Как Правильно Оформить Приложение к Приказу Образец
Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, организации, предприятия в целях разрешения производственных задач.
В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.).
Приказы разрабатываются по поручению руководителем учреждения, организации, предприятия руководителями структурных подразделений или должностным лицом, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.
- постоянные реквизиты «единого» бланка:
- эмблема (03);
- наименование организации (06);
- наименование вида документа (08) (ПРИКАЗ);
- дата (09);
- регистрационный номер (10);
- место составления или издания документа (12);
- заголовок (17);
- текст (19);
- отметка о наличии приложения (20);
- подпись (21);
- визы (23).
Заголовок приказа (17) отвечает на вопрос «о чем?». Например: О назначении ответственного за работу с обращениями граждан. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.
— констатирующей, в которой дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования может выступать как необходимость реализации намеченных целей и решения задач, поставленных перед предприятием, так и какой-либо нормативный акт – внутренний или изданный вышестоящим органом (например, решение совета директоров, нормативный документ государственных или муниципальных органов). Если предписываемые действия не нуждаются в пояснении, констатирующую часть можно не приводить;
— распорядительной, в которой содержатся поручения. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля.
Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт должен отвечать на вопросы «кому? что? когда сделать?». В качестве ответа на вопрос «кому?» указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в дательном падеже), инициалы исполнителя. Например:
Если поручение дается нескольким исполнителям, имеющим одинаковую должность, то после обобщенного наименования должности в скобках перечисляются фамилии исполнителей (в дательном падеже) и их инициалы. Например:
В качестве исполнителей в приказе указывают только заместителей первого лица или руководителей структурных подразделений.
Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме, например: подготовить, обеспечить /организовать, разработать и представить на рассмотрение (если проект должен быть подписан) или… на утверждение (если документ подлежит утверждению).
Срок исполнения поручения фиксируется только тремя парами арабских цифр. Например: Срок 20.07.2010 или… до 20.07.2010 или… к 20.07.2010. Как Сделать Приложение к Приказу.
Типичные ошибки
Чаще всего ошибки возникают в результате незнания или игнорирования утвержденных правил оформления деловых бумаг.
1. Не совпадают даты. По правилам делопроизводства приказ регистрируется в день подписания, поэтому дата должна быть одна.
2. Указывается только сокращенное название учреждения. В Примерной инструкции четко определено, что наименование организации должно соответствовать уставным документам. В приказе указывается и развёрнутое, и сокращенное.
3. Неверно выбран заголовок. Основное слово указывает на конкретное действие, применяется отглагольное существительное – «об утверждении», «об изменениях». Если написать «О составе название комиссии», то это будет неверно. Нужно: «О создании название комиссии».
Вы сталкивались с нарушением прав со стороны работодателей?4. Сокращения в реквизитах директив, на основании, или во исполнение которых, издаётся. Слова «Российская Федерация» приводятся без сокращений.
5. Не определены сроки исполнения решения, исполнитель или ответственный за контроль.
Неправильно: Провести инструктаж по требованиям безопасности.
Такая формулировка не даёт достаточной информации для выполнения поручения, пункт останется без реализации.Правильно писать так: Инженеру по охране труда Иванову В.И. в срок до 21 сентября провести инструктаж с работниками цеха по выполнению требований безопасности. Контроль исполнения возложить на заместителя директора Воробьеву Т.С.
6. Используется повествовательный стиль изложения. Это уже не делопроизводство, а свободное творчество. В официальном распоряжении всё конкретно: обстоятельства, исполнитель, поручение, срок исполнения, предписание.
7. Сокращения в наименованиях должностей и подразделений. В инструкции, устанавливающей правила оформления приказов компании, прописывают формы написания должностей и структурных подразделений, которых нужно придерживаться. Вообще, по деловой этике, в официальных текстах используются только общепринятые сокращения.
Это только несколько ошибок, допускаемых исполнителями. На самом деле их намного больше. Чтобы избежать таких ляпов, нужно основательно изучить руководства и быть внимательными. Ну и шаблон в помощь!
Лист рассылкиРеквизит выравнивается по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.Другие особенности или что еще нужно знать о том, как правильно написать приказ
Любой документ такого рода вступает в силу с момента издания. В отдельных случаях, возможно, вступление в силу позже даты издания, что обязательно указывается в самом тексте, например: вступает в силу с 30 апреля.
Абсолютно все приказы хранятся в архиве. Если вопрос касается основной деятельности, срок их сохранности о, касательно личного состава – 75 лет, административно-хозяйственные – 5 лет.
Для отдельных приказов составляются приложения, необходимость в них возникает, если нужно внести большой объем информации. Если их несколько, то обязательно нужно их нумеровать.
Оформление приказов
Заголовок к тексту
Заголовок для текста приказа, касающегося основной деятельности организации, должен быть кратким, и его необходимо выровнять по центру листа. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?», он пишется без кавычек, к примеру: О назначении ответственного, О согласовании проекта и т.д.
Изложение основания приказа
Как правило, текст приказа начинают с преамбулы, то есть с того, что излагают причины и основания для подготовки данного приказа. Приказ может начинаться с таких фраз как, например: в соответствии, в целях, во исполнение, во избежание и т.п.
Если необходимо, можно оформить ссылку на документ, послуживший основанием для приказа. Делается это в следующем формате: вид документа – автор – дата – номер – название. К примеру, таким образом: В соответствии с приказом Министерства финансов от 27.05.2011 «…заголовок документа».
Преамбула приказа обычно завершается словом «приказываю». Оптимальным вариантом будет написание данного слова вразрядку и без перехода на новую строку (пример вы можете увидеть в образце приказов). Данный прием используется в документах федеральных органов власти, и он даже закреплен в их инструкции по делопроизводству.
Однако в других организациях может быть принято слово «приказываю» писать заглавными буквами, а также с новой строки и без разрядки. Данный вариант также допускается.
Распорядительная часть
В тексте приказа, касающегося основной деятельности, должны содержаться предписываемые действия. Большое значение здесь имеет конкретика, а также возможность осуществления в последствие контроля над исполнением приказа. Очень удобно, чтобы перечень действий в распорядительной части приказа был представлен в виде отдельных пунктов, хотя это и не обязательно.
Исполнителями поручений могут выступать не только конкретные люди, но и целые структурные подразделения предприятия. В случае необходимости в приказе могут быть определены сроки исполнения. Однако для поручений, носящих регулярный или нормативный характер, сроки не устанавливаются. Последний пункт может послужить для указания лица, на которое возлагается контроль исполнения приказа, хотя и это не является обязательной частью документа.
Если приказ предполагается ввести в действие не с того момента, как документ будет издан, то в тексте должен быть указан срок его введения.
Нет необходимости для включения в текст документа таких фраз как «Приказ довести до…». Одновременно с подготовкой проекта приказа исполнителю нужно составить лист рассылки в свободной форме, в котором должны быть перечислены конкретные сотрудники или целые структурные подразделения, которые должны быть ознакомлены с документом. Ведь приказ издается именно для того, чтобы передать его людям из службы делопроизводства, которые должны будут начать работать с данным документом после его подписания.
Возможен и менее формальный вариант ознакомления заинтересованных лиц. Зачастую сотрудники ничего не имеют против того, чтобы поставить отметку о том, что они ознакомились с приказом, даже если и не было листа рассылки.
Как оформить приложение
Большой объем той или иной информации чаще всего оформляется как отдельное приложение к приказу касательно основной деятельности. Это могут быть положения, штатные расписания, схемы, инструкции, графики и иные документы, утверждаемые приказом.
🟠 Введите свои вопросы в форму для бесплатной консультации
Загрузка...
