«Подводные камни» автоматизации: что важно учитывать, чтобы вложения оправдали себя
Поскольку автоматизация — это трудоемкий и затратный процесс, важно, чтобы вложенные ресурсы окупились. Знание ответов на эти вопросы поможет не допустить некоторые распространенные ошибки:
Как правильное размещение товаров на складе может значительно ускорить процесс инвентаризации
В зависимости от специфики товара можно выделить два подхода к зонированию склада для его хранения:
- Информативное зонирование
В таком случае сотрудник склада визуально определяет к какой зоне отнести товар и распределяет его. В учетной системе эта информация отображается информативно в карточке продукта, но учет выполнения этих требований не ведется. - Адресное хранение
При адресном учете на складе за каждым товаром закрепляется зона хранения. Система учитывает остатки товара в каждой конкретной ячейке в этой зоне и система же указывает кладовщику откуда товар взять и куда положить. Это позволяет проводить инвентаризацию частично (по стеллажу, полке или даже одной ячейке).
Какой способ маркировки товаров выбрать
- Технология штрихкодирования,
которая позволяет вести единичный учет товаров. Штрих-код — это физический носитель информации о товаре, который упрощает его учет. Большинство продаваемых товаров уже имеют свой штрих-код, остальным необходимо его присваивать во время оприходования на склад. - Технология RFID
– это более инновационный способ идентификации объектов, где не требуется прямой видимости метки и поштучного доступа к товарам. За счет этого возможны учет товаров в сборке и оперативное считывание информации за один раз с больших партий товаров при приемке и отгрузке. Для инвентаризации такой способ идентификации полезен еще тем, что позволяет автоматически искать объект на складе.
Какой же тип маркировки выбрать? Если рассматривать вопрос только в рамках проведения инвентаризации, то советуем при выборе основываться на сравнительной характеристике в таблице 2.
| Характеристика технологии | Штрих-код | RFID |
| Скорость считывания информации | Медленно | Быстро |
| Идентификация движущихся объектов | Сложно | Легко |
| Необходимость прямой видимости метки | Есть | Нет |
| Одновременная идентификация нескольких объектов | Невозможно | Возможно |
| Стоимость | Низкая | Высокая |
| Расположение метки | Любое | Любое |
| Безопасность | Низкая степень. Легко подделывается | Высокая степень |
От каких параметров лучше отталкиваться при выборе ТСД.
ТСД — это портативные устройства, снабженные сканером штрих-кода для считывания кодов товаров для их идентификации и учета.
В зависимости от задач и рисков, которые заложены в процесс, можно выбрать один из принципов работы ТСД при проведении инвентаризации:
-
«Исходя из данных учетной системы»
Выгружается на ТСД инвентаризационная ведомость и справочник номенклатуры.
Кладовщик считывает штрих-коды и на ТСД сразу же отображается фактический остаток и расхождение.
Таким образом, кладовщик сразу же может поискать недостающий товар, либо оценить причины его нехватки или избытка. Такой подход пойдет для тех, кто не сомневается в добросовестности сотрудников склада. Недостача Материалов на Складе по Результатам Инвентаризации Виновное Лицо.
Готовим и проводим инвентаризацию
Обязанность проводить ежегодную инвентаризацию имущества и финансовых обязательств установлена Положением по ведению бух.учета, утвержденным Минфином 29.07.1998г. №34н. Правила и порядок проведения данной процедуры установлен Методическими указаниями (приказ МинФина №49 от 13.06.1995г), в них перечислены состав имущества и обязательств, подлежащих ревизии, и формы документов, которыми можно оформить результаты.
| Этап | Документ | Пояснение |
| Подготовка | Приказ руководителя о проведении инвентаризации | В приказе указываются: сроки проведения, причина инвентаризации, перечень инвентаризируемого имущества, перечень материально ответственных лиц и состав комиссии |
| Проведение | Инвентаризационная опись | Члены комиссии ведут опись (подсчет) имущества и его состояния |
| Сопоставление данных | Сличительная ведомость | Сверка данных, представленных в описи, с данными в бух.учете. Составление сличительных ведомостей на предмет выявления расхождений. |
| Оформление и утверждение результатов | Бух.справка | Приведение в соответствие данных бух.учета фактическому наличию. Списание недостачи или оприходывание излишков |
Причинами проведения инвентаризации, помимо ежегодной обязанности, могут стать:
Для проведения инвентаризации на предприятии формируется комиссия в составе не менее трех человек. По результатам инвентаризации комиссия оформляет сличительные ведомости, инвентаризационные описи, акты:
Оформляем результаты инвентаризации в проводках
Заключительным этапом инвентаризации выступает приведение в соответствие данных бухгалтерского учета, при этом часто возникает необходимость списать недостачи или, напротив, оприходывать излишки ценностей.
Как отразить в проводках выявленную недостачу при инвентаризации
Недостачу необходимо отразить на сч.94 в корреспонденции со счетом учета списываемого имущества:
Можно списать недостачу в пределах утвержденных норм естественной убыли на расходы по основному виду деятельности. Недостача при инвентаризации проводки:
Если естественные нормы убыли на определенные виды имущества не установлены или недостача их превышает, то ее относят на прочие расходы и отражают проводкой:
Важно помнить, что в налоговом учете признать расходы сверх норм естественной убыли нельзя (ст.254 НК РФ).
В данной ситуации важную роль играет наличие и содержание договора о материальной ответственности, а также нормы ТК РФ, содержащие указания о предельном размере и порядке удержаний сумм из заработной платы работников. Если виновное лицо не является работником организации и согласно возместить ущерб (лучше оформить соглашение о добровольном возмещении ущерба), то можно внести денежные средства в кассу или на расчетный счет. Бухгалтер отразит недостачу проводками: В Ходе Инвентаризации Выявлена Недостача Материально Ответственное Лицо.
Что делать, если не согласен с недостачей?
Недостача на предприятии является сложной ситуацией, приводящей к конфликту между сотрудником и начальством. Если после проведенной инвентаризации выявляется отсутствие имущества, руководство привлекает к ответственности лиц, которые за него отвечают. В случае не согласия с недостачей или рассчитанной суммой возмещения, первым делом надо запросить у работодателя все документы по инвентаризации и расследованию инцидента. Работник вправе обратиться в суд с исковым заявлением об обжаловании действий работодателя.
Трудовым законодательством предусмотрены случаи, при которых исключается ответственность персонала за недостачу. Например, несоблюдение директором надлежащих правил хранения имущества, форс-мажор, нормальные риски фирмы, следствие крайней необходимости или необходимой обороны. При наличии таких обстоятельств, работник должен указать их в иске.
Важно знать, что при несогласии выплатить ущерб, работодатель сможет его взыскать только в судебном порядке. Ему придется доказать судье вашу вину в недостаче.
На заседании надо ходатайствовать об истребовании необходимых документов, которые вам на руки не выдали. Для доказывания своей невиновности в суд предоставляются все имеющиеся доказательства, подойдут даже свидетельские показания.
Ст. 250 ТК РФ предусмотрено, что судом, по ходатайству работника, может быть уменьшен размер возмещения. Это зависит от доходов, семейного положения работника, степени и формы его вины и иных обстоятельств. Их наличие должен будет доказать сам работник. Однако же полностью от выплаты ущерба не освободят.
Снижение суммы взыскания возможно, как при частичной, так и при полной материально ответственности. Как показывает судебная практика, если заявление о снижении суммы не поступило, судья должен сам вынести вопрос на обсуждение.
Для защиты своих прав лучше обратиться к нашему юристу по трудовым спорам. Он не только проконсультирует все по вашей ситуации, но и подготовит исковое заявление или возражение на заявление предприятия в соответствии с законом. Так же, адвокат докажет отсутствие вины работника, а при ее наличии, оспорит сумму взыскания и докажет необходимость снижения размера возмещения. Недостачи Выявленные по Инвентаризации Если Виновное Лицо Установлено.
О взыскании недостачи через суд
В суд обращаются для того, чтобы сотрудник компенсировал причиненный вред, который был выявлен во время проверки. Такое обращение в суд происходит в таких случаях, когда сотрудник выражает нежелание выплачивать деньги, и вообще он не согласен с тем, что виноват в ущербе. Также если виновный сотрудник больше не работает там, и соответственно из его зарплаты нельзя высчитывать долг перед компанией за причиненный вред. Но на такого человека можно подать в суд. Срок подачи заявления на него должен быть не больше года с того времени, как была обнаружена недостача.
Чем инвентаризация отличается от ревизии
Разница между процедурой инвентаризации и ревизии достаточно велика, несмотря на некоторые сходства. Ревизия выполняется государственными контролирующими органами, которые несут ответственность за проверку правильности ведения хозяйственной деятельности. Например, налоговой инспекцией.
Ревизия может быть, как внезапной, так и запланированной. Цель данного метода контроля — выявить несоответствие в следующих аспектах:
- Законность функционирования компании в той или иной сфере.
- Не происходило ли превышение полномочий руководителями организации. Такую информацию можно получить, проверив бухгалтерские и финансовые отчеты, бланки на списание имущества и описи материальных ценностей.
- Насколько своевременно производятся выплаты сотрудникам организации и отчисления в налоговые органы и фонды.
- Обосновано ли выданы расходные ордера и накладные документы.
Виновные лица привлекаются к судебным разбирательствам, а функционирование компании приостанавливается, если в процессе ревизии обнаружатся следующие проблемы:
Загрузка...
