Документы Содержащие Коммерческую Тайну Должны Храниться

Работа с документами, содержащими коммерческую тайну организации

Правовой базой охраны внутренних секретов организаций является Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 г. №98-ФЗ. Закон направлен на решение следующих вопросов:

Информация составляет служебную или коммерческую (предпринимательскую) тайну в случае, когда информация имеет реальную или потенциальную коммерческую ценность для организации в силу неизвестности её третьим лицам, к ней нет свободного доступа и обладатель предпринял для её защиты меры, предусмотренные Законом (ввел режим «коммерческой тайны»).

К коммерческой тайне можно отнести научно-техническую, конструкторско-технологическую, производственную, финансово-экономическую и некоторую другую информацию. Перечень сведений, которые не могут считаться коммерческой тайной, установлен Законом.

Согласно статье 5 Закона «О коммерческой тайне» режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении следующих данных и сведений:

-сведений, содержащихся в учредительных документах юридического лица и документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

-данные о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно- эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других негативных факторах;

-сведений о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

-данные о численности, составе работников, системе оплаты труда, условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости и о наличии свободных рабочих мест. Это же касается и некоммерческих организаций;

-сведений о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

-данные о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

-сведений о должностных лицах, которые могут действовать от имени юридического лица без доверенности;

-данные об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности.

Следует подчеркнуть, что к коммерческой тайне не могут быть отнесены бухгалтерская и налоговая отчётность, сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов (все первичные документы), документы об уплате налогов и документы, подтверждающие платежеспособность организации.

В целях введения в организации режима коммерческой тайны, защиты конфиденциальности соответствующей информации необходимо:

2. Осуществить необходимые организационные, технические и иные меры по охране конфиденциальной информации.

-во что обойдется защита конфиденциальной информации с финансовой и организационной точек зрения.

Определив перечень сведений, подлежащих защите от несанкционированного доступа, разглашения их содержания, утраты, в организации следует осуществить следующие мероприятия:

1. Подготовить приказ по организации охраны конфиденциальной информации и об установлении режима коммерческой тайны с перечислением сведений, составляющих коммерческую тайну, и перечнем лиц, допущенных к работе с соответствующей информацией.

2. Разработать правила, регламентирующие порядок обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, в том числе предусматривающие порядок присвоения и снятия грифа «Коммерческая тайна» с документов организации.

Статья 16. Переходные положения

Грифы, нанесенные до вступления в силу настоящего Федерального закона на материальные носители и указывающие на содержание в них информации, составляющей коммерческую тайну, сохраняют свое действие при условии, если меры по охране конфиденциальности указанной информации будут приведены в соответствие с требованиями настоящего Федерального закона.

Введение режима коммерческой тайны — пошаговая инструкция Статьи редакции

Управляющий партнёр юридической компании Lex Alliance Артур Леер об основных мерах по предотвращению утечки конфиденциальной информации.

Недавно в США произошел громкий судебный процесс. Компания Facebook была признана виновной в «краже» технологий. Дело в том, что бывший сотрудник компании-разработчика раскрыл новому работодателю секрет производства очков виртуальной реальности, в создании которых ранее принимал участие.

Пострадавшей компании удалось получить значительную компенсацию за разглашение информации благодаря тому, что компания заранее приняла необходимые меры по защите коммерческой тайны.

Полностью исключить факт разглашения коммерческой тайны сложно. Но можно заранее принять меры по предотвращению утечки конфиденциальной информации и возмещение ущерба.

Это минимальная мера, призванная донести до сотрудника понимание ответственности за разглашение коммерческой тайны.

1. Разработайте и утвердите положение о коммерческой тайне (примеры: раз, два). Укажите конкретный перечень конфиденциальных сведений, как и кто может получить к ним доступ, а также какие последствия ждут нарушителя режима коммерческой тайны.
2. Ознакомьте с положением всех сотрудников под подпись. Работник должен не просто знать о существовании положения о коммерческой тайне — он должен письменно подтвердить, что действительно его прочитал.
3. Создайте условия для сохранения коммерческой тайны. Держите важные документы и материалы в сейфе, шкафах, тумбочках, закрывающихся на ключ.
4. Ведите учёт всех тех, кто получил доступ к коммерческой тайне. Доступ к важным сведениям должны иметь только те, кому это необходимо в силу трудовых функций.
5. Обозначьте все носители коммерческой тайны грифом «Коммерческая тайна». Покажите наглядно, какой документ содержит коммерческую тайну, а какой — нет.
6. Заключите соглашения о конфиденциальности к трудовым договорам с сотрудниками (примеры: раз, два). Такой документ позволит членам команды более детально понимать ответственность за раскрытие ценных сведений.

В случаях, когда пострадавшая компания не может доказать введение режима коммерческой тайны, суды отказывают в удовлетворении требований по возмещению ущерба.

Примеры: раз, два. Конечно, всё, что создано сотрудником в рамках трудовых обязанностей, принадлежит работодателю. Но кто мешает работнику заявить, что произведение было создано им в нерабочее время и не в рамках должностной инструкции?

1. Опишите характеристики создаваемых объектов интеллектуальной собственности: вид, название, количество, размер, форму и иные особенности. Индивидуализируйте будущий результат интеллектуальной деятельности.
2. Укажите, в каком объёме вам как работодателю будут передаваться исключительные права. Рекомендуем указать о передаче исключительных прав в полном объёме со ссылкой на пункт 2 статьи 1295 ГK РФ и дополнительно прописать каждое передаваемое право в зависимости от вида объекта интеллектуальной собственности (например, право на воспроизведение, на сообщение в эфир, на публичный показ, переработку и так далее).
3. Конкретизируйте права и обязанности сторон договора. Обратите внимание на срок, в течение которого сотрудник передаёт права, в какой форме он предоставляет результат интеллектуальной деятельности, на возможность передачи права пользования другим лицам и так далее.
4. Предусмотрите выплату вознаграждения. Пропишите отдельную сумму либо укажите, что вознаграждение включено в заработную плату по трудовому договору с сотрудником. При этом суды по-разному оценивают включение вознаграждения в заработную плату, поэтому рекомендуем прописывать вознаграждение отдельно в виде фиксированной суммы.

По окончанию работ Заказчик получает введенный в организации режим коммерческой тайны, который соответствует действующему законодательству, значительно снижает вероятность возникновения ущерба информационным активам компании и в случае судебных споров ляжет в основу правовой позиции Заказчика.

Пример 1.
Решение от 10 мая 2017 г. по делу № А45-2106/2017
Данное решение суда показывает, как из-за плохо организованного режима охраны коммерческой тайны может проиграть суд и понести финансовые и имиджевые убытки.
Пример 2.
АПЕЛЛЯЦИОННОЕ ОПРЕДЕЛЕНИЕ Верховного суда Республики Марий Эл от 23.05.2019 № 33-889/2019
В данном случае, ситуация несколько иная. Сотрудник был уволен из организации поскольку нарушил установленные в компании организационные меры защиты информации, сфотографировав конфиденциальную информацию на личный телефон. Данный пример является положительным, так как показывает каким мощным инструментом может быть режим охраны конфиденциальной информации в правильных руках и при правильной реализации.