Сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц
После того, как авансовый отчет был проверен, утвержден, по нему были проведены проводки и закрыты остаточные суммы (выдан перерасход или получен остаток), документ отправляется на хранение. Организации обеспечивают хранение документов в течение сроков, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Как Отражаются Суточные в Авансовом Отчете.
Стандартный бланк авансового отчёта по форме АО-1 (скачать бланк) содержит лицевую и оборотную сторону.
- Ф. И. О. подотчётного лица (командированного работника);
- его табельный номер (как правило, этот пункт заполняет бухгалтер);
- должность;
- данные первичного документа (чаще всего расходный кассовый ордер, если деньги выдавались наличными, или данные документа, подтверждающего перевод средств на корпоративную карту), подтверждающего выдачу аванса. В ряде компаний практикуется частичная выдача аванса, если можно так выразиться, в натуральной форме когда компания вместо выдачи сотруднику, например, денег на проезд приобретает для него билет. В этом случае билет выдаётся сотруднику на руки перед поездкой, а в авансовом отчёте он отражается в числе документов, подтверждающих получение аванса (чаще всего этот раздел заполняет бухгалтер);
- сведения об остатке предыдущего аванса, если применимо (может заполняться бухгалтером).
Оборотная сторона бланка посвящена собственно расходам. Здесь нужно последовательно указать:
Часто и у командированных, и у некоторых бухгалтеров возникает непонимание, какую именно дату указывать применительно к билетам. Ведь в нём указываются две даты — дата продажи и день отправления. А приобретаются билеты, если работник знал о командировке заблаговременно, как правило, предварительно. Опытные бухгалтеры советуют в этом случае указывать дату не поездки, а приобретения билета, то есть когда расход был фактически понесён. Сам же билет прилагается к отчёту как подтверждение целевого использования средств — что поездка состоялась.
Если вместо денег на проезд работнику выдали билет, тот отражается и в разделе о выданном авансе, и на оборотной стороне в числе понесённых расходов.
В случае заграничной командировки суммы расходов в рублях и иностранной валюте вносятся в предусмотренные для них графы.
Первичные документы, подтверждающие расходы, приклеиваются на отдельный лист формата А4, который затем подшивается к заполненному бланку отчёта. Впрочем, чаще всего от самого командированного требуется лишь сохранить и предоставить бухгалтерии все эти документы, а дальше с ними разбираются сами бухгалтеры.
- Сотрудник по возвращении из командировки заполняет и подписывает авансовый отчёт, прикладывает к нему все подтверждающие документы и передаёт всё это в бухгалтерию.
- Бухгалтер проверяет отчёт и расписывается в нём, подтверждая, что его принял.
- Отчёт утверждают главный бухгалтер и первое лицо компании, ставя свои подписи в соответствующих графах.
- Сотрудник возвращает неизрасходованный остаток аванса или получает компенсацию перерасхода.
Схема может корректироваться в зависимости от организационной структуры конкретной компании. Ведь в малом бизнесе зачастую есть только один штатный бухгалтер, а может его и не быть, функции же главбуха возлагаются на директора, который и расписывается один за всех. Но общее правило в том, что отчёт должны утвердить главный бухгалтер и директор, а перед подписанием всю документацию желательно проверить профессионалу.
Фотогалерея: образец заполнения авансового отчёта
Образец заполнения авансового отчёта по командировке, лицевая сторона, часть 1 Как Проводить Суточные в Авансовом Отчете.
Командировка на личном транспорте в 1С Бухгалтерия 8
При командировке на небольшие расстояния, например, в соседний город, командированные работники могут использовать собственный автомобиль для поездки. Разберем, как отражается командировка на личном транспорте в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0.
Директор ООО «Веда» отправился в командировку на личном транспорте на 2 дня. Размер суточных, установленных на предприятии, 500 руб. в сутки. Работнику был выдан из кассы денежный аванс в сумме 5 000 руб. на командировочные расходы. Расходы работника составили: проживание 1500 руб., расходы на бензин 2035 руб. (55 л *37 р)
По возвращению из командировки работник представил авансовый отчет с приложением необходимых документов (счета гостиницы, чеков на бензин).
В программе 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 командировка на личном транспорте оформляется следующими документами.
Сначала необходимо отразить выдачу наличных денежных средств командированному работнику. Для этого в программе оформляется документ «Выдача денежных средств» с видом операции «Выдача подотчетному лицу». Найти его можно на закладке «Банк и касса» в журнале кассовых документов.
Далее нужно оформить авансовый отчет. Этот документ можно тоже найти на закладке «Банк и касса» в разделе «Касса».
В авансовом отчете нужно выбрать подотчетное лицо, склад, указать назначение и количество приложенных к авансовому отчету документов.
На закладке «Авансы» необходимо выбрать документ, которым подотчетному лицу выдавались деньги. В нашем примере деньги выдавались из кассы, поэтому выбираем документ «Выдача наличных» и из перечня выбираем нужный.
На закладке «Товары» необходимо отразить покупку бензина подотчетным лицом. Здесь мы указываем документ, номенклатуру, количество, сумму, поставщика.
На закладке «Прочее» указываем остальные расходы, связанные с командировкой. В нашем примере это суточные и расходы на жилье.
Далее бензин необходимо списать на расходы. Сделать это можно документом «Требование-накладная». Находится на закладке «Производство». Как Отразить Суточные в Авансовом Отчете.
Как оформить авансовый отчёт по командировке?
Нужно показать, куда израсходованы денежные средства, полученные для служебной поездки? На это отводится три дня после возвращения. Потребуется заполнить бланк специального образца и приложить документы, подтверждающие затраты.
Бумагу можно составить вручную или с помощью компьютера. В коммерческих структурах инструкции разрабатываются руководством, а бюджетники следуют Методическим рекомендациям, установленным Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52Н.
Основные моменты
Для покрытия служебных нужд в период командировки подчинённому может быть предоставлена денежная сумма.
Для получения средств, в бухгалтерию представляется заявление с визой руководителя. Деньги под отчёт передаются на весь период служебной поездки, по окончании которой необходимо составить доклад о понесённых расходах либо вернуть полученную сумму.
| Операции | Д/т | К/т |
| Утвержден авансовый отчет, проводками списаны затраты по командировке: | ||
| — в торговой компании (если целью ее являлось продвижение товара) | 44 | 71 |
| — в производственном предприятии (поездки рабочего характера) | 20 | 71 |
| — общехозяйственного толка, например почтовые расходы | 26 | 71 |
| В поездке приобретены активы или материалы | 08,10 60 | 60 71 |
| Из суммы затрат выделен НДС | 19 | 71 |
| НДС принят к вычету | 68 | 19 |
| Остаток неиспользованных командировочных расходов возвращен в кассу, на расчетный счет или удержан из заплаты по согласию сотрудника | 50, 51, 70 | 71 |
| Перерасход средств выплачен сотруднику | 71 | 50 |
Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.
Как оформить авансовый отчёт по командировке?
Нужно показать, куда израсходованы денежные средства, полученные для служебной поездки? На это отводится три дня после возвращения. Потребуется заполнить бланк специального образца и приложить документы, подтверждающие затраты.
Бумагу можно составить вручную или с помощью компьютера. В коммерческих структурах инструкции разрабатываются руководством, а бюджетники следуют Методическим рекомендациям, установленным Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52Н.
Основные моменты
Для покрытия служебных нужд в период командировки подчинённому может быть предоставлена денежная сумма.
Для получения средств, в бухгалтерию представляется заявление с визой руководителя. Деньги под отчёт передаются на весь период служебной поездки, по окончании которой необходимо составить доклад о понесённых расходах либо вернуть полученную сумму.
| Ситуация | Проводка |
| Покупка работником материалов | Дт 10 – Кт 71 |
| При покупке товаров | Дт 41 – Кт 71 |
| Списание суточных | Дт 20 Кт 71 |
| Возврат невостребованных денег в кассу предприятия | Дт 50 – Кт 71 |
| Возврат невостребованных денег на расчётный счет | Дт 51 – Кт 71 |
| Доначисление денег работнику, если пришлось вложить свои | Дт 71 – Кт 50 или Дт 71 – Кт 51 |
| Работник не предоставил подтверждающие документы или понёс нецелевые расходы. Сумму списывают в недостачи | Дт 94 – Кт 71 |
| Недостачу удерживают с работника | Дт70 – Кт 94 |
Загрузка...
