Как правильно заполнять табель учета рабочего времени: образец и рекомендации
При фиксировании прибытия персонала на работу в табель вносятся закодированные символы, с фиксированием лишь того персонала, который официально трудоустроен, в том числе – по внутреннему совмещению.
В адресном разделе бланка отображается полное наименование учреждения, а впоследствии, в скобках — его краткое наименование.
В строке «Почтовый адрес» отображается название субъекта РФ, юридический и фактический адрес, с отображением почтового индекса.
Код фирмы (ОКПО) отображается исходя из Общероссийского классификатора, зарегистрированного в структурах Росстата.
Руководитель компании отвечает за установленный распорядок дня. Поэтому в его полномочиях – разработка инструкции по ведению первичного учета. Одной из форм первичного контроля является шаблон Т-13 или другой утвержденный шаблон на фирме для контроля трудовой деятельности персонала фирмы.
При разработке инструкции по оформлению бланка Т-13 нужно обратить внимание на такие моменты:
- Если компания крупная, нужно организовать фиксирование соблюдения распорядка дня по структурным отделам. То есть, каждый отдел ведет собственный контроль.
- Для этого в каждом филиале назначается ответственный человек за данный участок работы.
- Ответственные лица обязаны изучить значение кодов, используемые при фиксировании данных.
- Ответственное лицо обязано изучить порядок занесения данных в учетный бланк, чтобы правильно отмечать прибытие/пропуск, опоздание, причины нарушений и т.д.
- Ежедневно заносить записи в табель.
Законодательством не установлено, кто обязан вести табельный учет соблюдение распорядка дня персоналом фирмы. Не взирая на это, правила его заполнения требуют выполнение следующего:
Уполномоченное лицо, отвечающее за табель, назначается работодателем соответствующим распоряжением. Ведение табеля может быть поручено кадровому работнику, начальнику отдела, а в малых предприятиях – секретарю учреждения.
Предположим, что учетной политикой учреждения установлено: в табеле (ф. 0504421) отражаются фактические затраты рабочего времени сотрудников учреждения. Воспользовавшись условиями, приведенными в предыдущем примере, рассмотрим, как будет выглядеть фрагмент табеля (ф. 0504421).
Заведующий отделом (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 19.06.2017 по 30.06.2017 находился в ежегодном оплачиваемом отпуске. Бухгалтер (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 13.06.2017 по 16.06.2017 находился в командировке, остальные дни отработал полностью. Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью.
Фрагмент табеля учета использования рабочего времени за июнь 2017 года заполняется следующим образом:
Нормативная база
Постановление Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
Приказ Минфина России №52н от 30.03.2015 «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению»
Приказ ФНС России №ММВ-7-11/ от 10.09.2015 «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов»
| Б | Временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия (используется и в том случае, если работник находится на карантине) |
| Т | Временная нетрудоспособность без выплаты пособия |
| ЛЧ | Сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях |
| ПВ | Вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении) |
| Г | Неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей |
| ПР | Прогул без уважительных причин |
| НС | Режим неполного рабочего времени |
| В | Выходные и праздничные нерабочие дни (ставится и для случаев установления нерабочих дней в связи с карантином) |
| ОВ | Дополнительный оплачиваемый выходной |
| НВ | Дополнительный неоплачиваемый выходной |
| ЗБ | Забастовка |
| НН | Невыясненная причина неявки |
| РП | Простой по вине работодателя |
| НП | Простой по не зависящим ни от кого причинам |
| ВП | Простой по вине работника |
| НО | Отстранение от работы (оплачиваемое) |
| НБ | Остранение без сохранения ЗП |
| НЗ | Приостановка работы при задержке ЗП |
Образец заполнения табеля учета рабочего времени Т-13
В большинстве случаев на предприятиях используют шаблон Т-13, поэтому опишем пошаговую инструкцию работы с ним.
Заполняем «шапку»
- датой заполнения всегда ставят последний день отчетного периода,
- нумерация табеля должна регулироваться внутренним актом по учету,
- если вы ведете документ не на всю компанию, а на отдельное подразделение, укажите это,
- табель может быть первичным или корректировочным (если в первичной форме допустили ошибку).
Заполняем табличную форму
- номер по порядку,
- ФИО и должность сотрудника,
- табельный номер (каждый работник получает его при приеме на работу),
- отметку о явке/неявке на работу. Если сотрудника нет, то ставим причину согласно унифицированному коду Госкомстата. Например, Б – больничный, К – командировка, ОТ – отпуск,
- отметку о выходных и праздничных днях — их маркируют пометкой «В».
Важно! Строка «явки/неявки» поделена на 2 ячейки: если сотрудник присутствует на работе, то в нижней ячейке вписываем количество отработанных часов, при опоздании или неполном рабочем дне используем цифры с десятыми и сотыми
«Бывают проблемы с проставлением двойного кода в табеле. Например, когда сотрудница, находясь в декретном отпуске, выходит на работу на неполный рабочий день. Получается, что она одновременно и работает, и находится в отпуске по уходу за ребенком. Как заполнять табель в этом случае, четкого определения в законодательстве нет. Можно ставить в табеле двойной код «Я/ОЖ» с указанием соответствующих часов «4/0 », либо вводить 2 строки для этой сотрудницы, в одной проставлять «ОЖ», в другой «Я».
Следующий блок – количество отработанных дней и часов за первую и вторую половину месяца, а также суммарно за месяц. Он нужен для расчета аванса.
Раздел «Данные для начисления заработных плат» относится уже не к кадровому, а к бухгалтерскому учету. Тут нужно указать вид денежной выплаты, для этого используются унифицированные коды. Например, код 2000 – трудовые выплаты (зарплата, командировка, премии), код 2012 – отпускные, 2300 – больничный. Рядом проставляют количество отработанных дней/часов и корреспондирующий счет, с которого будут списаны деньги.
Последний раздел – «Неявки по причинам». Его необходимо заполнить в том случае, если сотрудника не было на рабочем месте. Проставьте код, который обозначает причину неявки, а также количество пропущенных дней и часов.
Пример заполнения табеля учета рабочего времени, когда работник в первую половину месяца был 5 дней на больничной и 2 дня в командировке, а во вторую половину месяца – 2 дня в командировке (при 8-часовом рабочем графике):
Что делать после заполнения?
После заполнения табель нужно распечатать. В нем расписываются человек, который ведет документ, руководитель структурного подразделения (если есть таковое) и работник кадровой службы (либо владелец компании). Если все эти функции выполняет руководитель предприятия, он один заверяет
Нормативная база
Постановление Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
Приказ Минфина России №52н от 30.03.2015 «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению»
Приказ ФНС России №ММВ-7-11/ от 10.09.2015 «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов»
| Код дохода | Наименование дохода |
| 2000 | зарплата |
| 2012 | отпускные |
| 2300 | пособие по временной нетрудоспособности |
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.
Здравствуйте Наталья)) Помогите в решении вопроса. Я печатаю табель учета рабочего времени на компьютере. Экономист сказала что КРУ при проверке указало на неправильное заполнение табеля и что надо заполнять его ручкой. ФЗ-№ 129 от 21.11.96г. разрешил составлять первичную документацию на машинных носителях с последующей их распечаткой. или есть другой закон об обратном. Ищу ответ и не могу найти. Подскажите.. Можно ли заполнять табель учета рабочего времени на компьютере?
Никаких ограничений по заполнению первички на компьютере нет. В новом законе «О бухгалтерском учете» также нет никаких ограничений (ст.9).
Просите документальные обоснования необходимости заполнения табеля от руки. Само собой, таковых Вам никто не представит. Голословное «нельзя» во внимание не принимайте.
Заключение
Заполнение и сдача табеля учета нужны для контроля выработки и расчета заработной платы. Поэтому ошибки в документе недопустимы. Человек, занимающийся этой формой, должен осознавать всю степень ответственности. При неправильном заполнении возможны ошибки в зарплате, пособи, в регистрации посещаемости рабочего места и т.д.
Загрузка...
