Служебные записки ранее подавались в физическом виде в двух экземплярах. На одном из них ставится дата и подпись лица, принявшего документ. Это может быть секретарь, помощник начальника подразделения или другое должностное лицо, уполномоченное принимать такие документы. Вторая копия документа остается в структурном подразделении на случай, если бумага будет утеряна, или срок давности решения вопроса истечет. Только при наличии второго экземпляра служебной записки можно доказать факт своего обращения ко второй стороне.
Оригиналы относятся либо помощником, либо секретарем, либо начальником подразделения лично. Некоторые служебные записки лучше согласовать с другими структурными подразделениями. Например, не зная, как правильно написать служебную записку на сотрудника, образец о дисциплинарном взыскании можно скачать по ссылке или же попросить в отделе кадров. Однако, такой способ передачи бумаг на сегодня используется не во многих компаниях. Большинство организаций перешло на электронный документооборот.
При наличии рабочего ящика электронной почты бумага может быть передана посредством Интернета. При этом рекомендации к оформлению остаются те же, единственное новшество – указание в электронном письме фамилии и инициалов второй стороны, в теме письма необходимо обозначить «служебная записка», а в теле письма – просьба о подтверждении получения вложения в письмо. В этом случае подтверждающим моментом будет исходящее письмо с датой и временем отправления. О принятии бумаги будет свидетельствовать пришедшее на подразделение ответное письмо. Как Написать Служебную Записку на Сотрудника Образец.
Имеет ли право маз директора написать докладную записку сотрудника на другого сотрудника?…
КАК НАПИСАТЬ ДОКЛАДНУЮ ЗАПИСКУ О ДИСЦИПЛИНАРНОМ НАРУШЕНИИ, (НАПРИМЕР ОПОЗДАЛ СОТРУДНИК НА РАБОТУ) МОЖНО ЛИ НАПИСАТЬ ЕЕ В ПЕЧАТНОЙ ФОРМЕ НА КОМПЬЮТЕРЕ. И НУЖНА ЛИ ОНА (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) ДЛЯ ДЕ ПРЕМИРОВАНИЯ СОТРУДНИКА, ЕСЛИ ОН НАПИСАЛ ОБЪЯСНИТЕЛЬНУЮ. Если она в отношении вас и фиксирует какой-либо ваш проступок, то от вас должна быть затребована объяснительная. В этом случае записка направлена на то, чтобы констатировать факт случившегося и пресечь повторение подобного в дальнейшем.
Кроме того, не следует путать назначение различных форм внутреннего документооборота и составлять докладную, когда можно обойтись обычной служебкой. Копию докладной с отметкой секретарая о приеме оставьте себе (т.е. сразу два экз. делайте). Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе?
Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем. В то же время, некоторые предприятия имеют свой бланк с логотипом, разработанный специально для ведения служебной переписки. Желательно регистрировать служебные записки проставлять дату и порядковый номер, чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ.
Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения. Информация поступает в отдел кадров для составления приказа о взыскании.
Если есть орган, назначивший директора, и перед которым директор отчитывается, то следует писать органу. Но не докладную, а объяснительную, т.к. ценности закреплены за ним. Уточните, может быть есть документы, по которым от директора передавались эти ТМЦ сотрудникам – тогда можно с них объяснительную. И вообще, посоветуйтесь с вашим главбухом.
Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать. Кроме того, объясняются правила и приводятся образцы оформления этих документов.
Как видим, служебная и докладная записки имеют много общих черт. Так, оба варианта используются для делового общения, имеют похожую структуру оформления. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже.
В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя. Только обязательно регистрируйте докладную, секретарь обязан это сделать в журнале входящей документации. А так же в какие сроки он должен быть дан ответ, если вообще должен быть дан. Заранее спасибо. Получив такой документ, руководитель должен разобраться в ситуации и принять решение.
К примеру, гр-н Соловьев отсутствовал на работе 4 часа и 30 минут, из-за чего на него написали докладную. Руководитель вызвал Соловьева «на ковер» и потребовал изложить на бумаге причины его отсутствия на работе в форме объяснительной. Факты должны быть описаны в хронологической последовательности, шаг за шагом, чтобы в целом вырисовывалась яркая и понятная картина. Как Правильно Оформляется Служебная Записка Образец.
Составлять такой документ можно в электронном виде, если на предприятии допустима такая форма, что должно быть указано в учетной политике организации. В таком случае это несомненное достоинство предприятия, так как упрощается отправка записки и значительно сокращается время ее рассмотрения.
Нужно знать, что составление записки в электронном виде мало чем отличается от бумажного шаблона.
Одним нюансом электронной записки можно считать, что в ней отсутствует имя адресата. Оно прописано в строке адреса. Если же записка отправляется определенному человеку, то в строке темы нужно прописать его имя и фамилию.
Подпись отдела при электронной отправке письма чаще всего уже автоматически вставляется, что позволяет значительно сэкономить время написания.
При отправке записки нужно запросить уведомление о прочтении письма. Это нужно как доказательство в разных случаях того, что вы действительно в определенное время отправили служебную записку. Как Писать Служебную Записку на Сотрудника Образец.
Чем отличается служебная записка от докладной
- В отличие от докладной, служебная составляется в свободном формате с изложением просьбы. Докладная предполагает уведомительный характер для предупреждения, а служебная носит информационный характер.
- Докладную используют во внешнем документообороте, например, при взаимодействии с юридическими лицами, служебная же используется во внутреннем обороте документации предприятия.
- Докладная всегда пишется на имя начальника, а служебная — от одного сотрудника другому.
Добавить комментарий Отменить ответ
Особенности электронного документа
Чем больше организация – тем больше бумажной волокиты. На достаточно крупных предприятиях количество ежедневной служебной корреспонденции может идти на несколько тысяч и проконтролировать ее поток довольно сложно.
С этой целью сейчас усиленно внедряется система электронного документооборота, которая значительно облегчает работу подразделений. Он может быть как полностью автоматизирован (без бумажного носителя), так и частично – в этом случае бумажный оригинал остается у отправителя, а к адресату отправляется его электронный аналог. Каждая организация решает данный вопрос сугубо в частном порядке.
Небольшая фирма с численностью сотрудников до десяти человек может ограничиться одной лишь бухгалтерской книгой, а возникающие вопросы решать устно либо с глазу на глаз. Другое дело, если число сотрудников идет на сотни: здесь уже придется вводить документооборот, как способ защиты сотрудников и руководства от произвола.
| Наименование | Назначение |
| Инициативная | Ее составляют, чтобы заставить своего адресата принять какое-то решение по нужному делу, с этой целью в тексте документа излагаются обстоятельства и факты, вносятся предложения, рекомендации или выводы. |
| Информационная | Как уже ясно из названия, доводит до сведения руководства информацию о том, как выполняется работа – то есть саму методику. Составляется оно на регулярной основе. |
| Отчетная | Доводит до руководства, что завершен определенный этап работы, выполнено задание или указание начальства. |
Тонкости заполнения
Бумагу будет подготовить просто, если знать некоторые нюансы ее составления. Можно для этого воспользоваться примерным образцом:
- Записка составляется на 11 формате.
- Если вариант рукописный, то должен быть выбран цвет пасты синий.
- При оформлении электронного документа следует выбрать шрифт и его номер в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
- Отступ слева — 2,5-3,5 см, а справа — от 1,25 до 2,5 см.
- Нижние и верхние отступы принимаются равными 2 см.
Загрузка...
