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф. И.О.). Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части. Однако реквизит «приложение» в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах. Например: «Утвердить инструкцию по делопроизводству» (приложение 1).
Отменить приказ – значит признать недействительным.
Приказ содержит:
Прием на работу
В случае неявки человека после трудоустройства работодатель вправе признать соглашение с ним недействительным. Упоминаются приказ о приеме и трудовой договор. Они аннулируются.
Отмена отпуска
Упразднить отпуск невозможно, позволено лишь перекинуть на иное время. Документ оформляется до фактического ухода на отдых. Если человек пребывает в отпуске, следует опубликовать приказ об отзыве при согласии работника.
Прекращение работы по совместительству
Директор обязуется сообщить трудящемуся о завершении совместительства за 2 месяца до момента завершения.
Дисциплинарное взыскание
Трудящийся вправе оспорить наказание в течение месяца. При наличии предписания инспекции по труду или судебного решения руководитель подготавливает соответствующее распоряжение.
Увольнение в связи сокращением
Директор обязан упразднить приказ об увольнении в связи с сокращением до момента фактического увольнения и оповестить трудящегося под роспись.
Отмена документа
Приказ, отменяющий отмену иного акта, наблюдается нечасто. Он обладает юридической силой наравне с иными актами.
Приказы – неотъемлемый элемент в работе фирмы. Любое управленческое решение требует письменного оформления. Документы имеют свои особенности и порядок издания.
Загрузка...
